信息時代高職院校檔案管理新途徑探討

[摘 要] 信息時代的到來對我國各行各業的發展帶來了新的契機，其在高職院校檔案管理工作中的應用改善了傳統檔案管理的方式，降低了檔案管理人員的工作強度，提高了高職檔案管理的質量和精確度，對高職院校的教學、就業、科研均具有重要的影響。因此，對高職院校檔案管理為什么要實現信息化以及檔案管理的新途徑進行了深入探討。

[關 鍵 詞] 信息時代；高職院校；檔案管理；新途徑

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）33-0108-01

一、高職院校檔案管理實現信息化的原因

高職院校的檔案資料是學校各項事務管理的原始資料，并且還要在學校發展中不斷進行信息的完善。高職院校是以職業發展為教學目標的，教學資源和教學成果的保存都是檔案管理工作的一部分，高職院校傳統的紙質檔案管理方式不僅在保存、檢索方面存在弊端，而且無法與現代教學以及學生的實際需求相契合。當前很多高職院校在檔案管理中已經廣泛使用了計算機設備，但是對檔案管理工作的開展較為片面，而且使用的計算機設備較為落后，無法安裝新的管理軟件，所以檔案管理仍然采用人工管理的方式，不僅出現了資源浪費的現象，也使得檔案管理的效率和質量受到了不利的影響，對高職院校檔案管理工作的全面、高效開展造成了阻礙。因此，實現高職院校檔案管理的信息化，能夠通過先進的計算機設備對檔案信息進行科學的整理、分析，并且這些分析數據與人工操作相比真實性、精準性和客觀性更高，能夠為管理者提供更加準確的數據。

計算機技術是信息時代的重要產物，將計算機網絡技術應用到高職院校的檔案管理工作中，能夠通過先進的設備、手段和信息處理能力提高檔案管理的工作效率和實效性。另外，檔案管理工作者還可以利用計算機網絡進行檔案信息的傳輸和共享，這樣有利于實現檔案儲存的便捷化、信息的數字化以及傳輸的網絡化。

二、信息時代高職院校檔案管理的新途徑

（一）建立網絡信息服務平臺

在當前的信息時代下網絡信息技術被應用到了社會生活的多個領域當中，高職院校必須要抓住這個機會，對自身的檔案管理工作進行創新和發展，不然很容易被社會所淘汰。因此，在檔案管理工作的創新過程中，高職院校首要的任務是建立網絡信息服務平臺，改變原來的紙質檔案管理方式，完善自身的硬件設備和軟件能力。在硬件設施的完善上主要有先進的計算機設備、掃描儀以及相應的檔案管理軟件。在軟件能力的提高上高職院校要引進和培養檔案管理相關的人才。另外，檔案管理工作的安全性決定高職要在網絡平臺的建設上不斷完善，這樣更加有利于檔案資源的查找和共享，為高職院校的師生提供便利，也為高職院校檔案管理工作的有效開展提供可靠的依據，這也是高職院校檔案管理信息化發展的必然要求，與當前信息時代的要求相吻合。

（二）提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理人員的專業素質與檔案管理工作的開展是掛鉤的，當前很多高職院校檔案管理工作中存在的主要問題就是檔案管理人員的專業素質不夠，對檔案管理的相關知識不夠了解。在檔案的收集、儲存、開發和利用的過程中存在一知半解的現象，這對高職檔案管理工作的開展造成了很大的阻礙。同時，部分高職院校的檔案管理人員老齡化較為嚴重，對計算機技術和現代科學技術根本就不了解，在工作中采用以往陳舊的工作理念和工作方式，這對信息時代高職檔案管理工作的開展是十分不利的。因此，高職院校想要實現檔案管理的信息化，就要提高檔案管理人員的專業素質和綜合能力。學校可以為其組織檔案管理的專業培訓以及計算機技術培訓和互聯網知識培訓，提高檔案管理人員的信息化意識，從而更好地為高職院校的檔案管理工作服務。

（三）優化檔案管理的服務模式

在當前信息時代下傳統的檔案管理方式與現代教育教學的發展逐漸出現了脫節的現象，檔案管理逐漸向電子檔案和數字化檔案管理方向發展，并且在高職院校教育教學的發展中，檔案管理工作也逐漸走向了正軌。檔案資源在高職教育教學中具有重要的作用，檔案作為一種重要的信息資源，最重要的功能就是檔案的開發和利用，通過對檔案資源的利用，將檔案中能夠有效利用的信息進行重新整理和編研，然后再發揮檔案資源對高職教育教學的作用，這是檔案管理服務的新模式，也是檔案管理工作服務高職教育教學的基礎，對檔案資源的利用以及檔案管理工作的創新具有重要的意義，這也是信息時代高職檔案管理的新途徑。

（四）充分利用現有的檔案資源

在信息化時代，高職檔案管理工作的開展也應該與時俱進，將對檔案資源的儲存、管理、開發和利用與現代信息技術結合起來，這樣才能夠將檔案資源更加深入地挖掘出來，才能夠為高職院校的教育教學以及學校的發展提供便利和依據。以往高職院校的檔案管理以紙質版為主，不僅檢閱困難，而且也無法實現有效的資源共享，但是計算機網絡技術的應用，可以通過建立專門的檔案資源管理網站，并在網站上進行及時的更新和完善，將紙質管理逐漸向網絡化的管理過渡，豐富高職院校檔案管理的服務類型。另外，要將自動化辦公系統應用到檔案管理工作中，真正的實現檔案管理的信息化發展，同時加強與兄弟院校或者其他高職院校的交流，在檔案資源上實現共享，也在相互交流與借鑒中不斷完善自身的檔案管理方式以及教學發展模式，從而推動高職院校更好地發展。

總之，在信息化時代高職院校檔案管理工作要與時代接軌，要做到技術和人員的創新，在檔案管理工作創新的過程中做好檔案的更新和維護，并將檔案管理工作納入高職院校的發展規劃中去，以此來發揮檔案資源的價值，從而推動檔案管理工作更好地服務于高職院校的教學和發展。

參考文獻：

[1]趙陽.信息時代高職院校檔案管理策略思考[J].經營管理者，2015（29）：281.

[2]秦美峰.基于網絡信息背景的高職院校檔案管理工作的新思考[J].職教通訊，2013（5）：39-40.