現(xiàn)代檔案管理體系發(fā)展趨勢分析

艾博++李冬梅

摘 要：結(jié)合實際，針對現(xiàn)代檔案管理體系發(fā)展趨勢進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案；管理體系；發(fā)展趨勢

傳統(tǒng)的檔案管理模式以人工為主，不僅工作效率較低且極易存在失誤現(xiàn)象，已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展需求，基于信息化以及自動化建設(shè)的發(fā)展形勢，檔案管理模式創(chuàng)新具有必然性。現(xiàn)階段，我國現(xiàn)代檔案管理已逐漸形成了數(shù)字化管理平臺，本文以客觀層面為切入點，對現(xiàn)代檔案管理體系在未來的發(fā)展進(jìn)行論述。

1 現(xiàn)代檔案管理體系概述

1.1 特點

現(xiàn)代檔案管理體系主要提煉于傳統(tǒng)檔案管理的發(fā)展歷程，主要內(nèi)容是對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行信息化處理，例如，檔案資料查閱、管理、鑒別以及收集等。相對比傳統(tǒng)檔案管理而言，現(xiàn)代檔案管理結(jié)合了先進(jìn)的信息化技術(shù)，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)，例如，電子文檔等，利用計算機(jī)可以對其進(jìn)行有效的儲存、管理以及查閱，促使檔案信息實現(xiàn)了資源共享。應(yīng)用現(xiàn)代檔案管理體系，需要數(shù)字化平臺作為支撐，通過數(shù)字化平臺，可以為受眾提供檔案管理服務(wù)，不僅為受眾的檔案查閱提供了較大的便捷性，還有效提高了檔案信息利用率。

1.2 優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理模式，在記錄、保存信息資料時往往只能選取紙質(zhì)文件，不僅不利于受眾及時查閱相關(guān)信息，占據(jù)大量的儲存空間，還不利于檔案管理者進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)缺失等現(xiàn)象。基于數(shù)字管理平臺的支持，擇取現(xiàn)代管理模式儲存檔案信息，不僅可以提高受眾的信息查閱速度，還可以節(jié)約檔案儲存成本與空間，除此之外，利用計算機(jī)管理檔案信息，可以有效提高檔案存儲的安全性，避免檔案遭受人為破壞、自然災(zāi)害，例如，人為損毀、火災(zāi)、水災(zāi)等。擇取現(xiàn)代管理模式，可以有效提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理的有序性、規(guī)范性。

1.3 完善措施

要想有效完善現(xiàn)代檔案管理體系，必須優(yōu)化軟件使用以及軟件配置管理。首先，要確保軟件實現(xiàn)全面配置，確保其擁有良好的性能，不存在功能缺失的問題。在現(xiàn)代檔案管理體系的應(yīng)用過程中，軟件與硬件的配置十分重要，只有軟硬件實現(xiàn)最優(yōu)配置，才能確保在檔案管理過程中，管理軟件可以成功地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，并將其完整地保存在數(shù)據(jù)庫中。其次，保存完檔案信息數(shù)據(jù)后，還要對其實施整合管理措施，為檔案信息檢索工作奠定良好的基礎(chǔ)條件。

2 現(xiàn)代檔案管理體系在未來的發(fā)展

2.1 先進(jìn)的管理手段

基于信息化以及數(shù)字化的發(fā)展形勢，檔案管理工作必將不斷創(chuàng)新與發(fā)展。全新型且更貼合社會發(fā)展需求的檔案管理模式必將全面取代現(xiàn)今檔案管理模式，新型檔案管理模式不論是管理方法，還是管理理念均會有大突破，而且隨著新型檔案管理模式的應(yīng)用及推廣，相關(guān)管理內(nèi)容也將得以全面革新與深化。基于檔案管理體系的未來發(fā)展趨勢，檔案管理工作畢竟更具快捷性與簡便性，檔案管理人員在工作過程中，要保證具有良好的管理質(zhì)量與效率。因此，新型檔案管理體系必將對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行合理有效的優(yōu)化與完善，例如，檔案調(diào)研、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編制以及檔案采集等，從而推動檔案管理工作全面實現(xiàn)自動化，致使多項業(yè)務(wù)之間可以實現(xiàn)無縫銜接。除此之外，新型檔案管理工作還會具有云端推送服務(wù)功能，促使網(wǎng)絡(luò)資源共享覆蓋面更廣，這種創(chuàng)新與發(fā)展，將會促使檔案管理工作進(jìn)一步實現(xiàn)信息化與數(shù)字化建設(shè)。

2.2 管理方法多樣化

現(xiàn)階段，數(shù)字化觀念已經(jīng)深入人心，并受到了很多行業(yè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用及大力推廣，隨著社會的發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域必將出現(xiàn)大量的新潮思想與管理理論，除此之外，科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，也將推動檔案管理軟件實現(xiàn)全面創(chuàng)新，促使其類型更具多樣化，數(shù)量規(guī)模更加龐大，基于這種發(fā)展形勢，檔案管理方法的發(fā)展趨勢必將是多樣化建設(shè)。檔案管理的這種發(fā)展趨勢可以為相關(guān)人員提供一個討論平臺，結(jié)合實際與理論相連的方式，可以提高人們對新型檔案管理模式的認(rèn)知程度，進(jìn)而對其進(jìn)行有效的革新與完善，促使其成為具有科學(xué)性、合理性、有效性以及可行性的新型管理方法，這種發(fā)展趨勢必將推動我國檔案管理工作實現(xiàn)進(jìn)一步完善。

2.3 完善的管理制度

建立檔案管理體系屬于系統(tǒng)性工作，它需要整合多項檔案管理任務(wù)，例如，確立檔案管理制度、設(shè)立檔案、設(shè)置檔案管理組織機(jī)構(gòu)以及建設(shè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施等，檔案管理工作為了適應(yīng)未來社會的發(fā)展需求，必將會對檔案管理制度提出更加規(guī)范性的要求，建立健全檔案管理制度將成為檔案管理工作的主要任務(wù)。建立具有良好的完善性以及規(guī)范性的檔案管理制度，可以有效提升檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平。未來社會的檔案管理工作必將對檔案管理的業(yè)務(wù)進(jìn)行全新規(guī)范，例如，資源共享、技術(shù)鑒定、數(shù)據(jù)交換以及文檔保存等。

2.4 管理專網(wǎng)實現(xiàn)開放建設(shè)

未來社會，網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍將越來越大，發(fā)展水平越來越高，檔案管理工作為了將優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給更多的受眾，必將對管理專網(wǎng)進(jìn)行開放性建設(shè)。隨著檔案管理專網(wǎng)訪問人數(shù)的不斷增加，檔案管理工作會積極引進(jìn)大量的先進(jìn)設(shè)備以及專業(yè)人才，從而確保檔案信息具有良好的利用率。■