人事檔案統計管理的問題與策略

摘 要：在現代事業單位管理工作中，人事檔案的管理工作是其中重要的一個組成部分。由于種種因素，導致人事檔案統計管理出現問題，影響現代事業單位的整體管理水平。鑒于此，本文圍繞人事檔案統計管理的問題與策略這一主題，展開論述，重點從人事檔案統計管理存在的問題分析、人事檔案統計管理的策略，這兩個層面展開闡述，旨在提高人事檔案管理的水平，促進事業單位的健康發展。

關鍵詞：人事檔案；統計；問題；策略

人事檔案的管理工作是現代事業單位管理工作中的一個重要的組成部分。做好人事檔案統計管理，有助于人事管理工作的順利開展。筆者重點從以下兩個方面進行闡述。

1、人事檔案統計管理中存在的問題分析

隨著社會的發展，以往的經濟體制已經受到沖擊，已經不能適應市場經濟新形勢的發展。故而在人事檔案統計中，便出現混亂的狀況，出現許多問題，對于這些問題亟待解決。

1.1基礎設施制約了人事檔案統計工作的開展

1.1.1對檔案硬件設施的投入不夠

作為檔案室，原本應該是一個環境良好、管理規范的地方。但是在實際的管理中，一些事業單位對于檔案室中的硬件設施不愿意投入更多的經費，致使檔案室中的硬件設施嚴重不足。檔案室不達標，缺乏規范性和標準化，在檔案室內常常有一些材料出現發霉的狀況，這嚴重地影響對檔案的有效利用。

1.1.2在資料的的收集中缺乏力度

在人事檔案的管理中，要想把人事檔案管理得井井有條，必須具備一套有系統的收集歸檔管理制度。只有用制度才能為收集歸檔管理工作提供重要的保障。在實際工作中，部分單位根本就沒有建立其有效的收集歸檔管理制度，導致人事檔案管理缺乏嚴謹性，致使人事檔案收集歸檔陷入一種被動的處境，人事檔案管理常常出現不及時的現象。比如在材料的收集歸檔中，材料出現不全面的狀況。或者在形式和內容上出現雷同。導致人事檔案發揮不了作用。

1.1.3檔案統計管理人員在專業能力上低下，在手段上陳舊

在檔案統計管理中，由于事業單位對檔案統計管理認識不夠，導致對人事檔案管理的不重視。所以在檔案管理人員的配置上，對專職人員的配置不到位。而只是采用兼職的方式來對其應對。而兼職的統計人員由于在工作上變動特別頻繁，他們對業務不夠熟練，特別是對檔案管理的重要性以及檔案材料的收集和整理等業務不夠熟練，難于適應檔案統計管理的工作，導致檔案統計管理水平低下。就管理手段而言，其手段陳舊。在進行調閱檔案時，常常采用原始的手工方式對檔案材料進行調閱。采用這種手段方式進行檔案的管理，必然會導致檔案紙張質量下降，時間一長就會對檔案的完整性造成不同程度的影響。

1.2以往的人事檔案統計管理體制不適應新形勢的發展

在以往的人事檔案統計管理體制下進行管理，已經不適應新形勢的發展。其癥結體現在以下兩個方面。

1.2.1不重視人事檔案統計

在有的事業單位的領導人意識中，認為人事檔案統計工作緊緊只是一個對資料進行保管的事務性工作。既然是一種事物性的工作，就整個單位而言就屬于一種附屬性的工作而已。人事檔案統計管理工作只要保證人事檔案不出現泄密和丟失，只要便于查閱檔案就足夠。顯然這種意識觀念不利于人事當統計管理。在實際的工作中，就體現出檔案統計缺乏計劃性，以及在經費、場所等方面沒有有效地保障。

1.2.2在人事檔案統計過程中缺乏信息化

隨著科學技術的發展，我們的社會發生了翻天覆地地變化。尤其是社會網絡化建設，信息時代已經來臨。在辦公過程中，計算機已經被廣泛地應用于辦公之中。但是，在人事檔案統計管理過程中，信息化管理還有待進一步加強。往往只能用于基本的統計，而在分析上則相對缺乏。

2、人事檔案統計管理的策略

2.1對檔案室加強建設

在人事檔案統計管理過程中，根據實際狀況首先要做的就是對加強檔案室的基礎建設。其一，建立防潮、防火的堅固的檔案室，與此同時在檔案室內配置鐵質的檔案柜。對于庫房要求一般控制在20-25平方米/1000卷。其二，在檔案室內配置重要的設備，如滅火設備、去濕設備和空調設備等。保證庫房做到防高溫、防潮、防盜、防光，以及防火、防蛀這“六防”。并且做到“三室分開”，這里的“三室分開”標準，指的是辦公室、閱檔室和庫房這三室的分開。

2.2做好材料的收集工作

由于干部制度的不斷改革，關于干部的考核、考察，以及培訓和聘任、專業技術上的晉升越來越多，這必然給人事檔案統計的實際收集工作，帶來了更多的要求。作為檔案統計工作人員，必須對晉升材料、聘任資料、學歷變化資料、考核資料等進行及時歸檔。

2.3對人事檔案統計內容進一步完善

在對人事檔案統計內容進一步完善中，必須從人力資源的利用以及管理者兩個角度出發，充分地將工作業績、技術專長、職業培訓，以及個人業務水平、違法記錄等方方面面納入到人事檔案統計的具體工作中去。并且對個人工作態度和業績采用定量指標進行考核并做好記錄，將個人的能力發展機遇突出，以促進對人事檔案統計中的信息利用。

2.4考核和評估人事檔案統計工作

在逐步形成公平、公開、公正的人才競爭機制的過程中，有必要充分地結合檔案統計工作中的規范化管理，只有這樣才能有效促進人力資源的開發。為此，可以從幾個方面努力。第一，作為主管部門有必要采用定期的考核制度進行考核。第二，建立中介機構進行測評。我們從長遠的發展角度而言，人事檔案統計的測評體系將在人事檔案統計工作中發揮出關鍵性的作用。

3、結語

綜上所述，在人事檔案統計管理過程中，有于多種因素導致了一系列的問題，如基礎設施制約了人事檔案統計工作的開展、以往的人事檔案統計管理體制不適應新形勢的發展。為此應該對檔案室加強建設、做好材料的收集工作、對人事檔案統計內容進一步完善、考核和評估人事檔案統計工作，只有這樣才能提高人事檔案管理的水平，促進事業單位的健康發展。

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