論述文書檔案的整理與保管方法的創新

王耀萍

摘 要：文書檔案無論是在社會發展還是在企業的發展中都起到了至關重要的作用。對檔案進行整理就是對其進行管理，進而提高檔案信息的利用率。從文書檔案本身來看，其真實性較為突出，不僅反映出了企業的工作現狀，同時對于其發展的趨勢以及發展的目標等都具有一定的促進作用。可見檔案在社會發展中的作用是不可小覷的。能夠為企業的領導者做出重要的決策提供數據信息的支持。因此，本文主要對文書檔案的整理和保管的方式進行創新，希望能夠給相關的文書檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

關鍵詞：文書檔案；整理；保管方法

文書檔案的利用率逐漸升高，因此，做好檔案的整理和保管工作是前提和基礎，最重要的是檔案管理方式不斷地與時俱進，主要是為了能夠更好地適應社會的發展。在做好檔案的管理工作的基礎上要不斷創新，進而發揮文書檔案管理工作的效率，提高管理工作的價值。

1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限

從文書檔案的歸檔范圍上看，不同的單位具有不同的規定，同時也需要根據檔案信息本身的特點來進行歸檔。其保管期限也是如此，檔案的價值是確定保管期限的重要因素。各大企事業單位都是根據檔案文件對于單位發展的貢獻和價值來判斷文書檔案的歸檔范圍和保管期限。進行歸檔的文書檔案主要可以分為以下兩種：一種是針對單位分發的文件類型，其中包括單位機構、人事以及職稱、物資、經費等等工作內容做出的皮膚、通告等。這一方面的文件具有一定的法律效益，因此，需要進行長期保存。相關的文書檔案管理工作人員需要對這類文件加強重視。另一種就是上級下發的法律或者是政策的規定，作為企事業單位執行的依據，這些文件只是在一時具有較大的效力，但是一段時間之后，就是失去了作用，因此可以進行短期的保存。

文書檔案的歸檔工作包含的范圍相對較廣，不僅有正式的文件，還有對短期工作的總結和報告、領導的講話以及工作部署的文字形式等等。對于相對重要的內容要將進行永久性的保存，如果是價值和作用一般的檔案可以進行長期保存，然后根據檔案的具體應用情況來確定以后的保存時間。同時要做好檔案文件的歸檔工作，尤其是一些合同或者是協議等都需要進行歸檔處理。

以下下屬文件包括計劃、總結以及報表等要進行歸檔處理，其長期性和短期性，需要根據文件的重要程度來確定。由于企事業單位的檔案歸檔類型較多，且文書檔案具有一定的權威性，因此，需要將其分成黨群工作文件、行政管理文件、經營管理文件以及生產技術文件等等。歸檔工作主要是為了保證以后工作的合理性和高效性。

2 文書檔案的整理方法

2.1 文書立卷責任部門

從文書檔案立卷責任管理部門來看，主要是有文書或者是相關的收發人員來進行檔案信息的收集和歸檔。我國為了保證檔案立卷工作的科學和合理性，已經建立了一定的立卷制度。可見立卷工作的重要性。檔案對于企事業單位來說可以說起到了監督和控制的作用，但是有些小的企業單位還沒有明確的管理制度，檔案管理工作的規范程度還不夠。在具體的工作過程中，都是有文員來進行檔案的歸檔和整理工作，其規范性和全面性就得不到保證。造成檔案的內部質量不高，立卷制度不完善，文書檔案管理工作無法適應社會發展的需要。

2.2 文書立卷的基本要求和方法

在進行文書立卷工作的過程中，需要遵守的主要原則就是文件材料本身的規律和聯系，要保證文件本身的整體性，對于不同價值的文件進行分類整理，其保管方式也存在著明顯的差異，可以從以下幾個方面來進行具體的闡述：

2.2.1 分年度。正確的整理方式是要將文書檔案按照年度來進行整理，這也是立卷工作需要遵循的基本特征，如果是特殊的文件要進行立卷工作，其中包括一些計劃和統計報表等。

2.2.2 分級別。在分級別處理的過程中需要嚴格按照上下級文件的密切關系來進行，要將上下級的文件進行分開組卷。但是如果是一些批復可以將其放到一起，要注意區分上下級。

2.2.3 分類別，注意問題的專門性和問題之間的聯系，按分類方案分成若干類，如企業先按四大類分開，每一大類再按文件多少分成若干卷。

2.2.4 分保管期限，注意保持問題的完整性。一般需要永久、長期、短期保存的文件應分別組卷，但為了保持文件間的有機聯系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。

2.3 文書立卷的操作程序

2.3.1 初步立卷：根據每年形成的材料數量，剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

2.3.2 擬寫案卷題名。案卷題名應當準確概括本卷文件的制發機關、內容、文種，文字應力求簡練、明確，一般案卷題名應具備作者、內容、文種三要素，如涉及重要地區的要標出地區，涉及特定時間的要標出時間。

2.3.3 卷內文件排列與編號

a卷內文件排列，密不可分的文件應當依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發件在前，被轉發件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問題的文件與電報應根據內容和文件一起依次序排列；案件材料結論、決定、判決材料在前，依據材料在后。一般文件可按問題或時間順序排列。

b裝訂的案卷要編頁號，卷內文件凡有文字、圖象等頁面都應每頁編寫一個號，空白頁不編號。編寫應該用阿拉伯數字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁號。不裝訂的文件編件號，要蓋檔案號章，在檔案號章內寫檔號、件號。

3 文書檔案的保管措施

3.1 編制歸檔文件責任者、內容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機進行找出。另一方面，我們可以通過對列出歸檔文件的性質，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質進行合理的歸檔。

3.2 根據現行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責任者、內容、文種；模版二：內容、文種。這樣可以為計算機的自動抽詞提供方便。

3.3 編制計算機的歸檔程序。對電子文件的標題名中各個字段進行比較，對責任者、內容進行一次性的抽取，并給予相應的分數。它們共同組成了編制工作的核心。

3.4 每一份文檔形成電子文件后，需要在設計好的程序中運行，通過對運行后的總分數確認可以實現初步的保管期限，并對其進行人工審閱。

結束語

文書檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責所在，確定文書檔案的管理范圍。本文通過對文書檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細闡述，提出了對檔案創新保管方法。做好文書檔案的管理工作要與科技的手段相結合，運用計算機輔助文檔的管理，達到管理的合理性和科學性，為社會各個領域的發展提供完整的參考資料。■

參考文獻

[1]史衛軍.新時期檔案工作的走向[J].吉林水利，2003（S1）.

[2]張燕.新世紀檔案工作的創新[J].黑龍江交通科技，2007（12）.

[3]田德賢.淺談企業電子檔案的整理和保護的意義[J].中國新技術新產品，2008（16）.