依托網上報銷系統提升財務報銷質量

摘 要：通過網上報銷系統在國家電投集團河南電力有限公司本部的全面應用，為職工日常報銷提供了便捷的服務，滿足了公司嚴格細化權限、預算精細控制、查詢統計分析多樣化等管理和內部控制的需求。這極大的提高了本部財務的辦公效率和服務質量，進一步規范了各項報銷制度的執行，為企業管理信息化做出了有益的實踐和嘗試。

關鍵詞：網上報銷 財務信息化 預算控制 企業內控

一、企業財務報銷業務現狀

盡管我們已聲稱步入了信息社會，但相信很多企業的信息化是不完善的。在財務的一個很重要的領域——費用報銷業務中，延續了數十年的傳統手工報銷模式依然罕有變化。這種傳統財務報銷模式看似流程清晰、管理到位，但隨著企業規模的擴張，財務信息的日趨復雜，財務部門的工作量越來越大，工作內容也越來越繁冗重復，而且各個部門日常的費用管理不能夠與預算緊密結合，手工簽批環節存在一定的內控漏洞，可見手工報銷方式已經不再適用于現代企業。企業需要一種管理方便、流程清晰的費用管理及預算控制的報銷方式，且將企業的制度和內控管理要求、簽批流程嵌入其中，使繁雜的日常報銷業務既能夠滿足日常費用管理，又能夠滿足預算的全面控制，且實現內部控制的信息化管理。

1.關鍵業務流程。目前大部分企業費用報銷以財務核算為主。在企業內部，沒有擴展到業務處理過程、沒有延伸到原始業務發生點。因此，企業內部存在員工日常借款、報銷簽批過程漫長、預算控制滯后；在費用發生，業務管理等報銷單據的填寫、簽批操作過程中有時仍存在人為錯誤；財務審核、結算、記賬的工作效率較低等問題。當前，整個費用報銷還不能實現經濟活動軌跡的完整記錄，還沒有完全實現員工個人、部門和項目的費用控制。

2.業務管理難點分析。傳統的報銷模式采用手工報銷的方式來實現。員工每次報銷，填寫紙面的單據并拿著單據找到各級領導進行審批，最終將單據拿到財務進行審核。這種日常運作模式使得財務管理在空間上限于一地，在時間上無法實時進行，工作效率也處在較低的水平，這種模式導致企業內部管理苦惱與困惑。

2.1業務人員面臨的問題：

2.1.1填寫及整理單據花費大量時間，遺漏及遺失單據的問題時常發生；

2.1.2報銷審批過程復雜，無法得知報銷審批已到哪個環節，同時報銷時間漫長；

2.1.3報銷款到賬必須等待財務通知，且沒有到賬款項內容顯示，不能清楚地知道自己報銷了哪些款項；

2.1.4歷史報銷數據只能通過財務查詢才清楚。

2.2領導管理面臨的問題：

2.2.1審批人需拿出寶貴時間用于費用報銷單的簽批；

2.2.2審批過程中，審批人對報銷人歷史報銷情況不清楚，無法掌握某些報銷的合理性；

2.2.3審批領導人如果出差在外，如未授權則不能及時審批；

2.3財務人員面臨的問題：

2.3.1不能直觀與預算比較，不能實時實現預算控制；

2.3.2費用單據數量多，分類復雜，統計工作量大；

2.3.2財務根據收款人姓名手工匹配賬號，操作網銀付款，容易出錯，同時無法及時通知申請人；

2.3.3普通核算系統無法便捷查詢，不足以支持詳細的費用分析；

2.3.4部門備用金控制手動進行控制，財務根據統計的結果決定備用金審批流程，如果統計不及時，造成領導不必要的審批。

3.信息化應對策略。針對上述問題，為了順應企業發展的需要，提高財務基礎工作效率和準確度，更好的把財務人員從繁重的手工報銷記賬的工作中解放出來，能夠有更多的時間和精力從事會計分析、預測等財務管理工作，當好領導的參謀，企業應采用電子單據實現網上費用報銷，把傳統的報銷制度從信息流、物流和資金流上進行變革。基于構建符合企業自身信息化管理，在規劃時需要考慮以下幾點要素：一是要結合企業內控管理要求和相關制度，優化企業內部業務處理流程；二是建立成本控制體系，依據預算有效控制企業成本；三是從傳統核算會計向管理會計轉變；四是與企業現有軟件結合，實現與財務核算軟件和公司協同辦公軟件的無縫對接。

二、網上報銷信息化應用框架

1.網上報銷系統集成。

1.1業務操作系統化，流程驅動價值管控。

1.2實時預算費用事前事中控制。

1.3系統無縫集成，信息充分共享。

三、網上報銷系統的推廣實施

網上報銷系統開發的主導思想：變革傳統財務報銷模式，采用電子單據形式，通過既定的流程流轉，實現網上報銷，使會計流程不再獨立于業務流程之外，改變原有事后記賬的方式，真正從業務發生起點進行動態過程控制，在現有的會計軟件中增加財務及企業各方面的管理要素，使財務人員能夠充分利用核算所產生的大量信息，準確分析企業的現狀，預測未來，真正發揮會計的管理職能，為企業提供預測與決策信息。使用該系統進行費用報銷業務可以實現企業內任何職工隨時從網上填制報銷單據并提交審批，經相關領導審批，審批完成后自動生成憑證整個業務流程的高效快捷的處理，大大提高了費用報銷的業務處理速度。2012年5月遠光網上報銷系統經過近3個月的開發和部署，已經在河南公司本部試運行，與手工簽批報銷流程雙軌運行一個月后，正式于2012年6月全面上線運行。通過近4年網上報銷系統在河南公司的具體實施，河南公司本部的財務管理得到了新的提升，具體表現在：

1.從業務前端實現預算控制，預算外和超預算費用在履行預算審批程序前無法報銷；實時進行預算監管，隨時查詢各項費用預算執行進度；

2.降低報銷和業務審批成本，提高工作效率、規范報銷業務（系統自動計算，標準設置，必填、漏填項的有效控制等保障了信息的完整性、準確性）；

3.實現報銷單據填寫的電子化、規范化、整齊美觀化；

4.徹底改變地域和時空限制，實現費用報銷審批的流程化、網絡化、標準化；

5.最大程度規范費用報銷流程，有效避免人為錯誤；

6.實現費用報銷信息的電子數據存檔，提供多口徑費用查詢分析功能，實現報銷情況查詢的網絡化、實時及清晰透明化；

7.建立成本控制體系，有效控制企業成本，與會計核算系統無縫銜接，實現核算憑證的自動生成并對各費用發生情況進行智能預警與控制；

8.與公司OA系統集成，及時了解費用報銷狀態，實現待辦事項協同處理。

四、通過網上報銷應用實現的功能變革

網上報銷通過在財務核算中建立統一業務體系，將全企業的日常經營活動業務精煉成統一的標準電子業務單據，包括員工費用申請、借款、報銷、補款、退款以及各種費用開支、資本性支出、預算調整和分解等全部在系統中完成業務流轉。具體而言，網上報銷主要為企業實現了以下幾方面內容：

1.流程控制：配置完全切合企業的實際業務處理流程，根據企業的制度與核算體系量身定制，將企業的管理要求嵌入網上報銷系統，充分發揮流程控制對業務的管理效果。由合理、高效的處理流程驅動業務更加規范、準確。

2.費用控制：與預算管理系統無縫集成，通過嚴格的業務流程、完善的成本定額建立企業的成本控制體系。填單時系統自動計算預算可用額度，并根據控制策略進行預警提示。依照企業實際需求以達到有效控制，實現費用的剛性和彈性控制。按照崗位職責劃分，建立全員參與的預算執行流程，嚴格執行審批制度。

3.靈活查詢：滿足員工多角度、任意時點費用申請及報銷狀態查詢。使員工清楚地瀏覽資金的歷史報銷、借款、核銷記錄。 滿足企業直接通過網上報銷系統就可查詢銀行賬`戶信息，實現報銷業務與銀行付款業務一一對應，提高對賬的準確性。

五、結語

隨著企業現代化進程的加快，網上報銷的方式將被普遍采用，網上報銷系統將根據企業管理模式量身定制，為提高財務信息化水平、財務基礎工作質量提供技術支持。同時企業在采取網上報銷方式時，也需注意系統權限的配置及系統數據的安全，及時做好財務監督工作和系統安全管理工作。