淺談對檔案工作職責的理解

周靜

摘 要：從工作內容到工作態度方面淺談對檔案工作職責的理解。首先對藍圖工作的工作步驟做了詳細的記述，從各個方面說明檔案工作的工作重點；然后從工作態度方面分兩點（對工作的理解和服務的心態）說明了做好本職工作應具備的最基本條件。

關鍵詞：存檔文件；目錄編寫；入庫；借閱

作為一名檔案人員，特別是新入職的檔案人員來說，更多的了解和正確的履行檔案人員職責是至關重要的，能使我們更清晰的了解自己的工作內容和工作的重要性，從而更好的完成我們的本職工作。

首先，我們需要嚴格的貫徹和執行有關檔案工作的方針、政策、指示和規定，接受上級部門的業務指導和監督檢查，積極參加業務培訓，不斷提高業務技術水平和管理水平，使檔案工作更加標準化、系統化、規范化。

作為藍圖組的一名成員，我們需要對交接來的紙質文件進行檢查，主要檢查對象為其中的目錄編排和印刷裝訂質量，對于有些許欠缺的文件負有指出并對修改后的文件繼續進行檢查的責任。

紙質文件的簽署也是檢查的一個重要環節，是否簽署是保證文件的完整性和可追溯性的一個重要標志，當然也是我們檢查的一個重要部分，對于缺少簽署或簽署不全的文件，我們需要督促相關人員整改。

文件的電子版也是我們檢查的一個重要方面，電子版中文件是否齊全，是否與紙質文件一致都是我們需要檢查的部分。保留文件的電子版能保證文件長時間的保存，此為紙質文件的一個強有力的補充，并且對后續相關項目的借鑒和利用提供了便利。為了保證后續借鑒工作的準確性，電子版與紙質文件一一對應，便成為我們的又一重要的工作內容。

在對文件的紙質版和電子版都進行了嚴格的檢查之后，我們需要對其進行歸檔操作，由于文件電子版已存在一體化系統這個便利的平臺，那么我們存檔方面的工作量就主要放置在紙質文件存檔這個方面。為了保證紙質文件日后的借閱工作，我們需要對其進行編碼和條目的錄入，以方便日后的查找和利用。

在存檔文件檔案本的編寫過程中，易查性是一個重要的指標，存檔文件需要借閱人員便于檢查才能體現它的意義，所以檔案本的編寫需要按照一定的順序，這就需要存檔人員對存檔文件和目錄編制有一定的了解并對存檔文件做一定的歸類，從而大大減少查詢目錄時的時間和精力。

存檔文件目錄編寫完畢后，即需要對存檔文件進行入庫的操作，同樣為了保證借閱的便利，我們需要嚴格按照項目號、文件號的順序，在庫中從上到下、從左到右的排放，以便于借閱時的拿取。

在圖紙借閱的環節，我們更需要盡職盡責。首先，我們需要對借閱人的身份進行核實，并與借閱證相對應；同時，對借閱人的借閱記錄也需要進行查對，對有超期圖紙的人員，我們需要責令其歸還，并在歸還后才予以繼續借閱圖紙；對于借閱單的審批情況，我們也需要核對，不同類型圖紙的審批環節不同，需要分情況對待。

在完成本職工作的同時，我們還需要對相關知識進行總結和繼續學習。首先，對于各種業務培訓需要積極參加；同時，由于工作的性質，《檔案法》和《保密法》我們也需要有一定程度上的了解。

做好本職工作，除了對工作的步驟熟練掌握之外，還需要對工作有一顆熱忱的心。如何能做到對工作充滿熱忱呢，我認為至少需要做到以下兩方面。

首先，需要對工作的重要性有一個深刻的了解和認識。檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。而檔案工作在我院的工作環節中也是十分重要的一部分。對于設計單位，經驗是十分寶貴的財富，我們需要在一個又一個的項目中磨練，從中總結，獲得提升。而一個人接觸的項目是有限的，于是藍圖檔案就成了聚集設計財富的寶庫。

其次，檔案工作者要有一顆服務的心，檔案工作的一個重要方面，就是利用和可追溯，我們的工作需要保證這一特性的便利和有效開展，能夠在第一時間滿足借用者的查閱需求。我們藍圖檔案工作需要操作人員的耐心、細心、同理心，愛心，更重要的是責任心。藍圖存檔工作雖然每個環節都并不困難，但是能夠按部就班的實施，也是需要很多耐心的，一份圖紙從印刷成冊到入庫，中間需要經歷很多個環節，為了保證以后設計人員快捷、有效的應用，每個環節都需要做到；而正是為了保證這每一個環節的準確無誤，細心就必不可少；同理心更是體現在對設計人員的理解上，設計是個速度與質量共進的工作，我們應該站在他們的立場，及時的滿足他們的借閱需要；還有的，就是愛心，我們要把設計人員的需要放在重要的位置，最終保證院里工作的順利開展；然而最重要的，還是責任心，我們需要保證每一步工作都按照規章制度，對于非程序性的做法，要立場堅定，但仍要和風細雨的表達立場。

檔案管理工作還需要和基礎建設工作緊密的相結合。我們需要深入設計項目，適度了解項目運行的程序，能夠有利于我們檔案工作的開展。還有一點十分重要的就是，讓設計部分更好的了解我們的工作，以減少由于相互不了解而產生的摩擦。

檔案工作需要細致入微的工作態度，更需要一顆責任心，才能將工作做好。