淺談辦公室公文的處理規范

【摘要】無論是在企業還是事業單位中，機關辦公室都起著非常重要的作用，成為連接內外的重要橋梁，而公文處理則是機關日常工作的重要組成部分，公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作是實現辦公室職能的重要載體，是進行公務活動的重要工具。做好辦公室公文的處理工作也有利于領導者的科學決策。但是，在具體的實際工作中，辦公室公文處理的時候存在著各種各樣不規范問題，因此有必要對其進行特別的重視，從而保證辦公室公文的處理符合規范要求。本文主要從辦公室公文處理工作的重要性、當前辦公室公文處理中存在的各種問題以及解決辦公室公文處理的具體措施這三個方面進行了具體的闡述。

【關鍵詞】辦公室；公文處理；規范

1、辦公室公文處理規工作的重要性

辦公室公文處理是指在辦公室的日常工作中，擬定、辦理和管理公文等一系列工作，辦公室公文涉及到公司經營和日常管理的各個方面，是一項比較繁瑣復雜的工作，需要專人進行處理。辦公室公文在企業或者事業單位中有時候會傳達當前國家的相關政策，發布相關的規章制度，有鮮明的政治性和政策性，而且屬于行政管理的重要組成部分。由此可見，辦公室公文有高度的權威性和嚴肅性，因此在處理的過程中需要規范，這也是辦公室公文處理的一項重要性。對于辦公室公文的處理，除了包括制定和印發公文，還包括非常重要的公文傳遞和歸檔。在企業或者事業單位中，作為重要的載體，辦公室公文發揮著十分重要的橋梁作用。企業的發展在很大程度上取決于辦公室公文的處理，也就是說辦公室公文的處理工作是為公司日常管理工作服務的，因此做好辦公室公文處理工作具有非常重要的意義。當前很多企業面臨的一項重大任務就是做好辦公室公文的處理工作，這樣有利于企業工作效率的不斷提高，同時也能保障相關制度的執行力度，對于企業的長遠發展具有非常重要的意義。

2、當前辦公室公文處理中存在的各種問題

2.1 辦公室公文的書寫不規范。在辦公室公文處理中，規范性是其一，尤其是公文的標題、正文和落款等一定要符合相關規范的要求。例如，在辦公室公文處理中，公文標題為“關于做好二級單位領導學習安排”的標題，乍一看也看不出大問題，但是這種寫法并不規范，因為要素不完整，沒有顯示出文種，所以缺乏書寫的規范。該標題包括了機關事業單位的名稱、文中以及事由等要素，這些要素中事由、文種都是不可缺少的重要要素，而機關單位的名稱和文種這兩個要素可以根據具體的實際情況進行相應的省略，也就是改標題可以改成“關于做好二級單位領導學習安排的通知”。在改后的標題中，最重要的組成部分就是通知，這是不能省略的，是下行文的文種，而且改后的標題更加簡練、清晰明了，主題更加鮮明。

2.2 辦公室公文的處理缺乏科學性。辦公室的公文處理要求比較嚴格，需要嚴謹認真處理，因此在處理辦公室公文的過程中應當根據相應的流程進行，具備完整的程序。一旦辦公室公文處理不合理，那么企業的相關工作可能會受到影響，同時也會影響辦公室工作的整體。一般而言，辦公室公文要經過簽收到拆封及登記，然后分類和傳閱，再進行催辦督辦，最后進行歸檔，其中歸檔主要是對處理完的公文根據相應的流程按照時間或者事件進行分類，然后再移交到檔案部門進行保存，這樣方便過后進行查閱和管理。但是，在很多企業中，辦公室公文中沒有根據公文的特征進行處理，而且傳達文件和登記文件缺乏及時性，經常是領導對下屬進行督促，工作人員才進行登記和歸檔，在處理的過程中也不夠規范，而且缺乏科學性，從而影響著辦公室公文處理工作的整體質量和效率。

3、解決辦公室公文處理的具體措施

3.1 制定完善的公文管理制度。企業辦公室職員應嚴格遵守《中華人民共和國國家行政機關公文處理格式》的有關規定，再根據企業實際情況制度符合本企業發展的完善的公文處理制度。無論是政府機關、上級主管部分下發文件或企業間、企業函件都應由辦公室統一接收、分類整理，再進行發放或回復，不能隨意收發，不是辦公室人員不可私自收發函件。另外對于重要文件或對企業產生不良影響的文件要由辦公室專職人員及時上報給企業主管領導審核，千萬不可耽誤或截留，更不可自作主張回復。

3.2 創新辦公室公文處理機制。創新辦公室公文管理機制及處理方式。辦公室公文最在意的是處理效率和質量，如何高效、高質量的處理好辦公室公文是擺在全體辦公室職員面前的一大難題，我們要不斷完善公文處理制度，創新公文處理機制，以應對企業高速發展。首先要創新公文管理機制，建立科學、完善的公文登記臺賬，使公文來源、去向有個清楚、明了的記錄，保證公文不會出現缺失、遺漏等人為原因造成的不良影響。另外還要創新公文處理機制，實行公文監督制，有公文收、發時要及時記錄在冊并立即送給相關責任人簽發、批復，保證公文在限期內辦理完成。

3.3 提高辦公室人員綜合素質。辦公室公文處理效率及質量的高低最重要的、最關鍵的因素是公文辦理人員。公文處理工作純屬人為操作，與先進技術、先進設備無關，所以我們要想提高辦公室公文處理效率及質量就必須提高辦公室人員綜合素質，不僅要提高辦公室人員的專業知識能力，還有培養其職業道德及愛崗敬業的精神，讓辦公室人員處理其公文能夠得心應手，快速、準確的分類，另外高尚的職業道德及愛崗敬業的精神可以保證辦公室人員的愛崗精神及工作熱情，可以讓辦公室人員積極、主動、快速的將公文及時送到相關責任人手中并監督公文落實情況，保證公文處理的高效性與高質量。

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