加強(qiáng)學(xué)院物品材料管理的對(duì)策研究

摘 要：在教育領(lǐng)域的不斷發(fā)展下，學(xué)校教學(xué)、科研資源日漸豐富，物品材料不僅種類繁雜，且批次眾多，管理難度較大，同時(shí)也存在一定的物品材料浪費(fèi)情況。為遵循學(xué)校勤儉辦學(xué)要求，學(xué)員也應(yīng)針對(duì)物品材料管理工作當(dāng)前情況予以分析，找出存在的問題，并提出相應(yīng)的管理對(duì)策，從而實(shí)現(xiàn)資源的充分、合理運(yùn)用。本文就加強(qiáng)學(xué)院物品材料管理的對(duì)策進(jìn)行了研究分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)院 物品材料管理 對(duì)策

物品材料是學(xué)院資產(chǎn)的重要組成，是學(xué)院開展教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)等的物質(zhì)基礎(chǔ)。成本控制是學(xué)院管理中的重要內(nèi)容，且當(dāng)前社會(huì)普遍存在資源稀缺情況，因而，學(xué)院也應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展形勢，遵循學(xué)校勤儉辦學(xué)目標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)物品材料的管理，避免資源浪費(fèi)，從而在確保學(xué)院各項(xiàng)活動(dòng)順利開展的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)成本的有效控制，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。

一、學(xué)院物品材料管理面臨的問題

1. 物品材料整體結(jié)構(gòu)快速變化。當(dāng)前，學(xué)院物品材料整體結(jié)構(gòu)變化較快，以往使用的固定資產(chǎn)物品，很多都被低值易耗品所替代，例如內(nèi)存卡、U盤等。同時(shí)，隨著學(xué)校信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，學(xué)院也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化辦公，原本的傳統(tǒng)辦公物品逐漸減少，例如筆墨、本子等。另外，學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)張和辦學(xué)水平的進(jìn)一步提升，使其物品材料的總體需求量不斷擴(kuò)大，尤其是當(dāng)前教育事業(yè)深入改革背景下，學(xué)校愈發(fā)注重實(shí)踐型人才培養(yǎng)，在實(shí)驗(yàn)方面投入不斷加大，實(shí)驗(yàn)技術(shù)類材料需求和消耗速度也隨之增長。而這些情況，都對(duì)學(xué)院物品材料管理工作提出了新的要求，管理難度也隨之增加。

2.物品材料申購缺乏理性分析。學(xué)院一些物品使用部門在物品申購時(shí)，往往追求內(nèi)部“小而全”。在填寫申購單時(shí)，未能考慮實(shí)際情況，缺乏對(duì)材料申購的理性分析，一次性申購數(shù)量較大的物品材料，導(dǎo)致一些實(shí)際利用率較低的物品長期擱置，反而造成了資源的浪費(fèi)。尤其是一些單價(jià)較高的實(shí)驗(yàn)物品材料和能夠反復(fù)使用的辦公物品材料申購方面。實(shí)驗(yàn)用物品材料往往十分容易受環(huán)境影響，大量申購使一些物品材料難以及時(shí)使用，受環(huán)境影響出現(xiàn)質(zhì)變，影響實(shí)驗(yàn)效果而無法再使用，導(dǎo)致價(jià)值昂貴的物品材料大量浪費(fèi)。而一些能夠反復(fù)使用的辦公室物品材料，由于大量申購，導(dǎo)致正在使用的物品材料還未損壞時(shí)，一些還未使用的物品材料反而因長期閑置而出現(xiàn)損壞情況，無法繼續(xù)使用，造成了較大的經(jīng)濟(jì)損失。

3.物品材料賬實(shí)不匹配。物品材料因其本身特點(diǎn)，缺乏較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁~務(wù)管理。在學(xué)院的不斷發(fā)展中，日常所需的物品材料品種也逐漸增多，管理人員工作壓力大增，盤點(diǎn)、整理都十分困難，這便使賬務(wù)管理過程中，出現(xiàn)了物品材料賬實(shí)不匹配的情況。同時(shí)，物品材料的領(lǐng)用上較為隨意，使用者往往會(huì)按照自身需求隨意領(lǐng)用，且缺乏具體的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，導(dǎo)致一些私人挪用、資源浪費(fèi)情況頻頻出現(xiàn)。另外，在物品入庫方面，也缺乏及時(shí)的記錄，庫房盤點(diǎn)頻次較少，在年終盤點(diǎn)時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)帳實(shí)不的情況。

4.缺乏庫房日常管理。部分管理人員對(duì)庫房日常管理并不重視，僅僅依靠每年一次的年終盤點(diǎn)對(duì)庫房物品材料進(jìn)行徹底清點(diǎn)和整理，導(dǎo)致庫房保存環(huán)境不佳，較為雜亂。一些物品材料在這一環(huán)境下，出現(xiàn)了受潮、損壞、遺失等情況，不僅導(dǎo)致了資源的大量浪費(fèi)，同時(shí)也給庫房的安全埋下了巨大的隱患。

二、加強(qiáng)學(xué)院物品材料管理的對(duì)策

1.注重物品材料分類管理。當(dāng)前學(xué)院所運(yùn)用物品材料眾多，種類較為復(fù)雜多樣，整體結(jié)構(gòu)變化迅速。面對(duì)這一情況，管理人員還應(yīng)加強(qiáng)材料管理意識(shí)，注重對(duì)物品材料的分類管理，從而滿足學(xué)?？焖侔l(fā)展要求。在實(shí)際工作中，管理人員需要對(duì)學(xué)院當(dāng)前物品材料充分熟悉，對(duì)物品材料的品種、型號(hào)、規(guī)格等進(jìn)行明確，并詳細(xì)記錄，分類上架。尤其是一些新入庫的物品材料，應(yīng)及時(shí)了解其性能以及管理要求，從而嚴(yán)格遵循學(xué)校物品材料管理制度，有針對(duì)性開展管理工作。

2.制定科學(xué)的統(tǒng)一采購計(jì)劃。學(xué)院在物品材料采購過程中，應(yīng)采取統(tǒng)一采購方式，制定科學(xué)的物品材料采購計(jì)劃。要求管理人員能夠隨時(shí)掌握庫存狀況，結(jié)合往年物品材料需求情況以及學(xué)院實(shí)際情況，編制周期性物品材料需求計(jì)劃，并在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，根據(jù)學(xué)校規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一采購。同時(shí)，管理人員應(yīng)及時(shí)了解學(xué)院物品材料庫存量，避免出現(xiàn)物品材料重復(fù)采購、積壓等情況，并對(duì)庫存不足的物品材料及時(shí)補(bǔ)充，從而確保所需物品材料能夠得到及時(shí)供應(yīng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)院資源周轉(zhuǎn)效率的有效提升，為各個(gè)部門工作的正常運(yùn)行提供良好保障。另外，在采購過程中，采購人員應(yīng)選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，盡量選擇兩家以上信譽(yù)良好、價(jià)格經(jīng)濟(jì)合理、產(chǎn)品質(zhì)量良好的供應(yīng)商作為長期供應(yīng)商，從而保證所采購物品材料的質(zhì)量，降低采購成本。

3.構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁~務(wù)管理機(jī)制。為確保學(xué)院賬實(shí)匹配，避免資源隨意浪費(fèi)，并消除私人挪用情況，學(xué)院還應(yīng)構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁~務(wù)管理機(jī)制。第一，規(guī)范賬簿管理。學(xué)院應(yīng)對(duì)物品材料賬簿進(jìn)行細(xì)化，設(shè)立明細(xì)賬，根據(jù)學(xué)員實(shí)際情況，設(shè)置分類明細(xì)，例如實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)耗材、辦公用品、五金材料等。并將每一類別的明細(xì)賬的起始頁，設(shè)置為本類匯總賬頁。第二，制定嚴(yán)格的出入庫制度，所有物品材料在出入庫時(shí)，都應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審批，并填寫出入庫單。管理人員也應(yīng)及時(shí)做好物品材料入出庫手續(xù)，按照出入庫制度進(jìn)行物品材料的驗(yàn)收和發(fā)放工作。物品材料入庫時(shí)，必須要對(duì)其原始憑證進(jìn)行驗(yàn)收，并寫出相應(yīng)材料，在入庫時(shí)必須由相關(guān)人員提供出庫單，并由雙方簽字確認(rèn)才能夠予以出庫，從而確保庫存數(shù)量與賬面相符。第三，應(yīng)對(duì)物品材料賬務(wù)進(jìn)行及時(shí)核算，充分發(fā)揮學(xué)院會(huì)計(jì)監(jiān)督職能。每月月底由管理人員對(duì)總賬和明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，從而確保賬賬相符。第四，學(xué)院應(yīng)不斷強(qiáng)化管理人員及領(lǐng)用者的節(jié)約意識(shí)，通過對(duì)領(lǐng)用制度的優(yōu)化和節(jié)約知識(shí)宣傳，使雙方都能夠注重物品材料的節(jié)約。領(lǐng)用者能夠根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行領(lǐng)用，管理人員也應(yīng)在領(lǐng)用物資時(shí)核查對(duì)方是否實(shí)際需要，盡量減少浪費(fèi)。

4.強(qiáng)化庫房日常管理。學(xué)院應(yīng)為庫房配置專門的管理人員，提升日常管理工作地位，充分發(fā)揮該項(xiàng)工作價(jià)值。實(shí)際工作中，應(yīng)要求管理人員定期對(duì)倉庫進(jìn)行清理，保持倉庫的清潔、美觀。對(duì)于不同種類的物品材料，應(yīng)分類存放，并擺放整齊，隨時(shí)明確物品材料的實(shí)際數(shù)量。同時(shí)，做好倉庫的安全管理工作，確保庫房防腐措施、防火措施等的有效落實(shí)，避免出現(xiàn)物品材料丟失、變質(zhì)等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的安全問題并予以解決，從而確保資源的高效運(yùn)用和庫房安全。尤其是一些具有易燃、放射性等特性的危險(xiǎn)物品，管理人員定期檢查，結(jié)合學(xué)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保存。另外，還應(yīng)提高管理人員倉庫物資盤點(diǎn)頻次，及時(shí)對(duì)倉庫數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，做好單據(jù)裝訂等工作，避免出現(xiàn)賬實(shí)不符情況，真正實(shí)現(xiàn)物盡其用。

三、結(jié)語

物品材料是學(xué)院的重要資源，使其開展教學(xué)教研活動(dòng)的基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)資源的充分利用，學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物品材料管理工作的重視?；诋?dāng)前管理工作中面臨的問題，采取針對(duì)性對(duì)策，實(shí)現(xiàn)物品材料的分類管理、統(tǒng)一采購，強(qiáng)化庫房日常管理和賬務(wù)管理，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)院整體管理水平的提升和資金、物資的有效節(jié)約。

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作者簡介：凌子玉（1983.08—），女，漢族，籍貫：廣東省梅州市平遠(yuǎn)縣，2012年6月畢業(yè)于吉林大學(xué)，會(huì)計(jì)學(xué)，現(xiàn)供職單位廣州工商學(xué)院，研究方向： 資產(chǎn)管理。