談談計算機管理流動人員檔案編號方法

許維森

流動人員檔案管理工作是人才中心工作的重點之一。如何高效快捷地為流動人員服務，是我們每一個人才工作者追求的目標。據統計，目前廣西有50多個市、縣（區）人才中心安裝使用了廣西區人才管理辦公室研制的“匯通人事代理管理系統”。這不僅提高了人才中心對流動人員檔案管理的工作效率，同時極大地方便了為大中專畢業生遠程查詢檔案服務。但是，在使用該軟件中，流動人員檔案的編號一直沒有一個統一的標準或做法，這給管理人員查找檔案帶來諸多不便。筆者認為，高效快速查找到檔案的關鍵在于科學地給檔案編號和按編號順序排架。因此，科學規范地做好流動人員檔案編號是檔案管理中一項首要的基本環節。

根據1995年6月12日國家檔案局批準并實施《檔號編制規則》的唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性的原則要求，筆者經過反復實踐和比較，參考其他檔案編號方法，研究出一種利用四角號碼取號的“332編號法”。這方法不僅能滿足“匯通人事代理管理系統”純數字編號需求，同時能做到不依靠任何檢索工具僅憑姓名就可以快速查找到檔案。現分述如下：

所謂“332編號法”，就是檔案號由8位阿拉伯數字組成，即姓氏編號為前三位，名字編號為中間三位，最后二位數是識別碼（如圖1所示）。

例如：丁維樂的檔案編號為丁102，維樂219，識別號00，也就是10221900。

一、姓氏編號（前三位）

（一）把所有流動人員檔案根據四角號碼取號規則，按姓氏的左上角筆形取號，將所有的姓氏分為9大類：即左上角橫起筆1類，如“王、丁、孔……”等姓；左上角豎撇起筆2類，如“白、岑、黎……”等姓；左上角點起筆3類，如“閉、郭、龐……”等姓；左上角叉起筆4類，如“蔡、李、姚……”等姓；左上角插起筆5類，如“曹、成、韋……”等姓；左上角方框起筆6類，如“羅、田、吳……”等姓；左上角角起筆7類，如“貝、陸、邱……”等姓；左上角八起筆8類，如“管、金、曾……”等姓；左上角小起筆9類，如“黨、肖……”等姓。這樣，我們一看到檔案上的姓氏就知道分在第幾類了。

根據四角號碼取號是分為0、1、2、3、4、5、6、7、8、9類的。為什么沒有0類呢？因為現在我們使用的“匯通人事代理管理系統”編號還不能識別以0開頭的編號，所以我們把四角號碼中“點下有橫是0頭”這一類全部歸于3類，因此分為9大類。

（二）在同類（同筆形）姓氏中，先根據姓氏漢語拼音順序（也可以按其他方法）排序，再用01-99數列給該姓氏編上對應號，制成姓氏索引表（見表1）。

在橫起筆的第1大類“孔、班、丁、雷……”中，按漢語拼音排序后的順序為“班ban、丁ding、孔kong、雷“lei……”，對應編上號為：班101、丁102、孔103、雷104，這樣把同姓集中在一起了。

二、名字編號（中間三位）

（一）單字名編號法

即按四角號碼取該字的第一、第三、第四角的筆形編碼。例如：班禪，“班”字姓氏編號是101，“禪”字的第一、第三、第四角編碼分別是3、2、5，班禪的檔案編號就是101325。

（二）雙字（含三字以上）名編號方法

第一個字按四角號碼取該字的第一、第三角的筆形編碼，第二個字取第三角的筆形編碼。例如：丁維樂，“丁”姓編號是102，“維”字的第一、第三角編碼分別是2、1，“樂”字的第三角編碼9，丁維樂的檔案編號就是102219。名字超過三個字以上按雙字取號。

為什么要這樣取角編號呢？筆者經過多次反復實踐研究得出結論：這樣取角編號能把重碼率降到最低。

三、識別碼的取法

所謂識別碼就是用來區分同姓同名和同號所給的編號。由00、01、02、03、04、05……99共100個自然數表示。沒有同號情況下統一用00表示，保持位數相同，達到排序整齊美觀，也為今后同姓同名同號留下區間。在同姓同名和同號的情況下，根據收到檔案先后時間順序給號。例如：有兩個同姓同名丁維樂編號分別為：10221900，10221901，并在籍貫處加以區分。或與丁維樂同姓不同名而同號的如丁繼樂可取號為10221902……，至此檔案編號就完成了。

采用四角號碼332編號法，它吸收了其他檔案編號方法的長處，使檔案管理檢索更快捷方便，具有以下優點。

（一）可以不用依靠計算機或檔案檢索目錄來查找檔案，只要根據姓名就可以快速準確地查找到所需檔案。

（二）能將同姓同名同號的檔案集中排列在一起，且做到一人一號，查找時一目了然。

（三）每個姓氏的檔案按四角號碼編號大小順序進行排列，并在架（柜）前粘貼上姓氏（大類號）與號段。在排架時先按大類再按號段排列，并根據本單位流動人員大小姓氏多少預留出相應的空間位置，保持該姓氏檔案在柜中的位置，這不僅具有相對穩定性，同時又有較好的擴充性。

（四）符合使用廣西區人才管理辦公室研制的“匯通人事代理管理系統”純阿拉伯數字編號要求。

其缺點是：一是8位數編號相對長了點。二是管理人員要熟悉四角號碼取號方法。一年來，經本單位新進兩位同志實踐，在半個月內都能熟練掌握該方法的取號排架技能。