關于企業檔案信息化建設的實踐與思考

靳永新

摘 要：檔案信息化建設和檔案信息化，如今已經成為了檔案事業快速發展的必然選擇。通過黨以及國家曾指出“以信息化帶動工業化”的要求，直到后來國家檔案局提出的“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”，檔案信息化和檔案信息化建設，已經成為了檔案信息服務社會的最好的方法。過去實行的檔案實體管理體制已經發生了完全改變，檔案信息化和檔案信息化建設勢在必行。

關鍵詞：企業；實踐；問題分析

目前全省乃至全國各地都在搞信息化建設，從各級國家檔案館的館藏數字化到各單位的數字檔案室建設；從電子文中心、電子閱覽室、登記備份中心到農村檔案信息共享等，可說是熱火朝天。如何加快檔案館的數字化建設及電子檔案的安全保管便顯得尤為迫切。

1 目前檔案部門信息化建設方面存在的問題分析

從上文可以看到雖然這些年建設不少的信息化項目，但是由于歷史和現實因素難免存在不少問題，匯總為以下五點：

1.1 各自為政、散亂小

現在建設檔案信息化系統往往是由業務部門發起需求，但是檔案局目前的業務范圍還是比較廣，業務分散，內容繁多，系統之間的關聯與整合不夠。建設各自系統的時候受部門條條框框的影響較大，缺乏統籌安排，導致每個對應的信息系統都是“麻雀雖小，五臟俱全”，重復度大。

1.2 費財費力，專業技術力量簿弱

信息系統有個特點，需要支撐起ISO標準的7層結構，比如物理層，鏈路層，網絡層等等一直到應用層。這樣每套系統建設的過程需要覆蓋考慮這些層級對應的設備和軟件，為了更好的保質保量的完成這些工作，除了購買各類設備之外，在建設過程和運行維護階段我們還需要配備各個方面的專業人才，但是這些對我們來講都是很大的負擔，檔案局普遍情況下是沒有足夠的計算機專業技術人員。

1.3 沒有統一規劃、規范

每套系統的建設都有其自身的原始需求，但是在社會發展和檔案局業務自身建設的大環境下，這些需求都會有個發展曲線，呈現從小到大，從低層向高層發展的趨勢。往往各個IT供應商都是依據項目建設當前階段的要求，沒有長遠的規劃就容易導致項目剛開發完畢又落后于實際需求，最后很多項目就是建設周期長并且老是需要打補丁，用戶和開發商互相都不滿意。

1.4 數據安全隱患大

現在各個信息系統雖然都有各自的存儲設備，比如大硬盤乃至磁盤陣列，但是用戶方的備份和恢復措施往往不足，就曾有單位在搬遷機房過程由于保護措施不力導致檔案數據丟失的事故。目前各單位的系統還是在政務內網或局域網為主運行，以后隨著檔案面向社會，面向公眾的開放必然建設具有互聯網的檔案公共資源共享系統，這個時候對黑客，木馬等等方面的考慮現在還沒有全面的深入開展。

1.5 發展進入死胡同

綜上所述，現在檔案局的信息化部門在工作中發現越來越受到各個方面的局限與約束，在建設規劃前比較缺乏清晰目標，建設后又沒有有效的客觀評估。同時對于未來如何開展工作缺乏循環上升的思路。這種情況不僅僅是在檔案信息化存在，在其他地方也很普遍。在美國的管理信息系統的專家就曾經對將近200多個公司和部門發展信息系統的實踐和經驗做出了總結，并且提出了信息系統進化的階段模式，也就是所謂的諾蘭模型。

2 檔案信息化建設需要遵守哪些原則

2.1 文檔一體化

這是檔案信息化的基礎前提。同時也要求我們一定要把檔案信息化融入到辦公自動化的總體布局當中，和辦公自動化融到一起。而且，檔案人員也要盡快融入到其中，并且要指出相應的檔案管理及電子文件歸檔方面，真正能夠應用的要求。

2.2 歸檔雙軌

這一個過度的原則指的是紙質文件轉型向電子文件。雖然電子文件目前還在大批的生產和應用，但他的法律作用和憑證并沒有取代現在已經正在廣泛使用的紙質文件。有專家曾提出，紙質文件和電子文件在很長時間里將會共存，并且根據國家檔案局的相關政策，電子文件將會和紙質文件一起共存。

2.3 前瞻

檔案信息化建設最終是為了構建一個數字化檔案館，通過信息系統的加工及網絡傳輸，把檔案資源和檔案管理合理的分配使用。這個程序需要分層次、分步驟，而且是一項大投資并且十分復雜的工程。其中硬件設施、網絡設施、開發軟件、投入數字化信息技術等等，都需要十分昂貴的資金。所以，在信息化實施中，企業內部的檔案館在有限的資金條件下，一定要審時度勢，進行合理的論證，并且要全力保證軟件配置和開發在每個階段都一致，把資金全部用在信息化建設的重要部分和階段，保證軟件和硬件資源呈現可承性，同時還可以滿足當前信息業特有的特色和要求。

2.4 實用

檔案信息化建設體現在質上，而不僅是單純的量上。在建設檔案信息化期間，檔案館一定要堅持實用原則。不僅要對館藏檔案目錄數字化處理，還要有選擇性的對館藏檔案全文數字化，在信息服務的內容形式上下功夫。通過自身特點來滿足社會不同人群的需求，使自己的信息有著唯一性，最終讓更多的利用者直接選擇你的網站。通過利用者提出的要求，把館藏信息資源逐漸完善成有序、統一的信息資源，把這些合理的聯系起來，便可以為利用者提供一系列優質的服務。

3 結語

通常情況下，我們把檔案管理模式變得以檔案實體保管為主，并且完善成為檔案實體的數字化信息，最終向社會提供服務為核心的過程，我們稱之為檔案信息化。在這個過程中，要實現檔案信息的網絡數字化、檔案信息的傳遞、接受、存儲和利用的一體化，但這一切都讓檔案管理的模式發生了徹底的變化。同時，檔案信息化建設指的是，通過數據庫的技術和數據壓縮技術、掃描技術，把聲像及紙質文件這些以往的文件，和檔案館所館藏的文件，系統地構建成為一個檔案信息庫。

參考文獻：

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