論高校檔案管理人員素質提升的途徑

摘 要：伴隨我國教育事業的不斷改革與發展，國內各高校之間的競爭也日漸激烈。為了在這樣的競爭中不被淘汰并得以繼續發展，各高校內部的管理要求也一再提高。高校的檔案管理是學校教育穩定發展的基石，因此，本文筆者就高校的檔案管理人員如何提升自身的素質做出簡要分析，希望可以給相關人員提供借鑒。

關鍵詞：高校；檔案管理；素質；提升途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：B 收稿日期：2015-11-02

高校檔案是歷史文化、科技知識等各種信息的載體，用它獨特的記錄方式與真實性為在校師生查閱各種知識方式與學習提供服務。各高校的檔案中更詳細記錄了本校的發展歷程，讓歷代師生可以從中了解自己學校的發展史。

當今社會電子科技飛速發展，各種信息的傳播速度得到了大大的提升。各高校的檔案管理者要想在校師生更及時地得到新的信息資料，就必須具備各種電子科技產品的使用知識，才能確保在第一時間收集到最新的信息資料，更新本校的檔案記錄，更好地為學校做出應有的貢獻。

因此，當今社會對于各校檔案管理者的要求已不僅局限于自身素質的提高，還包括提升檔案工作管理意識及具備與現代科技社會中的虛擬網絡相結合的專業知識等。[1]對于如何提升高校檔案管理人員自身的各項素質，筆者認為主要有以下幾個途徑。

一、提高高校檔案管理人員的檔案管理意識

提高檔案管理人員的素質首先要提高檔案管理人員的檔案管理意識。檔案管理人員要從根本上認識到檔案管理對于學校發展的重要性，端正自己的思想，用嚴謹的工作態度去對待檔案管理工作。

在以往的高校檔案管理中，許多管理者沒有意識到檔案管理的重要性，忽視了自己的本職工作，認為檔案管理只是像圖書館一樣將各種檔案進行分類管理，供師生方便閱讀就是自己的工作，從而忽視了對檔案內容的管理，也沒有及時對檔案內容進行刪減與更新。在當今信息飛速發展的時代，這樣的做法顯然是無法跟上社會的發展節奏的。同時，一些高校的檔案管理人員并不具備專業的檔案管理知識，沒有認識到檔案的存在是為高校師生更好地學習提供服務的，只是對檔案進行了簡單的分類與管理，不能及時更新資料信息，造成了高校檔案信息資料的遲滯甚至是落后。為了適應新時代社會發展形勢，高校的檔案管理人員必須從提高自己的管理意識出發，具備專業的檔案管理知識，積極參加再培訓活動，在一次次的學習中提高自己對于高校檔案的管理意識與管理能力。此外，因為高校大部檔案仍是紙質檔案，一旦損毀或丟失，就會造成無法挽回的損失。這就要求高校的領導階層也要提高自己對于檔案的重視程度，對檔案管理人員提出明確的衡量標準，而不要盲目地以數量來補充檔案資料，以提高檔案管理人員對管理質量的重視，確保高校的檔案管理工作穩步進行。[2]

二、提高高校檔案管理人員的檔案管理能力

在提高檔案管理人員自我管理意識的同時，還要注重對檔案管理人員管理能力的培養。檔案是高校內師生了解并學習各種信息資料的來源。高校必須確保并維護檔案的記錄性與真實性，這是不容許出現任何失誤的。因此，高校檔案管理人員要有專業的檔案管理能力，懂得檔案管理學、科技管理等各種專業知識。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理者只是對各種信息資料進行收集、整理、分類等，大多以圖書的形式進行分類保存。但在當今的信息時代，這樣的做法已經無法跟上信息更新的節奏。這就要求檔案管理人員具備專業的檔案管理知識的同時，還要具備相應的電子科技產品使用知識。與現代社會相結合，將各種科學技術品融入到檔案管理中。運用各種多媒體設備以及互聯網絡及時對新的信息資料進行收集、整理與分類，并運用電子文件進行分類儲存，方便管理，更方便師生進行針對性的查閱與學習。讓高校檔案更好地為師生服務。同時，因為科技飛速發展，信息時代各種新的信息資料層出不窮，這就要求檔案管理人員要不斷提升自己的綜合能力，學習各種領域的專業知識，進行各種培訓，充實自我，以確保對各種新的信息資料搜集的準確性以及及時性。[3][4]高校領導應鼓勵并督促檔案管理人員經常參加各種專業知識的培訓，不斷提高他們的綜合管理能力。并引導管理人員之間相互探討，相互學習，在共同探索中一同進步。此外，要設立健全的管理監督機構，對不同的檔案管理人才進行合理的分配，相互監督，以確保高校檔案的管理工作順利進行，穩步發展。

三、提升高校檔案管理人員的創新能力

提升高校檔案管理人員素質的另一種重要途徑是提升檔案管理人員的創新能力。在信息時代的背景下，以往傳統的檔案管理方式都將被逐步淘汰，這就要求檔案管理人員要有自我創新意識，以確保高校的檔案管理工作持續穩步發展。高校領導應設立相應的獎懲機制，并定期進行考核，以鼓勵檔案管理人員進行自我創新。以往傳統的檔案管理方式把管理人員的管理方式束縛在簡單對“死資料”的管理與檢查上，沒有充分認識到檔案存在的意義是服務于在校師生，造成了大多數檔案管理人員沒有主觀的創新意識，無法對檔案的各種信息資料進行充分的開發利用。新時代的檔案管理人員應培養主觀創新意識，在提高自己綜合能力的基礎上，充分利用檔案中的各種信息資料，結合學校的校慶活動等各種場合，主動創新，讓檔案中的信息資料與學校舉辦的活動相結合，充分發掘利用檔案中信息資料存在的意義；也可以與校內各部門合作，把具有代表意義的各種信息資料以海報或雕塑等形式展現于校園的各個角落，[5][6]讓高校檔案的信息資料更好地為師生服務。檔案管理人員自身的創新意識的培養是一個長期的過程，需要工作人員在各種實踐中不斷摸索，更需要高校領導的鼓勵與支持。只有檔案管理人員自身的積極性提高了，才能確保創新意識的形成和創新能力的提升。

四、結語

高校檔案擁有高校發展歷史的詳細記錄，是一所高校教育事業穩步發展的基礎。高校檔案存在的意義是提供各種服務，服務于高校師生，服務于學校；以各種詳盡的信息資料為依據，為學校的教育提供輔助服務。為了更好地發揮高校檔案的作用，就需要高校的檔案管理人員不斷提高自身的素質。除筆者在文中所提到的幾方面，還有更多的關于自身素質提高的方式可以采納，這就需要檔案管理人員在今后實踐的管理工作中自己去不斷探索與發現，以確保高校的檔案管理工作可以跟上社會的發展節奏，不斷改革與創新。

參考文獻：

[1]袁 冰.西北高師人事管理人員素質現狀分析及對策研究[J].陜西師范大學學報（哲學社會科學版），2003，（S1）.

[2]盧 杰.論檔案管理人員繼續教育的科學性[J].淮北煤炭師范學院學報（社會科學版），2003，（3）.

[3]張 巖.淺談高校檔案管理人員的素質及其提高對策[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015，（1）.

[4]李 君.從重藏輕用到藏用皆重——當前信息化時代高校檔案館職能的轉變[J].辦公室業務，2012，（1）.

[5]熊 晨.普通高中標準化電子檔案管理的思考與實踐[J].遼寧教育行政學院學報，2009，（11）.

[6]楊巧玲.淺析高校電子檔案管理的問題與對策[J].佳木斯大學社會科學學報，2011，（6）.