事業單位檔案管理的優化與現代化路徑探討

摘 要：改革開放以來，國家對事業單位的機構進行了逐步調整，事業單位的檔案管理工作也得到不斷優化與完善。但是，目前事業單位的檔案管理工作仍然存在許多問題需要改進。本文將系統分析這些問題，并提出改進措施，希望可以對提高事業單位的檔案管理工作質量有所幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化

一、事業單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度不完善

目前，檔案管理制度并不完善，在檔案的收集、保管、整理和歸檔四個環節中，其中難免存在檔案混合管理的狀況，檔案資料缺乏完整性和信息連貫性，正文材料與附件材料的順序混亂，檔案組卷沒有目錄，檔案信息不清晰甚至存在信息缺失。提高事業單位的檔案管理工作質量，首先要建立完善的管理制度。

2.檔案信息資源沒有得到充分利用與開發

檔案信息是一種極其有效的資源，理應使其發揮最大的社會效益，需要在保護檔案機密的同時充分利用這種資源。現在，很多事業單位的檔案管理工作人員都會認真對待檔案信息的保密工作，但是，他們不會利用檔案資源，導致檔案管理工作失去了意義與價值。

3.檔案檢索效率低下

檔案檢索的方法包括計算機檢索和人工檢索，計算機檢索的效率遠遠高于人工檢索。現在有很多事業單位依然使用人工檢索方法，導致檔案檢索的效率非常低。雖然有的檔案管理部門也開始使用計算機檢索，但由于檢索工具設置過于繁瑣，導致檔案檢索效率低下。

4.檔案管理人員的專業水平不高，管理設備落后

很多事業單位的檔案管理人員專業水平不高，缺乏必要的理論知識和管理技能，他們經常把所有的檔案混在一起，導致檔案調用困難；把機密性文件和非機密性文件混在一起，造成機密泄露。而且，很多檔案信息沒有根據實際變化更新檔案內容，帶來了許多不必要的麻煩。另一方面，檔案管理設備落后，很多事業單位都還采用的人工收集與檢索檔案方法，嚴重影響了檔案管理工作的效率。

二、事業單位檔案管理的優化對策

1.建立完善的管理制度

提升事業單位的檔案管理工作效率，首先要建立科學、完善的管理制度，規范管理體系，做好檔案管理工作的每一步流程。需要保持檔案信息的完整性、連貫性和清晰度，正文材料理應放在前面，附件材料則附在后面，然后按照順序編寫目錄與頁碼。檔案管理人員需要及時清理各類文件，重新進行歸檔，按照實際情況的變化更改檔案信息。

2.科學合理地利用檔案資源

事業單位在保護檔案信息安全的同時，科學合理地利用檔案資源，才能發揮檔案資源的社會價值。因此，事業單位要處理好檔案保密與開發利用之間的關系，在做好檔案保密工作的基礎上，有時間、地點和范圍限制地利用檔案資源。而且，需要在了解單位的檔案利用工作的基礎上，遵循檔案的利用手續，做到統籌兼顧，積極探索有價值的檔案資源，認真編制清晰的檢索目錄，并提供編研材料。

3.提高檔案管理人員的專業素質，完善管理設備

一些檔案管理人員普遍缺乏專業的理論知識和管理技能，所以，事業單位必須提高檔案管理人員的專業素質，對他們進行定期培訓。而且，現在的計算機檢索工具和硬件設備技術都很落后，因此，事業單位要完善管理設備，將現代化技術應用于檔案管理工作。

三、檔案管理工作的現代化路徑

實現事業單位檔案管理工作的現代化，需要全面應用計算機技術，應用電子文檔，建立規范標準的數據庫；完善檔案的現代化管理與調用，建立檔案網絡，使檔案管理工作與時俱進，實現檔案資源共享；實現檔案室管理現代化和檔案目錄與檢索現代化，為調閱檔案與提高檢索工作提供方便。維護電子檔案的安全，從而提升檔案管理工作的效率，節省工作時間。

參考文獻：

[1]李 虹.如何做好檔案利用中的保密工作[J].學習月刊，2009，（4）.

[2]彭媛媛.對高校檔案管理人員能力培養的若干思考[J].快樂閱讀， 2011，（2）.