淺談實現(xiàn)公墓檔案管理規(guī)范化的有效途徑

摘 要：公墓檔案主要包括公墓基建資料和墓穴資料等檔案，有電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種存檔方式。殯葬改革后公墓相關(guān)工作量不斷增加且工作范圍也不斷拓寬，在這樣的新形勢下，公墓檔案的管理工作也變的更為重要。在做好公墓各項管理工作的同時更應該抓好基礎工作，將傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代化的檔案管理方式相結(jié)合，使公墓檔案管理更為規(guī)范化，讓公墓檔案管理工作與公墓各項管理工作之間相互促進。

關(guān)鍵詞：公墓 檔案管理 規(guī)范化 周期性普查 措施

檔案是國家機構(gòu)、社會組織或者個人在社會活動或社會實踐中所形成的清晰、確定且具有完整歷史記錄作用的固化信息。公墓檔案則主要是指公墓在建設和管理的過程中所形成的檔案資料，這些資料可以記錄和反映公墓的基建、財務收支和墓穴信息等情況，由此可見，公墓檔案管理在殯葬服務中起著非常重要的作用。而在目前的公墓管理中，公墓檔案管理還是整個管理過程中的薄弱環(huán)節(jié)。但隨著現(xiàn)代社會的信息化進程不斷加快，公墓檔案管理過程中如何進行信息化建設，加快公墓檔案管理的數(shù)字化建設，實現(xiàn)公墓檔案管理的科學化、規(guī)范化和現(xiàn)代化已經(jīng)成為了一個新的課題，而如何實現(xiàn)公墓檔案的規(guī)范化管理也成為我們思考的重點。

一、提升管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的工作能力及素質(zhì)決定了檔案管理的好壞，因此，要實現(xiàn)公墓管理的規(guī)范化首先需要進行公墓檔案管理的工作隊伍建設，選擇有責任心、工作積極、作風正派的人員從事檔案管理工作，同時在工作中還需要注重對他們各方面能力的培養(yǎng)。另外從事公墓檔案管理的工作人員平時也應注重提高自身的專業(yè)水平，并且應在熟悉公墓檔案管理工作的流程和基本要求后通過各種方式提高自身能力，學習科學化的管理原則與方法，積極探索和使用新的管理模式，讓公墓檔案管理的質(zhì)量和效率得到進一步提高。

二、增加投入，更新管理設備

檔案管理設備是整個檔案管理工作的硬件、基礎，好的硬件是夯實檔案管理基礎及實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的重要組成部分。因此，應加大經(jīng)費投入，配置專用的檔案庫房，庫房內(nèi)配備鐵質(zhì)檔案柜、空調(diào)、除濕及滅火設備，并將檔案庫房、閱覽室和辦公室分開，同時在公墓檔案管理過程中應該經(jīng)常對庫房內(nèi)的防火防盜、防蛀、防潮等安全保護措施進行檢查，加強公墓檔案管理的規(guī)范化建設。

三、對公墓檔案管理進行周期性普查

檔案卷宗的全面普查在檔案管理的標準化、規(guī)范化建設中是一個重要的起點，這對公墓檔案管理也是非常重要的一點。企業(yè)在經(jīng)過一系列變革后檔案資料容易出現(xiàn)混亂或丟失的情況，所以企業(yè)在改革基本成型后必須將檔案資料進行集中地、全面的普查，這樣才能保證企業(yè)發(fā)展軌跡的清晰，同時也能鞏固檔案管理。而為了實現(xiàn)公墓檔案管理的規(guī)范化，筆者認為周期性的檔案普查可以增加都日常管理工作中，例如以季度為單位對組織檔案進行普查，周期性的檔案普查不僅可以減少檔案資料的缺失，實現(xiàn)中長期檔案資料的完整，也是為年終歸檔工作奠定基礎，也可以節(jié)約年終歸檔的工作時間。但是需注意周期性檔案普查工作應該由相關(guān)部門協(xié)同完整，切勿各自行動，例如公墓檔案進行周期性普查時財務、基建等檔案資料均由各主管部門分別進行普查，不僅投入了大量的人力物力，而且在普查后部分檔案可能仍然是分散的，如此一來所留存的檔案就不能真實的反映出時間的完整性，致使公墓檔案管理工作中的編號、登記、保管工作不能實現(xiàn)統(tǒng)一化、規(guī)范化，這也是目前公墓檔案管理中存在的漏洞。因此周期性普查應協(xié)同配合同時進行，使公墓檔案管理工作更為完整和規(guī)范。在檔案普查中還會遇到檔案卷宗的重新組合，而將檔案卷宗進行重新組合歸檔也是實現(xiàn)公墓檔案化管理的一個重要措施。檔案卷宗的重新組合首先應關(guān)注卷宗過后且內(nèi)容雜亂的檔案，這類檔案在重新組合時應該盡可能的將相互之間存在關(guān)聯(lián)的資料組合在一起。另外，在檔案普查中，對無頁碼、卷宗內(nèi)無目錄和無標題或標題不清楚的檔案卷宗應該對其進行重新加工，完善檔案卷宗并進行重新組合。

四、完善檔案管理制度，建設高效的數(shù)字化管理系統(tǒng)

檔案管理制度是確保檔案資料完整，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范的重要手段。在公墓檔案管理過程中管理人員應結(jié)合實際情況完善管理制度，例如檔案資料的查詢、借閱規(guī)定等，并將管理制度落到實處，使檔案管理的運作更加規(guī)范，避免公墓檔案出現(xiàn)內(nèi)容涂改或遺失等事件的發(fā)生。隨著社會信息化進程的不斷加快，檔案管理與網(wǎng)絡技術(shù)相結(jié)合已成為必然的發(fā)展趨勢，將紙質(zhì)檔的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，并建立信息管理系統(tǒng)已經(jīng)得到了廣泛的推廣。在公墓檔案管理中同樣可以建立高效的、數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)，將先進的信息技術(shù)與檔案管理方式相結(jié)合，而原有的紙質(zhì)檔資料數(shù)字化是一項龐大的工程，因此可先將原有的紙質(zhì)檔資料以文件目錄的方式錄入信息管理系統(tǒng)，從而通過計算機進行查找服務，然后再逐步將各檔案資料數(shù)字化錄入信息管理系統(tǒng)，逐步完善公墓檔案的信息化管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作人員能夠投入更多的精力到更高層次及創(chuàng)造力的管理工作中，提升公墓檔案管理工作的服務水平，從而實現(xiàn)公墓檔案管理的規(guī)范化。

五、結(jié)語

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的不斷加強，公墓檔案管理工作也更為現(xiàn)代化，但是要實現(xiàn)公墓檔案管理工作的規(guī)范化并不是簡單的將檔案管理工作現(xiàn)代化，利用計算機代替人工即可，而是需要利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術(shù)，結(jié)合先進的管理方式，并在公墓檔案管理工作中根據(jù)實際的情況不斷地對管理方式進行改革。同時管理人員也應不斷學習新知識，并運用到檔案管理工作中，讓檔案管理工作更上一層樓。

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