會議創新 始于形式的改變

Conference Innovation starts at the form changing， and form changing needs thinking. “Guests are the principle part of a meeting， but the vitality and charm of the meeting is really brought by the meeting participants”. But how to stimulate the vitality of the meeting participants？ How to let their charm shine？ The difficulties that meeting planners face are how to avoid the meaninglessness in the speeches presented by guests， and how to let “voiceless” participants really immerge into the meeting. The Chinese People’s Political Consultative Conference is a good start for the conference innovation. Learning from it， how to find unique innovation ways for your own meetings， how to balance the principle parts and the principle roles of the meeting， to balance the quantity and quality， to finally elevate Chinese meetings to a new level， are the problems need to be solved by people in Chinese conference industry.

在互聯網的影響下，以學術類會議為例，一場動輒兩三天的大會，雖然此間會有很多分論壇，但如果都是一些授課式的演講，主辦方不通過形式上的創新增加參會者的體驗值，從而使其通過參會獲得其它方式難以比及的東西，那他們還有什么動力花費大量的時間去參加會議呢？

記者接觸過一些會議組織，了解到他們已經開始嘗試創新會議形式，并在會議中通過引導參會人員分享心得體會、增加互動內容，與時俱進的實現了會議信息的分享。比如美國航天教育協會的年會，他們近年來就采取了一種點評式交流法。具體形式是主講人先針對自己的主題進行15到20分鐘的演講，然后主講人變身為點評人，負責向臺上的參會人員發問，并對參會者的觀點進行點評。這種形式，如果主講人的話題不能引起共鳴，必然收獲冷場的尷尬；參會者如果確實擁有同樣的常識，也能借此機會與現場的所有人分享心得；且，這種開放式的討論，只要主講人控制得當，相信參會者的收獲肯定異于其它。

當然，國情不同、參會者的文化熏陶各異，對于會議形式的要求和接受邊界肯定也各不相同。雖然國外的案例有借鑒意義。其卻不一定適合中國。具體到中國，一些會議所進行的創新，或許更適合中國參會者。比如今年的“全國政協十二屆四次會議”，其采用的“自主命題”、“主題協商”的會議形式，就是針對中國參會者的一種最有效的形式創新。

會議的關鍵在于內容的落地，政府類會議更是如此！作為政協大會的創新做法，今年的政協會議實行了各委員圍繞本組委員關注的熱點焦點問題，在駐地舉行小組和聯組會議，以界別小組為單位自主提出選題或主題開展討論，并邀請部委同志現場協商互動，不僅取得了主題集中，思考深入的討論效果，也大大提升了發言的積極性、針對性和實效性。這種面對面交流，把設置討論議題的權利交給了聽眾，不僅使交流協商更為直接有效，同時，也以平臺的形式集中精力解決了切實問題、凝聚更多智慧，真正地實現了會議內容的落地。

會議要創新始于形式的改變，形式更需要在思考中進行改革。就會議的創新形式而言，比如通過提前預定的時間自動播放PPT，實現對嘉賓演講時間的控制；又比如在信息量非常的會議中，主辦方在會議結束時留出一定時間，以點評的形式，將會議的精華內容“反芻”給參會者；再比如在大會召開前通過在走廊的無語慢觀LED屏幕分享，將參會者即時引入到會議主議程去；此外，還比如會后或晚宴的主題互動、通過媒體平臺在現場生成興趣組、大會問題在平臺集中發布并現場選答，等等這些，雖然這些創新，有些可能涉及主辦或承辦者的商業利益，有些可能會增加會議的運營成本，但就會議的發展趨勢而言，不論是社團類會議、政府類會議，還是商務會議、學術會議，這樣的創新和形式都是一種發展的必須。

筆者曾采訪過一位辦會者，他說過一句話叫做：“辦會，嘉賓是主體，但真正活動和魅力卻在參會者。”這句話很對！但如何調動參會者的活力？展示參會者的魅力？讓跑會嘉賓不再講空話、打太極，讓啞巴觀眾真正走進會、得到會，始終是辦會所要面臨的一個難題。如今，政協會議為會議的創新開了一個好頭，如何借鑒這一經驗做法，因地制宜的探索出適合自己會議的創新形式，真正的把握好主體與主角的關系、數量與質量的關系，從而實現中國會議的再上臺階，將是擺在中國會議人面前的一個課題。