如何發揮現代國企秘書的有效職能

徐文靖

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）02-000-01

摘 要 隨著國有企業深化改革，企業秘書的地位得以凸顯，企業賦予秘書的職責不斷強化和擴大。作為國企秘書，必須找準角色定位，努力提高職業素養，完備自身知識結構，自覺融入大局，才能系統、有效地發揮秘書職能。

關鍵詞 國企 秘書 有效職能

隨著中國改革開放的日益深入和現代國企的快速發展，企業面臨的競爭越來越激烈。參與企業主體工作的秘書，其職業素養直接關系到企業工作水平，并對企業決策有著相當的影響。

一、現代國企對秘書職能轉化的要求

（一）從傳統技能型向智能型轉化

我們今天已經屬于信息技術高速發展的時代，信息技術給我們的生活以及方方面面的都帶來了翻天覆地的變化。在這個信息技術發展的大背景下，我們對秘書工作的要求也越來越高，秘書素質要跟隨時代的潮流，要在掌握齊備的專業基礎知識和理論知識的基礎上，主動積極地學習計算機網絡信息技術，提高科技含量。此外，秘書還要充分了解其工作的企業的具體經營情況，只有在熟悉企業業務的情況下，結合國內外經濟動向，才能在工作中出色地完成任務，協助管理。最后，一個優秀的秘書應該要掌握一門外語和必要的外貿和涉外知識以及相關的法律法規。這是屬于從傳統的技能型向智能型轉化的過程。這樣的秘書將屬于智能型群體，使對企業發展十分重要的主力軍之一。

（二）從事務性服務向信息化服務轉化

信息已成為當今世界資源的重要組成部分，能否捕捉到核心信息是社會活動效率的關鍵因素，信息收集和整理是秘書工作的重中之重。作為一名優秀的秘書，就應該發揮好其輔助領導決策的作用，輔助領導決策要求秘書首先要掌握本企業經營生產的具體情況，做好市場調查工作，把各方面有效的數據和信息搜集起來，并有效地進行歸類整理，以供領導決策提供必要的參考。這是一個現代秘書必須具有的素質的體現。具體來說，以下幾點能力是評判一位秘書是否具有職業素質和能力的標準。第一，信息獲取能力。優秀的秘書能夠快速高效地利用身邊一切資源，建立信息渠道，全面地搜集信息；第二，信息選擇能力。除了搜集大量的信息，還要對信息進行理解和判斷，把握不同信息的價值，對其進行分類整合；第三，信息預測能力。秘書要根據現有的信息和數據等資源做出自己的分析判斷，理性地預測今后的走向和發展趨勢；第四，信息運用能力，秘書要有開闊敏捷的思維，把自己的創意想法融入進信息處理的工作中，并能夠嫻熟靈活地把這些信息傳遞給他人。

（三）從被動輔佐向主動配合轉化

秘書同領導的關系，從管理方面來說，秘書屬于從屬地位，領導屬于決策的中心地位。因此，秘書要要根據領導的工作來展開自己的工作，在跟隨領導參加領導層的會議時，要主動參與研究問題活動中來，并提出相應的意見和看法，但這只是屬于參與發言而不是參與決策。同時，處理問題時，秘書要按照領導的要求來操作，不能以自己的意志來完成相關工作事宜，秘書的工作效率要得到保證，因為有效率的輔助將對領導決策產生很重要的推動作用，這關乎到系統是否順利運行的成敗。

二、現代國企秘書必須具備的職業素質

（一）敢于創新，有與時俱進的銳氣

創新是事物的本源，也是事物得以進步的根本，創新引導著事物不斷地變化發展，而不至于呈現出與它以往相同的面貌。假如沒有了創新，事物的發展便成了一灘死水一般，驚不起一絲的漣漪。作為國企秘書，要具備超前意識，要有一股與時俱進的銳氣，要敢于突破常規，開拓創新。一是勇于一是要改變傳統的思維模式，突破常規，開拓視野。嘗試著用與傳統不同的思維和方式方法進行工作。二是要對制度進行創新，制度對于秘書的工作有一定的約束作用，更為創新、與時俱進的制度有助于秘書以更加積極地態度進行自己的工作。三是要對工作的方式進行創新，秘書除了協助領導做好自己的本職工作以外，還可以充分發揮自己的主觀能動性，活躍自己的思維，為企業的發展提出自己的策略，使枯燥死板的工作變得更加的有趣味=。四是要對服務的方式進行創新。時代在迅速的發展，所以對秘書的服務也提出了不一樣的要求。只有與時俱進，創新自己的服務方式才能提高秘書在工作中的效率。秘書工作者要樹立“終生學”的意識，及時掌握新的知識和技術，這樣就能做好國企的辦公室工作。

（二）擁有良好的溝通和協調能力

秘書作為企業領導的左膀右臂，應具備協調事物的能力，也就是對企業內部各個部門或者是員工之間的工作進行協調。還應當具備良好的溝通能力，秘書作為一個橋梁，連接著企業的上級與下級，只有做好指示和請示的傳達工作，才能在上級與下級、員工與員工之間形成一種和諧的共事關系。但是這個“橋梁”并不是簡單地做一個傳聲筒，秘書需要找準自己的位置，恪盡職守。對于領導某些欠缺妥當的考慮還要在適時、適地提出自己的見解，一切要從企業的利益出發。通過會議討論、進度安排等有效方法，使得各部門之間能夠有效配合，督促企業內部部門達成一致目標。

（三）具備準確研究政策的能力

對國家政策的研究是國企秘書最突出的職責。對上級提出的企業經營策略要弄清楚，搞明白，以便在實際的運用中能夠靈活的使用，而不至于照本宣科，畢竟現實生活中的企業經營會遇到很多的突發狀況，這是很難提前預想到的。同時還要積極的展開市場調查，了解市場的真正需求所在，這樣有助于企業進行下一步的活動。企業的員工是企業順利運轉而必不可少的部分，所以作為秘書要協助領導重點關注企業員工員工的工作積極性。員工只有具備工作的熱情和激情，才能夠更為高效的完成企業的工作目標。

總而言之，秘書就是要為領導服務，作為一名合格的秘書，應當解放思想、與時俱進、不斷更新知識結構，拓展知識層面，轉化知識能力，緊跟時代脈搏，不斷補充知識，并在工作實際中做到知識、思想方法和表達技能有機統一，多理解，多摸索，把自己的感想體會升華到理論知識，把自己所學的基礎知識和專業知識轉化為實際運用能力，就會有效發揮國企秘書的職能。

參考文獻：

[1] 王根生.現代企業制度下的核心信息工作[M].上海：上海出版社，2004.

[2] 姜玲，周明.培養秘書和諧素質，提高秘書協調能力[J].西昌學院學報（社會科學版），2006（4）.