構建高校二級院系教學檔案優化管理體系的策略探討

檔案優化管理的實施，有效保障了院系教學檔案的使用價值，將其合理的應用于教學工作或其他工作中，有利于提高高校教學水平，促進高校良好發展。但是，目前一些高校二級院系教學檔案管理存在一些問題，致使教學檔案管理效果不佳。對此，應當積極構建完整的、健全的高校二級院系教學檔案優化管理體系，規范、約束院系教學檔案管理，提高院系教學檔案管理的有效性。以下簡要針對其相關內容進行論述。

一、高校二級院系教學檔案內容分析

基于筆者工作經驗及對高校二級院系教學檔案的了解，確定高校二級院系教學檔案涉及范圍較廣、種類復雜，這使得高校二級院系教學檔案管理有一定難度，基于提高高校二級院系教學檔案管理有效性的考慮，在此筆者根據教學檔案內容的個性及應用，整理說明高校二級院系檔案內容，即為：

（一）教學文件。作為高校二級院系教學檔案的重要組成部分，教學文件是學校教學管理文件，包括課程管理、專業建設、學籍學位、人才培養方案、質量工程等。這使得教學文件可以運用于課程設置、教學研究、人才培養等方面，并且充分發揮作用。

（二）專業建設及教學改革。專業建設方面，主要包括專業規劃、專業設置、專業布局等方面，在專業擴建或專業改革等工作落實的過程中，合理運用專業建設方面的檔案，利于工作更好推進。而教學改革方面的檔案則是涵蓋了課程設置、教學計劃、教材建設、實踐教學、教學方法與手段等。通過以上檔案的查閱與研究，能夠為高校教學改革提供一些幫助，使教學改革符合教育部的要求，同時使教育教學更加貼近學生。

（三）日常教學管理材料。日常教學管理材料主要是各個學期的一些常規教學材料，如教學計劃、聽課記錄、教學檢查記錄、畢業論文原始材料、學生學籍管理等等。對于以上材料的研究，可以了解各個學期教學情況，可以為教師優化教學提供一些幫助。

（四）教學研究材料。教學研究材料，包括教學改革項目、教學質量工程、教學團隊項目、試驗示范區項目等材料。

（五）獲獎情況的材料。包括教師、學生的各類榮譽證書的原件或復印件。

二、高校二級院系教學檔案優化管理的意義

基于以上內容的分析及以往高校二級院系教學檔案的應用情況，確定高校二級院系檔案優化管理有效實施是非常有意義的。具體表現為：

（一）利于良好開展高校教學管理工作

教學檔案是高校師生在教學實踐與工作中形成的真實記錄，同時也是衡量教學管理工作成效高低的重要尺度。所以，為了保證教學檔案具有較高的應用價值，能夠改革教學方法、合理設置課程、教學手段創新等工作中充分發揮作用，應當注意優化教學檔案管理，進一步規范教學檔案，保證教學檔案收集、整理、分類、歸卷等工作良好落實，那么就可以使教學檔案應用于教學之中，優化教學，這對于良好的開展教學管理是非常有幫助的。所以，教學檔案優化管理的有效實施，可以為高校教學管理工作有效開展奠定基礎。

（二）利于衡量高校教學管理水平

高校教學管理是否公平公正、合情合理，直接影響高校教學及發展。所以，科學的、合理的衡量高校教學管理是非常必要的。那么，如何衡量高校教學管理水平呢？通常情況下對教學檔案材料管理水平予以檢查，也就是組成專家團隊，系統地閱讀教學管理各項工作的原始檔案材料，審閱原始檔案材料，進而了解各項發展情況，從而客觀地評價各項教學管理工作，確定高校教學管理是否存在不足，進而有針對性的優化、調整教學管理。基于此，可以確定教學檔案優化管理的有效實施，還有利于客觀衡量高校教學管理水平。

（三）利于保證教學運行機制暢通

基于以上對高校二級院系教學檔案內容的分析，確定檔案內容覆蓋廣、涉及面多，如若不能合理分類、有序存放檔案，那么在教師應用教學檔案時，將耗費大量時間和精力去查找所需檔案，進而影響教學活動良好開展。但教學檔案優化管理的實施，則可以對教學檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作予以嚴格監督與控制，從而保證教學檔案分門別類的存放，那么教師需要查閱教學檔案，優化教學活動之際，可以快速找到所需檔案，有效利用檔案來調整教學活動，這樣教學活動將良好開展，符合教學運動機制的要求。基于此，可以確定教學檔案優化管理的有效實施，為提高教學質量和建立良好的教學運行機制提供保障。

三、高校二級院系教學檔案管理現狀

的確，高校二級院系教學檔案優化管理的有效實施是非常有意義的。但是，目前諸多高校二級院系教學檔案管理現狀不佳，存在諸多問題。具體表現為：

（一）檔案意識淡薄

高校二級院系教學檔案管理現狀不佳，與檔案意識淡薄有很大關系。目前一些高校二級院系領導及管理人員的檔案意識比較淡薄，沒有正確認識教學檔案，沒有明確教學檔案的使用價值，檔案管理者自然不會重視教學檔案管理工作，教學檔案管理形式化比較嚴重，無法有效監督和控制各項教學檔案工作，導致教學檔案丟失、教學檔案損壞、教學檔案不及時歸還等現象頻頻發生，大大降低了教學檔案的使用價值。

（二）材料收集不夠系統、科學

教學檔案收集雖然是基礎性工作，但其在一定程度上決定教學檔案是否具有較高的使用價值。出于保證教學檔案完整、真實、準確、有效的考慮，應當對教學檔案收集提出嚴格要求，以便工作人員系統地、科學地、完整地收集教學材料。但是，目前一些高校二級院系教學材料的收集缺乏系統性、完整性及科學性。也就是高校二級院系并沒有制定檔案管理規章制度及具體的實施細則，致使教學材料收集工作比較隨意，常常出現教學材料收集不完整、教學材料拼湊等現象，嚴重影響了教學檔案的有效性。

四、構建高校二級院系檔案優化管理體系的措施

面對當前高校二級院系檔案管理不佳，存在諸多問題的情況，筆者建議構建完善的、健全的高校二級院系教學檔案優化管理體系，以便約束和規范教學檔案管理，使之有效實施，保證教學檔案完整、真實、有效。

（一）強化領導，健全管理制度

構建健全的院系教學檔案優化管理體系，有效實施院系教學檔案管理，首先要強化領導，健全管理制度，以便規范教學檔案管理，使其按照統一的管理標準來實施，科學、合理的監管院系教學檔案的各個方面。

當然，強化領導，健全管理制度，首先要根據國家相關檔案法規和高校及院系的實際情況，合理的制定或調整教學檔案管理規章制度，以此來保證在規章制度的約束下的教學檔案管理全面且有效的實施。其次，結合教學檔案管理實際情況，建立教學檔案管理機構，要求由分管領導、院系部門領導及檔案人員組成，并且結合院系教學檔案實際情況，制定崗位責任制及檢查評比制度，規范和約束人員，使工作人員規范化、標準化實施各項教學檔案管理工作。

（二）加強宣傳，提高檔案意識

院系領導、管理人員及廣大師生檔案意識薄弱，將使得院系教學檔案的構建及管理得不到重視，進而影響教學檔案的使用價值。為了避免此種情況的持續發生，應當加強院系教學檔案的宣傳，提高領導、管理人員及廣大師生的檔案意識，以便在檔案建立或檔案使用中能夠注意保護檔案，使教學檔案可以長期有效的應用。對于院系教學檔案的宣傳，可以將教學檔案的收集、整理、歸檔納入到領導及管理人員的工作計劃和議事日程，讓領導及管理人員在日常處理工作的過程中，能夠逐漸重視教學檔案，逐漸合理規劃教學檔案管理。除此之外，還要進行日常宣傳，如在校內拉條幅、開展教學檔案相關活動等，使廣大師生逐漸認識到檔案維護的重要性，在日常借閱教學檔案中注意保護檔案。

（三）引用科技，現代化檔案管理

在科學技術不斷發展的今天，構建院系教學檔案優化管理體系，實施教學檔案優化管理，還應當注意積極引進先進技術，如計算機技術、網絡技術、信息計算機等，構建信息化教學檔案服務平臺，將紙質教學檔案轉化為電子檔案，并將電子檔案存儲在數據庫中，如此不僅可以方便師生快速、準確的查閱教學檔案，還可以優化教學檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作，提高教學檔案管理現代化水平。

五、結語

基于以上內容的分析，確定高校二級院系教學檔案內容較多，且復雜，需要有效實施教學檔案優化管理，保障院系教學檔案的使用價值，將其合理的應用于教學工作或其他工作中，利于提高高校教學水平，促進高校良好發展。但是，目前一些高校二級院系教學檔案管理存在一些問題，致使教學檔案管理效果不佳。對此，筆者建議強化領導，健全管理制度、加強宣傳，提高檔案意識、引用科技，現代化檔案管理等，構建健全的高校二級院系檔案優化管理體系，進而有效約束和規范院系檔案管理，使之充分發揮作用，保證院系教學檔案的完整、真實、有效。因此，對構建高校二級院系教學檔案優化管理體系的策略進行探討是值得相關工作人員深入研究的內容