淺談學分制下的電大學籍檔案管理

摘 要：隨著學分制的改革，傳統教學模式已經無法滿足電大發展的需求，而學籍檔案管理作為組成電大教育重要部分，也需要進行相應的革新。本文是從檔案管理的角度，對新時期電大學籍檔案管理進行研究并提出了相對應的對策與措施。

關鍵詞：學分制 電大 學籍檔案

電大學籍檔案是指被廣播電視大學錄取的學生，在大學期間參加的社會實踐活動以及學習與生活的記錄，這份記錄對其自身以及學校與社會都有保存的意義與價值，最后落實到學籍檔案。對于生源分布在各行各業的成人高校來說，學籍檔案管理就顯得更加重要。學籍管理反映出的不僅僅是學生的來源去向與素質層次，更加反映出了學校的管理水平。接下來將對學分制下電大學籍檔案的管理談一些粗淺的認識。

一、學分制電大學籍管理檔案特點及作用

1.學分制下電大學籍管理檔案的特點。

1.1學籍檔案內容的原始性與真實性。學籍檔案重在準確度和可靠度，學籍檔案從學生入學開始，詳細真實記錄學生在校期間的獎懲情況，學業完成情況，以及參加的社會活動等。失去原始性或是真實性的學籍檔案也就失去了意義。

1.2學籍檔案來源的多樣性和綜合性。在學分制改革的影響下，學籍檔案的內容來源更加廣泛，涉及的部門也更多，相比從前多了學籍登記表格和錄取通知書等，學籍檔案的來源更加具有多樣性和廣泛性。

1.3學籍檔案形成的周期性和系統性。學生學籍檔案內容記錄與學生在校期間參加的社會或者校內活動、在學校的學習情況、獎懲情況息息相關，因而學生學籍情況月學年的開始結束聯系密切，呈現出一定的周期性和系統性。

2學分制下學籍檔案管理的作用。學生檔案記錄的是一個學生學習期間的所有重要信息。那就是說，電大學籍檔案是把學生平時學習與活動中的各種信息進行歸類整理，最后形成一份有價值的材料，最后轉入人才服務中心并增加就業協議記錄，就形成了學籍檔案。

3.學分制下電大學籍檔案的管理原則。

3.1保證學籍檔案的完整性和系統性。一份完整的學籍檔案記錄了一個學生從入學到畢業的各個過程，全面體現了學生的各種素質發展變化，思想與行為的發展歷程等內容。一份完整的學籍檔案能為學生的就業起到重要的證明作用。考慮到檔案的完整性，部分內容必須由管理人員一手操辦。

3.2采取靈活的組卷方法。組卷的首要原則是方便實用。必須按照實際情況進行組卷。如學生成績單等材料應當依照專業進行編排，而休學退學、獎懲材料則按照人頭的方式更合適。組卷方法要靈活多變。

3.3進行科學的分類和編號。常見的分類編號的方法有：年度分類編號和將學籍檔案分成大類兩種方法。前者符合人們日常管理的習慣，但是存在在管理上和使用上的不便等弊端。后者將學籍檔案分為不同的大類，編上流水號分放在不同的檔案柜，相比前者在查找時更加便利。

3.4使用合適的檢索工具。有目的、有計劃的科學編制檢索工具，將電子技術引入到檔案管理之中，通過查找關鍵字來搜索相關信息為后面的工作節省了時間和人力。

二、學分制下電大學籍檔案管理的不足

1.對學籍檔案管理的重要性認識不足。當前社會對技術型人才的需求日益增長，職技校的學生數量大幅增加，極大的提升了電大學籍檔案管理的難度。與此同時，不論學生還是檔案管理者，普遍缺乏對檔案的重視。從學生層面而言，學生自身對于檔案的作用認識不明確，缺乏足夠的關注，加之職技校學生在校時間較短，流動性較大，他們離開學校之后甚至不了解自身檔案去向，一定程度上導致了檔案管理者對檔案管理的忽視。從管理者的角度而言，學生數量的劇增使檔案的管理工作量大，程序繁瑣，在學分制引入之后，這一問題表現的更為突出，在檔案未受到學生及相關各方面的重視的情況下，就容易使其認為檔案無關緊要，從而形成檔案管理意識淡薄的局面。檔案管理者對檔案的保存意識嚴重缺乏，很大程度上增加了檔案管理的困難程度。

2.對學生學籍檔案管理存在著管理不規范的問題。由于電大實行學分制的推進與改革，更加增加了學籍檔案管理的難度，使學籍檔案管理存在了許多的弊端。在學生成績的審核與畢業的判定上更與其他高校的方法存在差異，不能按照之前的標準來評判，于是導致了管理的不規范。

3.學籍管理隊伍有待改善。由于辦學規模的不斷擴大，辦學形式往多樣化的方向發展，這些都為學籍管理帶來了極大的難度。首先是現有人力無法滿足日益增加的工作量，繁重的管理工作占據了管理者的時間，使得他們更加沒有精力進行工作的創新，同時也使學籍管理工作的效率大大降低，直接影響到學校的管理質量。其次是管理人員的素質無法滿足形式發展的需求，很多學籍管理者都是“半路出家”的，并不是專業的，這就使他們在學籍管理的各種知識以及基礎理論方面存在著缺陷，最終導致學籍管理工作水平無法提高，只能停留在傳統型、事務型的管理這種水平上，不利于學籍管理工作的開展。

三、學分制下電大學籍檔案的管理措施

1.提升檔案管理工作人員的專業素質與職業道德修養。首先，解決電大學籍檔案管理人員專業能力不足的問題。目前，對電大檔案管理的認知存在一定誤區，認為不過是簡單的整理資料而已，實則不然，檔案管理是一項具備專業要求的工作，對管理人員的專業能力提出相應要求。因此，打造一支專業的學籍管理隊伍是當務之急。一方面要采取招聘的方式選用具備專業檔案管理能力的人才，充實檔案管理專業隊伍；另一方面對現有管理人員進行培訓，提升其專業技能，從而提高檔案管理水平。

2.增強電大管理層的學籍檔案管理意識。要增強電大管理層的學籍檔案管理意識，需要做到以下三點：一是要定期組織電大管理層的學籍檔案管理相關理論知識培訓。二是要將學籍檔案管理納入到考核電大管理層日常工作政績績效流程中，并建立一套完整的獎懲制度。三是在實際的學籍檔案管理工作中，對于其中存在的一系列技術困難與問題及時的采取措施予以解決。

3.建立健全電大學籍檔案管理機制。要建立健全電大學籍檔案管理機制，需要做到以下兩點：一是電大要對自身學生的學籍檔案管理現狀有一個清醒的認識，要采取措施找出其中的問題與原因。二是要按照國家有關檔案管理的實際狀況，制定出符合電大學籍檔案管理的機制，使得電大的學籍檔案管理人員在實際的工作中做好有章可循、有法可依，不斷增強學籍檔案管理人員的法制觀念。

4.做好檔案管理的基礎工作。基礎檔案管理工作主要包含兩個部分：首先要明確檔案管理的內容；二是檔案管理部門在將這些學籍檔案保存三年以后需要立即移交到電大的管理室并按照相關規定辦理移交手續。

5.應用新技術提升電大學籍檔案管理的現代化水平。在電大檔案中，學籍檔案的利用率往往較高。因此，我們得應用新技術提升電大學籍檔案管理的現代化水平。想要高效、公正、準確、科學的學籍管理，一個最基本的條件就是實現管理上的現代化。以增強學籍檔案管理的安全性、永久性以及便攜性，查看檢索的方便性以及分類統計管理的科學規范性，從而在最大程度上減少學籍檔案管理介質內容的存放空間。

四、結語

學生學籍檔案管理在當今社會的發展中具有十分重要的地位，關乎學生今后的發展，甚至是社會的穩定。因此一定要樹立較強的檔案管理意識，不管現在的學籍管理中存在著何種的問題，我們都應積極的去克服。充分利用現代科技，引進先進的管理水平，解決學分制下電大學籍檔案管理存在的諸多問題，促使學分制下電大學生檔案管理工作朝規范化、科學化、現代化的方向發展。

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