如何通過檔案管理加強社會保障事業的發展

姜云鶴

摘 要 完善且系統的檔案管理體系不僅是社會保障事業得以平穩運營的重要基礎，也是保障民眾積極參與社會保障事業，并維系其個人權益的重要基石。為此，本文以“如何通過檔案管理加強社會保障事業的發展”為主要研究對象，分別從思想意識、檔案管理制度、人才培訓以及法制化落實等四個方面闡釋了具體措施。望本文的研究能對當前我國社會保障事業中的檔案管理工作提出具體的、有針對性的方法，推動其發展，促使其能在全社會范圍內不斷關注保障福利事業的大背景下，以更好的狀態為民服務，保障群眾的根本權益。

關鍵詞 檔案管理 社會保障事業 人才培養

社會保障檔案不僅是其工作的重要管理對象，也是能夠全面體現廣大享受社會保障福利內容的重要依據，能夠反映出待遇的真實內容和具體情況。可以說，加強檔案管理工作不僅是維系社會保障事業的重要基礎與平臺，更能成為推動其發展的重要力量。如何通過檔案管理來實現對于社會保障中的發展的推動，將是本文所要研究的重要問題。

一、加大檔案管理工作力度，充分發揮思想意識對于工作的能動作用

在充分認識檔案管理對于加強社會保障事業發展的重要意義的前提下，就需要加大對于檔案管理的工作力度，這種力度主要包括兩個方面：

一是加大對于檔案工作的宣傳力度，要廣泛利用各種宣傳渠道、充分發揮思想意識對于工作積極性的能動作用，使更多的人充分意識到，加強檔案管理能夠推動社會保障事業更加便捷、穩定地展開，為維系廣大社會群眾的利益提供更加強有力的保障。而且，對于思想意識以及重要性認知程度的提升，不應局限在社會保障管理中心檔案管理服務人員的身上，而是要面向全社會，尤其是與檔案管理工作、與社會保障福利事業存在關聯性的企業或者單位積極宣傳檔案管理工作的重要性，爭取政府以及黨政機關管理層面對于檔案管理工作的重視與支持，從而獲得其工作過程中所需的軟硬件設施、檔案存放以及信息化建設所需的場地支持。

二是要在現有的工作平臺和設施基礎上，加大對于資金和管理人員的投入，充分解決傳統管理模式下所存在的庫房緊張、資金短缺、設備老化等問題，為完善檔案管理工作創造更多有利的環境與條件，以自覺性、科技化以及縝密性的思維來從事檔案管理工作，進一步推動社會保障事業的發展。

二、建立健全檔案管理制度，有效保障社會保障事業的運營基礎

檔案管理工作本身是一項極其繁瑣的過程，為了使其能夠以更加縝密、全面和深入的服務于社會保障工作，使其在每一個環節當中都能發揮其應有的作用，就必須全面規范檔案管理的各個步驟的各項細節，建立全面而系統的檔案管理制度，使廣大工作人員在每一個細節都有據可依、有步可循。可以充分秉承目前國家已經頒布的檔案管理和信息保密類法律以及各項社會保障措施的政策內容，將社會保障環節中所涉及的檔案，從內容分類以及保管期限上做出明確的劃分以及有針對性的管理要求，并形成一定的綱領性文件，能夠保障廣大工作人員在從事檔案管理的過程中，有章可循、有制可依。同時，要將檔案業務的相關流程包括檔案收集、錄入、編號入庫，后期的調檔、移交和分寸方面的內容進行程序化的規定；定期對檔案數據進行統計和盤點，并形成一定的文字匯報內容，及時反映檔案庫存以及分類、轉移和封存情況，嚴格遵循檔案管理制度，并保持社會保障各個管理部門之間的消息流通和業務關聯，避免造成檔案信息的冗余和浪費。

三、加強人才培訓，構建多樣化、立體化的復式人才結構隊伍

檔案管理工作歸根到底是由人負責展開和進行的，因此要想讓其產生對于社會保障事業積極的推動力量，就必須加強對于現任檔案管理工作人員的業務培訓，提升其綜合素質，同時注意對高技術和管理人才的引入，充分構建起以高端人才為先導、以工作業務培訓為輔助的立體化、復式人才結構隊伍。具體來說，首先，要全面培養工作人員的思想積極性，保障其工作態度和熱情，只有能夠以飽滿的狀態投入到檔案管理工作當中，才有可能將其做好、做完善，反之消極工作、懈怠任務必然不利于工作的順利展開。其次，加強對于現有檔案管理人員在服務理念、信息化建設、網絡技術運營以及法律政策方面的培訓。隨著當前社會的不斷發展，社會保障工作不再是單一性的工作內容，其與其他行業之間充滿了關聯性，也正是這種聯系性的存在，促使檔案管理工作人員必須充實地武裝自己，全面提升個人的綜合素質，才能解決檔案管理過程中可能會面臨的各類問題，提升工作效率和服務質量。第三，加強檔案管理人員的團隊建設，以團隊的氛圍來提升每個人的工作意識與狀態，通過先進思想、作風的建設以及各種政策內容的傳輸實現穩定管理隊伍，保障各項工作能夠有條不紊、持續連貫地展開。

四、推進檔案管理相應的法律法規落實，助力全國范圍內社會保障網絡體系的形成

隨著當前信息科技的快速發展，網絡化以及信息技術化已經逐漸入駐檔案管理領域，也讓網絡平臺和資源共享的問題出現在檔案管理的過程中。但是由于檔案信息本身涉及具體的人事信息和個人隱私，如何保障其更好地服務于社會保障事業，同時又能以較為安全的狀態維護廣大群眾的合法權益，就成為了法制化國家以及法務流程所必須探討和思索的問題。對此，筆者認為廣大社會保障中心全面總結以往工作，尤其是在檔案管理方面所面臨的安全隱患和不穩定因素，并以文字形式呈報立法機關或政府單位，為其制定有關檔案管理安全方面的法律或是對其內容進行補充和修正提供廣泛實踐參考，保障全國范圍內社會保障網絡體系能夠穩定運營。從立法的角度來說，還應定期對檔案管理進行一定的調研和統計，針對不斷變化的社會發展主題以及社會保障政策，有針對性地將檔案收集、管理、網絡平臺共享，可對外公開信息范圍的限制進行明確說明和統一要求，將其作為重要的輔助性法務文件，為廣大工作人員提供重要的參考和指示。

綜上所述，檔案管理工作作為當前社會保障事業的重要組成部分，加強對其的管理和運營將有助于維護廣大群眾的基本權益，從而實現全社會范圍內各項社會福利事業以及保障措施的穩步推進和運營。而要想充分發揮這樣一種推動作用，首先，要加大檔案管理工作力度，充分發揮思想意識對于工作的能動作用。其次，要建立健全檔案管理制度，有效保障社會保障事業的運營基礎。第三，要加強人才培訓，構建多樣化、立體化的復式人才結構隊伍。最后，還需要推進檔案管理相應的法律法規落實，助力全國范圍內社會保障網絡體系的形成。同時，必須注意的是，檔案管理工作現有的檔案管理人員要基于目前檔案管理發展現狀，向社會以及政府的廣大人員積極宣傳其作用和重要性，爭取到更多的資金以及政策的支持，為其穩定發展和長久運行提供有力的保障與基礎。

（作者單位為大理白族自治州人力資源和社會保障局信息中心）

參考文獻

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