談?wù)動嬎銠C管理流動人員檔案編號方法

許維森

流動人員檔案管理工作是人才中心工作的重點之一。如何高效快捷地為流動人員服務(wù)，是我們每一個人才工作者追求的目標。據(jù)統(tǒng)計，目前廣西有50多個市、縣（區(qū)）人才中心安裝使用了廣西區(qū)人才管理辦公室研制的“匯通人事代理管理系統(tǒng)”。這不僅提高了人才中心對流動人員檔案管理的工作效率，同時極大地方便了為大中專畢業(yè)生遠程查詢檔案服務(wù)。但是，在使用該軟件中，流動人員檔案的編號一直沒有一個統(tǒng)一的標準或做法，這給管理人員查找檔案帶來諸多不便。筆者認為，高效快速查找到檔案的關(guān)鍵在于科學(xué)地給檔案編號和按編號順序排架。因此，科學(xué)規(guī)范地做好流動人員檔案編號是檔案管理中一項首要的基本環(huán)節(jié)。

根據(jù)1995年6月12日國家檔案局批準并實施《檔號編制規(guī)則》的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性的原則要求，筆者經(jīng)過反復(fù)實踐和比較，參考其他檔案編號方法，研究出一種利用四角號碼取號的“332編號法”。這方法不僅能滿足“匯通人事代理管理系統(tǒng)”純數(shù)字編號需求，同時能做到不依靠任何檢索工具僅憑姓名就可以快速查找到檔案。現(xiàn)分述如下：

所謂“332編號法”，就是檔案號由8位阿拉伯數(shù)字組成，即姓氏編號為前三位，名字編號為中間三位，最后二位數(shù)是識別碼（如圖1所示）。

例如：丁維樂的檔案編號為丁102，維樂219，識別號00，也就是10221900。

一、姓氏編號（前三位）

（一）把所有流動人員檔案根據(jù)四角號碼取號規(guī)則，按姓氏的左上角筆形取號，將所有的姓氏分為9大類：即左上角橫起筆1類，如“王、丁、孔……”等姓；左上角豎撇起筆2類，如“白、岑、黎……”等姓；左上角點起筆3類，如“閉、郭、龐……”等姓；左上角叉起筆4類，如“蔡、李、姚……”等姓；左上角插起筆5類，如“曹、成、韋……”等姓；左上角方框起筆6類，如“羅、田、吳……”等姓；左上角角起筆7類，如“貝、陸、邱……”等姓；左上角八起筆8類，如“管、金、曾……”等姓；左上角小起筆9類，如“黨、肖……”等姓。這樣，我們一看到檔案上的姓氏就知道分在第幾類了。

根據(jù)四角號碼取號是分為0、1、2、3、4、5、6、7、8、9類的。為什么沒有0類呢？因為現(xiàn)在我們使用的“匯通人事代理管理系統(tǒng)”編號還不能識別以0開頭的編號，所以我們把四角號碼中“點下有橫是0頭”這一類全部歸于3類，因此分為9大類。

（二）在同類（同筆形）姓氏中，先根據(jù)姓氏漢語拼音順序（也可以按其他方法）排序，再用01-99數(shù)列給該姓氏編上對應(yīng)號，制成姓氏索引表（見表1）。

在橫起筆的第1大類“孔、班、丁、雷……”中，按漢語拼音排序后的順序為“班ban、丁ding、孔kong、雷“l(fā)ei……”，對應(yīng)編上號為：班101、丁102、孔103、雷104，這樣把同姓集中在一起了。

二、名字編號（中間三位）

（一）單字名編號法

即按四角號碼取該字的第一、第三、第四角的筆形編碼。例如：班禪，“班”字姓氏編號是101，“禪”字的第一、第三、第四角編碼分別是3、2、5，班禪的檔案編號就是101325。

（二）雙字（含三字以上）名編號方法

第一個字按四角號碼取該字的第一、第三角的筆形編碼，第二個字取第三角的筆形編碼。例如：丁維樂，“丁”姓編號是102，“維”字的第一、第三角編碼分別是2、1，“樂”字的第三角編碼9，丁維樂的檔案編號就是102219。名字超過三個字以上按雙字取號。

為什么要這樣取角編號呢？筆者經(jīng)過多次反復(fù)實踐研究得出結(jié)論：這樣取角編號能把重碼率降到最低。

三、識別碼的取法

所謂識別碼就是用來區(qū)分同姓同名和同號所給的編號。由00、01、02、03、04、05……99共100個自然數(shù)表示。沒有同號情況下統(tǒng)一用00表示，保持位數(shù)相同，達到排序整齊美觀，也為今后同姓同名同號留下區(qū)間。在同姓同名和同號的情況下，根據(jù)收到檔案先后時間順序給號。例如：有兩個同姓同名丁維樂編號分別為：10221900，10221901，并在籍貫處加以區(qū)分。或與丁維樂同姓不同名而同號的如丁繼樂可取號為10221902……，至此檔案編號就完成了。

采用四角號碼332編號法，它吸收了其他檔案編號方法的長處，使檔案管理檢索更快捷方便，具有以下優(yōu)點。

（一）可以不用依靠計算機或檔案檢索目錄來查找檔案，只要根據(jù)姓名就可以快速準確地查找到所需檔案。

（二）能將同姓同名同號的檔案集中排列在一起，且做到一人一號，查找時一目了然。

（三）每個姓氏的檔案按四角號碼編號大小順序進行排列，并在架（柜）前粘貼上姓氏（大類號）與號段。在排架時先按大類再按號段排列，并根據(jù)本單位流動人員大小姓氏多少預(yù)留出相應(yīng)的空間位置，保持該姓氏檔案在柜中的位置，這不僅具有相對穩(wěn)定性，同時又有較好的擴充性。

（四）符合使用廣西區(qū)人才管理辦公室研制的“匯通人事代理管理系統(tǒng)”純阿拉伯數(shù)字編號要求。

其缺點是：一是8位數(shù)編號相對長了點。二是管理人員要熟悉四角號碼取號方法。一年來，經(jīng)本單位新進兩位同志實踐，在半個月內(nèi)都能熟練掌握該方法的取號排架技能。