新形勢下企業檔案管理信息化建設探究

韓佳麗

[摘 要]企業檔案管理是目前路橋企業所提倡的精細化管理的重要組成部分，在新形勢下，企業管理信息化是企業逐步實現現代化的一個重要里程碑，而目前企業檔案信息化的管理方式已成為我國橋路施工的必然戰略，應通過持久的產品科技，商業管理的創新和細致化的營業手段來獲取持久性生長。怎樣在當前的歷史階段，通過檔案管理化的制度和信息化的管理方式，來營造企業的核心凝聚力已成為社會各種行業的重點。

[關鍵詞]新形勢下；企業；檔案管理信息化

隨著社會的不斷進步，我國各方面的建設都取得了不小的成就，并且逐漸走向了正規化行列。路橋施工企業的工程檔案，是企業在工程項目施工階段形成的，對國家、社會和企業具有保存價值的，以文字、圖紙、圖表、聲像等為載體的文件資料。它是基礎設施建設項目檔案的一個重要組成部分，也是科技檔案的一個有機組成部分。近年來，廣東華盟路橋工程有限公司有效開展檔案信息化建設工作，不斷確保工程檔案的原始、真實和完整，有效發揮了檔案管理在保證工程施工質量和延長工程使用壽命中的重要作用，筆者對此做了研究和分析。

一、開展檔案信息化建設內涵

檔案信息化建設突破同一份檔案同一時間內無法提供多人利用的瓶頸，實現檔案信息資源的網上傳遞和共享。實現網上瀏覽、查閱檔案，能夠很好地保護檔案原件，最大程度減少檔案原件因調卷、翻閱等直接接觸過程中產生的損耗。檔案數字化過程中會對檔案原件整理，對于破損的檔案原件修復，對掃描完的圖像進行去污、校正等處理，使檔案信息清晰、可辨，方便查閱利用。避免傳統檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，可解決檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾。

二、實施檔案信息化建設的做法

（一）實施檔案數字化戰略，提升檔案服務能力將檔案信息化建設納入企業信息化建設總體規劃和目標，將數字化技術、網絡技術廣泛應用于檔案管理。建立室藏檔案案卷級或文件級目錄數據庫。對重要的和利用頻繁的檔案建立圖像數據庫。紙質檔案全部實現數字圖像與相關聯的目錄數據的掛接，能進行全文檢索、瀏覽。實現辦公自動化系統與檔案管理系統相銜接，檔案部門在網絡環境下能夠實現對各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞。文件形成部門負責鑒定歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性及確定密級和劃定保管期限。重要電子檔案進行紙質等載體的異質備份。電子檔案一式三套存儲在脫機載體上。收集和傳遞網絡化，拓寬管理思路，實現文檔一體化和重要檔案的全部數字化，實現檔案資料的網上遠程查詢和借閱功能。

（二）保障檔案信息化過程中檔案實體的安全在檔案數字化加工項目中，對每一項任務進行數字化加工的過程可以分為提卷出庫、檔案查卷、編寫頁號、拆除裝訂物、數據錄入、目錄核校、紙面處理、檔案掃描、掃描抽檢、圖像處理、圖像質檢、格式轉換、轉換核查、數據掛接、檔案裝訂、總質檢、還卷入庫等環節，每一項任務以“提卷單”為開始，以“流程單”為過程跟蹤，以“還卷單”為結束。

1.提卷出庫。在檔案數字化加工項目中，每次提卷，檔案管理人員負責對出庫的檔案實體進行出庫登記，并由檔案管理人員和提卷出庫人員共同簽字確認；提卷出庫人員負責填寫《提卷單》相關信息，包括調卷時間、全宗號、年度、起止卷號、所調卷數等信息，對于調卷時所缺的卷，在《提卷單》上要明確進行說明，對短缺以及其他特殊情況的處理要進行詳細記載，最后需要由提卷出庫人員和檔案管理人員一起進行簽字確認；檔案管理人員陪同、跟蹤、監督提卷出庫人員將檔案實體從用戶庫房運送到加工現場的全過程；項目負責人對進入加工現場的檔案實體進行入場登記，并由項目負責人和提卷出庫人員共同簽字確認；項目負責人在調卷記錄中簽字確認。

2.檔案查卷。在檔案數字化加工項目中，檔案查卷人員對所提案卷進行逐卷檢查核對，核對案卷中是否有卷內目錄、備考表，并將檢查結果記載到《流程單》，對擬掃描檔案逐份進行鑒定，區分掃描件與非掃描件。檔案嚴重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應欄中標注清楚“此件不掃”“此頁不掃”“原件破損”“原件模糊”“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁，保證案卷與《流程單》的一一對應，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關信息，同時利用“文檔數字化管理系統”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關信息記載到系統中。

3.編寫頁號。在檔案數字化項目加工中，編寫頁號人員負責對每卷進行頁號的編寫，在編寫頁號過程中，編寫頁號人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴散、復印件、傳真件、破損、蟲、霉的情況詳細記載在《流程單》中，編寫頁號人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁號相關信息，同時利用“文檔數字化管理系統”中的“編寫頁號”功能，將編寫頁號相關信息記載到系統中。

4.拆除裝訂物。在檔案數字化加工項目中，裝訂物拆除人員負責對每卷進行檢查，如果發現裝訂物，如原金屬裝訂物及一般線裝物，需要采用夾子、剪刀等相應拆除工具，將裝訂物進行拆除，但必須小心細致，不得損壞檔案，當完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關信息，同時利用“文檔數字化管理系統”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關信息記載到系統中。

5.圖像處理。在檔案數字化加工項目中，圖像處理人員需要對掃描后生成的圖像文件進行進一步處理，可以利用“文檔數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，根據《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個數與實際圖像個數進行核對，采用專業的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標準的地方進行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程單》中并返回給掃描環節，并監督掃描人員將其修改，從而確保數字化加工的圖像質量，圖像處理軟件功能主要包括：去黑邊、去污點、去污漬。掃描后形成的文件可能會存在黑邊、零散的小黑點、大塊的污漬等情況，用戶可以根據不同情況自動去除黑邊、污點、污漬，并且可以對處理的閥值進行設置；拼接、拆分文檔。系統支持對一批圖像文件進行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關信息，同時利用“文檔數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關信息記載到系統中。

三、開展檔案信息化建設實施效果

電子文件歸檔功能植入辦公自動化系統，實現電子文件歸檔與電子檔案的全程管理，檔案管理信息系統建設會更科學、規范和有序，升級以后的檔案系統功能更靈活方便。電子文件歸檔、新系統服務功能更完善更強大，助推檔案信息化管理工作更趨規范化、標準化。