新時期高校學(xué)生檔案管理改革探析

摘 要：隨著教育改革進(jìn)入新的發(fā)展階段，高校的改革措施也逐漸得到了落實，高校學(xué)生的檔案管理工作也有所改善。由于高校檔案是學(xué)生在校期間重要的生活以及學(xué)習(xí)的真實記錄內(nèi)容，所以在管理過程中就要保證其完整性。在學(xué)校的學(xué)生數(shù)量隨著教育制度革新而不斷增加的情況下，檔案管理工作也增添了很大難度。本文主要就高校學(xué)生檔案管理的重要性及存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，然后結(jié)合實際探究檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：新時期；高校；檔案管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 收稿日期：2015-12-30

一、高校學(xué)生檔案管理的重要性及存在的問題分析

1.高校學(xué)生檔案管理的重要性分析

高校學(xué)生的檔案是學(xué)生基本信息的記錄，在人力資源開發(fā)功能上是不可替代的。學(xué)生檔案的功能比較多樣，其在教育激勵以及為用人單位選拔人才等方面的作用比較突出。檔案資料是反映學(xué)生全貌的重要內(nèi)容，學(xué)校在對學(xué)生進(jìn)行管理的過程中，通過檔案就能對學(xué)生的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行了解，管理水平也能得到有效提升。[1]學(xué)生的檔案也能夠為學(xué)生的發(fā)展提供有力憑證。

2.高校學(xué)生檔案管理存在的問題分析

高校學(xué)生檔案管理過程中還存在諸多問題，如學(xué)生檔案信息不完善等。從現(xiàn)階段的高校學(xué)生檔案的管理情況來看，檔案內(nèi)容主要就是政治表現(xiàn)以及學(xué)籍和身體狀況等方面內(nèi)容，注重學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，政治色彩比較濃厚；而對學(xué)生的個性化情況的反映并不多。[2]

高校的學(xué)生檔案管理模式相對比較落后，已經(jīng)不能有效和實際需求相契合。高校的學(xué)生檔案管理是學(xué)校管理中比較重要的內(nèi)容，但是在檔案管理隊伍建設(shè)方面，一些高校還沒有充分加以重視，管理人員自身的素質(zhì)不高，專業(yè)技能不強(qiáng)。另外，檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范化內(nèi)容還不夠，在缺少協(xié)調(diào)機(jī)制的情況下就會在學(xué)生信息的收集以及歸檔方面存在諸多問題。[3]

最后，高校學(xué)生檔案管理的制度方面也存在問題，缺乏規(guī)范化的制度支撐，關(guān)于學(xué)生檔案的借閱、利用及轉(zhuǎn)入等方面制度比較少。有的學(xué)生檔案的完整度還不夠，不能準(zhǔn)確反映學(xué)生的在校情況等。

二、高校學(xué)生檔案管理的有效措施探究

第一，要想加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案的管理，就要結(jié)合實際問題進(jìn)行分析，準(zhǔn)確把握學(xué)生檔案管理的問題所在，然后采取針對性措施加以解決。從具體的措施實施層面，要增加學(xué)生檔案信息內(nèi)容及類別，改變以往的歸檔方式。要能夠結(jié)合學(xué)生特點，對歸檔的范圍實施修改，要充分重視學(xué)生在校的個性化發(fā)展，增加一些能夠反映學(xué)生個性化的檔案內(nèi)容。例如信用檔案、反映學(xué)生能力的內(nèi)容和反映學(xué)生心理變化的內(nèi)容等。[4]

第二，面對新的發(fā)展形勢，高校的學(xué)生檔案管理就要在管理模式上進(jìn)行改變。隨著社會的發(fā)展，社會對人才的需求也在發(fā)生變化，但以往的檔案工作服務(wù)范圍相對較小，而檔案管理部門也只是被動提供服務(wù)。對檔案信息服務(wù)以及功能等方面的認(rèn)識不充分。當(dāng)今檔案管理工作要能充分發(fā)揮社會職能，并能夠圍繞高校人才的培養(yǎng)目標(biāo)和就業(yè)來進(jìn)行，以適應(yīng)信息時代對新學(xué)生檔案管理工作模式的構(gòu)建，只有如此，才能夠提升檔案管理的服務(wù)水平。通過信息化建設(shè)，將檔案管理工作信息化，就可大幅提高管理效率。

第三，制定完善的高校學(xué)生檔案管理制度。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，是提升檔案管理工作效率的基礎(chǔ)。高校學(xué)生的檔案從新生建檔以及歸檔到轉(zhuǎn)遞等都要能夠按照系統(tǒng)化的制度來執(zhí)行，在建檔過程中也有周期性或者是連續(xù)性，要保證學(xué)生檔案的系統(tǒng)性，使得檔案管理工作有制度可循。制度完善之后就要充分重視檔案管理隊伍的建設(shè)，管理人員要掌握檔案管理法規(guī)以及制度等理論知識，在管理技能操作上也要加以強(qiáng)化。

總而言之，高校的學(xué)生檔案管理是提升學(xué)校管理水平的重要部分，能夠?qū)W(xué)生在校情況做最為完整的記錄，要能夠充分保證檔案信息的收集以及歸檔等各個環(huán)節(jié)的管理科學(xué)性。只有從多方面加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理，才能有助于學(xué)生檔案管理工作的完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]于振寬，吳 優(yōu).淺析高校學(xué)生檔案管理[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報，2015，（1）.

[2]張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺世界，2015，（2）.

[3]劉 麗.高校學(xué)生檔案管理模式探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（15）.

[4]吳學(xué)志.談高等師范院校檔案管理存在的問題及對策[J].遼寧師專學(xué)報（社會科學(xué)版）， 2014，（2）.