圖書情報檔案一體化管理途徑研究

摘 要：圖書情報與檔案管理作為資源優化配置的重要手段，對提高資源效率起著積極的促進作用。但目前二者共同管理程度仍然不高，在管理技術與管理方法上存有一些問題。本文就圖書情報資料和檔案共同管理的必要性作了簡單分析，提出了圖書情報和檔案一體化管理的具體措施。

關鍵詞：圖書情報； 檔案管理； 一體化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2016）02-133-001

早在1985年6月，國家教委和國家檔案局聯合印發《關于發展和改革檔案學教育的幾點意見》中，就提出了“檔案、圖書、情報一體化”問題。信息資源是要為社會服務的，實現資源的共享是信息化時代必須要解決的問題。因此，圖書情報和檔案管理這兩個原本獨立的工作最終走向了聯合，成為新的符合市場經濟發展的信息產業。

一、圖書情報檔案一體化管理涵義

圖書、情報、檔案一體化管理指的是把三者原本“獨自為政”的系統整合為一個整體的管理方式。一體化管理圖書情報檔案，就是努力找尋或選擇三者的最佳功能點，突破三者之間的種種界限，增強圖書、情報、檔案工作之間的合作與協調，利用遠程存取、網絡互建、分布式收藏、資源共享等策略，達到信息、信息標準、信息相關工作人員、信息設備設施與技術等因素相互間的磨合與適應，給予圖書館使用人員一體化的集成式服務。

二、圖書情報檔案管理一體化的必要性分析

1.圖書情報和檔案管理的一體化是大數據時代的必然要求

資源的整合造成了現代商業的繁榮發展，信息的全球化開始對商業的發展走向產生巨大影響。在現實的商業環境中，各家公司都十分注重商業信息的收集，越多的信息就意味著在做決策時能夠考慮的更加全面，對于決策的合理性和前瞻性都有很好的幫助。圖書情報和檔案管理正是由于這樣的特點，大量的信息和數據在這兩個系統中進行體現，成為信息快速傳播和掌握的重要平臺。

大數據時代要求的是將盡量多的信息在一個平臺上進行提取和整合，使決策者全方位多角度進行事物的判斷，目前這個正在快速發展的系統叫作“云系統”。因此，圖書情報和檔案管理這兩個同屬于一類的信息系統合并起來，就成為了一個必然。

2.圖書、情報、檔案一體化是經濟和社會發展和信息技術發展的需要

隨著知識經濟時代的迅速發展，知識、技術等要素在經濟增長中的作用不斷增強。社會組織之間的依存度增強，社會各界對信息資源需求質量不斷提高，并且呈現多元化的趨勢。將檔案、圖書、情報集為一體，實行一體化管理，形成綜合性信息網絡，有利于檔案、圖書、情報資源的融合與集成，進而為社會提供多維的、綜合的、一體化的信息服務，以滿足社會主義現代化建設各項事業的需要。

3.圖書情報和檔案管理的聯合成就了一個新的行業

并不只有資本才能成為資源，隨著經濟發展的演進，獲取信息的重要性甚至超過了資本在商業運行中的地位。在以圖書情報和檔案管理這兩個系統進行合并的典型案例背后，是一個新興行業的迅速崛起，那就是通過對信息的收集、分析和提供行業咨詢的信息咨詢行業。信息咨詢公司通過對某一領域的信息進行全面收集，并且進行專業的分析，再將這些分析結果提供給自己的客戶，通過這種方式從信息流中衍生出了新的先進的生產力，不僅使經濟的發展更具合理性，并且避免了很多因為重復投資帶來的浪費。

圖書情報和檔案管理作為兩個典型的信息系統，走向聯合能夠為現代經濟的健康有效發展提供很大的幫助，同時二者的聯合本身就是一個經濟產業，參與到經濟發展中，使發展和決策變得更加合理。

三、實現圖書情報檔案一體化管理的有效途徑

1.整合資源，搭建一體化網絡平臺

以網絡為平臺，建立以國家圖書館、情報中心、檔案館為節點，以省市圖書館、情報中心、檔案館為網點，以各基層單位圖書館、情報中心、檔案館為成員，最大限度地實現圖書、情報、檔案三大系統之間的文獻資源的交流與共享。各系統以其所擁有的信息資源的組織、轉換與開發為主要任務，共建電子信息資源體系。這樣圖書、情報、檔案所包含的信息都可以融入到一個虛擬的世界之中進行一體化管理。這個共建的一體化電子信息資源體系在實現一體化管理的同時，還能實現圖書、檔案信息資源的統一檢索和利用，更好地為用戶提供服務。

2.加強宏觀管理，統一制度標準，政府出臺相應的法律法規

從全局出發，加強統一的規劃和管理，制定統一的規范，對工作中的各種行為加以控制和約束；改變三個獨立的工作系統各自相對封閉、孤立的狀態，理順專業系統和各方面關系；加強三者橫向聯系，盡快實行檔案、圖書、情報實體的相互交叉管理。只有制定了統一的、權威的機構和系列的規章制度，實現了管理制度的一體化，才能使三個獨立但本質上又相同的工作系統在統籌安排、全面規劃下互相溝通、互相補充、互相協調、互相配合、協調發展。行業內部應該出臺統一的業務標準，為不同機構不同地域制定相同的游戲規則，以保證其于未來能夠統一接入到一體化的網絡當中。只有有了法律法規和業務標準規范的支持，圖書情報和檔案管理的一體化才有更好的實施空間。

3.鼓勵各部門進行二者一體化實踐探索

針對我國一體化建設過程中的種種辯論和現實情況，國家應該在出臺相應法律法規的基礎上，鼓勵各圖書館、檔案館及相關機關、單位參與到信息一體化的實踐中來。加大信息一體化的宣傳力度，從宏觀和微觀兩個角度分別從國家和個人的層面對信息一體化的各項優點進行闡述和宣傳，樹立起現代化的信息一體化管理理念。另外，政府應該主導一些論壇類的活動，鼓勵各圖書館、檔案館及相關機關、單位建立起立體多層次和廣維度的一體化管理和協調組織，探索出一條符合中國經濟發展現實情況的一體化管理模式。

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