檔案管理與知識管理的聯系與對比分析

王彩榮

摘 要：我國的科技水平和經濟水平都有了非常大的提升，同時我國的社會生產力也得到了很大的改進，當前我國的檔案管理工作越來越受到了人們的重視，知識在檔案管理中占據著越來越重要的位置，在管理的過程中也越來越重視知識的應用，在知識管理的過程中也越來越重視知識管理方面的投入力度，本文主要分析了檔案管理與知識管理的聯系與對比，以供參考和借鑒。

關鍵詞：檔案管理；知識管理；聯系與對比分析

檔案知識管理在當今的檔案管理中是非常重要的一種管理理念和管理模式，檔案管理更加強強調的是企業在發展過程中所形成的各種檔案信息，這種檔案就是對一系列活動進行有效的真實的記錄的過程在使用這些檔案的過程中能夠充分的運用自己掌握的知識和技能來對生活中遇到的各種問題予以解決，這樣也充分的應用知識，提高了檔案管理的水平。

1 檔案管理與知識管理概述

檔案管理也經常被人們稱作是檔案工作，在管理的過程中，它能檔案信息進行妥善的保存，同時也能為使用者提供相應的使用服務，檔案管理工作是我國檔案事業發展過程中非常重要的一個環節，所以檔案管理也逐漸在大眾的生活仲裁得到了普及和接受。

知識管理和檔案管理相比比較容易受到人們的忽視，知識管理在企業的管理中是使用自身已經具備的知識促進新疆西共享的一個重要的途徑，知識管理能夠根據當前的發展情況不斷的對企業的發展水平和創新能力進行有效的變革和調整，所以知識管理在實際的工作中還是發揮著十分重要的作用。

文檔知識管理系統，通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。

2 檔案管理與知識管理的聯系

2.1 管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為“六個環節”（或“八個環節”）：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、（編目與檢索、編輯與研究）、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象（文件、檔案或知識），予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優化；最后將其提供利用，使之實現價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。

2.2 管理目的相近

在檔案管理工作中，工作的核心一直都是為廣大的人民群眾提供更加優質的服務，他們希望能夠通過自己的工作為客戶提供高質量的檔案服務，以便有效的促進相關活動的順利開展，從而也能滿足不同檔案使用者的實際需要，這也是檔案工作中最為重要的一個內容，檔案管理和知識管理在工作的目標上也具有非常強的相似性，檔案管理和知識管理都是為了能夠給檔案使用者提供更加全面具體的檔案信息或者是與之相關的知識服務，這樣就可以有效的保證檔案信息的開發和利用效果，知識管理工作最終也是為了能夠更好的保證個人或者企業可以具備更強的綜合實力，知識管理中也一定要及時的為客戶提供優質高效的知識服務。

2.3 管理對象重疊

檔案管理的對象是檔案本身，而只是管理的對象是知識，將檔案管理工作中充分融入知識的因素能夠有效的保證檔案管理質量的提升，在檔案管理中能夠融入的知識都是以電子形式或者是紙質形式存在的，從某種意義上來說文件檔案實際上也是知識的一種，同時它也是知識管理過程中的一項十分重要的內容，在這個層面上去說，二者也存在著一定的相互重疊的地方。

2.4 管理技術相同

當前我國的數字化建設越來越好，所以在文件檔案管理的過程中會應用到各種各樣的系統，在這樣的情況下，對檔案信息的管理和處理也應該逐漸向數字化的方向發展，所以在檔案管理的所有流程當中很多都要依靠現代信息技術的不斷發展和支撐。高質量的知識管理也必須要以現代的信息技術和現代化的通訊技術作為重要的依托，所以在知識管理和檔案管理中都要在現代信息技術的支持下才能很好的得以實現。

3 檔案管理與知識管理相差相異

3.1 傳統檔案管理理念中，把檔案管理簡單的歸類為一項單純的管理工作，是管理技術與管理人員的結合；而知識管理不僅看到了其管理層組織和技術水平，還把它理論化，轉化為價值觀念、范式等理論化的東西，包含了更高層面的管理體系。

3.2 電子檔案的管理是信息化社會的客觀需要和檔案專業融入現代社會的必然選擇。從管理深度來看，傳統檔案管理主要是對文件、檔案實體（載體）的管理；而知識管理更重視對文件、檔案內容（信息、知識）的管理。

3.3 我國電子信息技術的不斷發展和進步也使得我國的檔案信息管理逐漸從紙質檔案的管理轉向電子檔案信息的管理的過程，在以往的檔案管理中主要強調的是檔案長期的保存和管理的過程，但是知識管理比較重視的是檔案信息內容的管理和利用，所以二者在管理的重點上存在著非常大的差異。

3.4 傳統的檔案管理的對象僅限于檔案信息的載體本身，如檔案文件，而知識管理則側重于檔案文件中的知識、圖書情報中的外源顯性知識及工作人員大腦中產生的隱性知識。

3.5 檔案管理更加重視的是對檔案的整體性和真實性的管理，從而更好的保證其在很長時間之后依然有非常好的利用價值，知識管理的過程中比較重視的是檔案信息的實用價值，在管理的過程中希望檔案信息能夠得以充分的使用。

3.6 檔案管理中比較重視對文件按照相應的程序進行管理，同時它也比較重視制度在管理工作中的規范作用，知識管理能夠接受一些新鮮的事物，在管理方式和管理理念上也更加的靈活，檔案管理比較關注的hi文件的整個審查程序，但是知識管理相對就非常的寬松，沒有非常多因素的限制。

結束語

近年來，隨著電子信息技術發展，辦公自動化、標準化、網絡化逐漸完善。現代計算機技術和通信技術在辦公室日常工作中的廣泛應用，從根本上改變了傳統的辦公方式，實現了辦公自動化，但是同時對機構內部的檔案管理產生了巨大的沖擊。在管理對象、管理流程、管理技術等方面，檔案管理與知識管理非常的相似與接近，甚至在某種意義上是相輔相成的；但它們在管理范圍、深度、側重點、特點等方面又不太一樣或相差甚遠。■

參考文獻

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