淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

趙1婧雅

摘 要：文書檔案管理是企業(yè)的重要基礎工作，是企業(yè)記憶的真實記錄。文書檔案的科學、規(guī)范直接關系到檔案利用、檔案開發(fā)工作的開展，關系到文書檔案價值能否充分、有效地發(fā)揮。本文探討了文書檔案管理中存在的問題及對策。

關鍵詞：文書；檔案管理；問題；對策

文書檔案的管理對于社會組織來說意義重大，文書檔案的管理水平也能夠體現相關單位、組織的辦公水平。隨著社會的不斷發(fā)展，要對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展，充分發(fā)揮單位檔案的巨大功用，才能從更廣泛的層面更好的服務于單位、組織的各項工作，促使各個流程順利進行，實現與社會同步發(fā)展。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）領導對檔案管理工作重視程度不夠

企業(yè)領導最重視企業(yè)的安全、生產工作，很少關心檔案工作，在一些領導眼中，檔案工作說起來重要，做起來次要；需要用檔案時重要，不用時不重要，把檔案工作想得很簡單，認為把文件收到檔案室即可，加之檔案管理工作投入大，不見效益，所以領導不重視，簡單認為只要把文件保存起來，需要時能夠找到提供利用就行。

（二）檔案管理人員專業(yè)知識不強，責任心不夠

由于領導的重視程度不夠，很少招聘檔案專業(yè)人員，幾乎都由辦公室人員兼任檔案管理員，所以兼職檔案管理人員的專業(yè)知識不夠，不能及時解決在文書檔案管理工作中存在的問題，收集檔案不齊全、在歸檔過程中分類不合理，不利于文書檔案工作順利開展，最終導致文書檔案管理工作人員與實際工作需要脫節(jié)，缺乏系統(tǒng)性，不能有效提供利用，阻礙檔案管理工作的有效進行。

（三）文書檔案管理工作規(guī)范性不強

在企業(yè)文書檔案管理普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現在檔號不規(guī)范，案卷標題不規(guī)范等現象，一個管理員就是一個標準，從而存在組卷混亂，嚴重的卷內目錄都存在缺失情況，檢索還靠手工檢索等。

（四）文書與檔案之間聯(lián)系不緊密

在企業(yè)實際管理工作中，文書和檔案實行分塊管理，一般文書由文秘進行處理，一年甚至幾年不交檔案室，使得文書和檔案完全分離，一定程度上造成文書管理人員對檔案管理工作意識薄弱，而檔案管理人員只關注檔案，對文書工作缺乏考慮，對文書內容不熟悉等，導致文書與檔案脫節(jié)。

二、提高文書檔案管理的對策

（一）做好文書檔案管理的基礎工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。文書工作與現代信息技術的有效結合是社會發(fā)展的必然結果，所以文書工作者要不斷學習信息技術將與實際工作有效結合，不斷提升自身業(yè)務素質素養(yǎng)以及計算機、信息技術的學習，結合文書工作及檔案管理工作的特點，制定合理的文書檔案管理人才機制的培養(yǎng)。

（二）做好檔案的搜集整理工作

要從日常的小事一點一滴做起，在上級發(fā)文后，做好收文等級，要對文件的保存價值和儲存價值進行評鑒，對檔案進行規(guī)范整理，以方便查閱。對于檔案的整理工作，要重視每一個細節(jié)工作，對于自生文件，要根據文件性質，比如簽發(fā)文、定稿、改稿等進行規(guī)整，統(tǒng)一成冊，由零散的“頁”整理為“件”，最后裝訂成“卷”，做好入庫前的準備工作。另外，為了保證工作正常進行，提高文秘工作人員檔案的工作效率，單位要加強文秘工作人員的技術培訓，重視文書檔案管理工作，做好節(jié)本的收發(fā)、裝訂工作。

（三）規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法

首先，要全面普查案卷。要剔除一些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。這是實現檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步。其次，重新組合案卷，實現案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工填寫，以保證案卷更加規(guī)范。第三，規(guī)范題名，提高檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅有查全率是不行的，還須同時保證查準，因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。

（四）提升文書檔案管理人員的綜合素質

提高文書檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。要注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。

（五）完善文書檔案管理工作信息化建設

就目前來看，文書檔案管理信息化建設已經成為提高企業(yè)檔案管理工作質量的主要方法。企業(yè)文書檔案管理人員應當引進合理的計算機系統(tǒng)，以此分析文書檔案管理各個環(huán)節(jié)中信息化實現的可能性，推進文書檔案管理工作的規(guī)范化于標準化。文書檔案管理工作的規(guī)范化，是一個系統(tǒng)性工作，需要重視企業(yè)工作人員建檔、歸檔意識的提升，在此基礎上推進文書檔案電子化發(fā)展。隨著計算機技術的廣泛應用，無紙化辦公模式已經逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理模式，因此企業(yè)文書檔案管理工作人員應當合理利用計算機網絡技術，提升文書檔案管理工作的整體效率與質量。

總之，文書檔案管理工作，對于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的意義，不僅能夠記錄企業(yè)的發(fā)展過程，還能夠預測企業(yè)的發(fā)展趨勢。對于企業(yè)文書檔案管理工作的規(guī)范化，主要從完善文書檔案管理工作信息化建設、重視文書檔案管理隊伍的建設以及建立健全文書檔案管理制度等多個方面著手，確保企業(yè)文書檔案管理工作的合理性、規(guī)范性，在此基礎上促進企業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻：

[1]李超.企業(yè)文書檔案管理滯后性探討[J].企業(yè)改革與管理，2016（01）.

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