電子檔案及檔案數字化的發展趨勢

王立奇

多年以來，紙質檔案一直是各種檔案文獻的主要載體，因其直觀易用性和可靠性而被廣泛使用，至今仍有很多檔案部門以紙質檔案為主。記錄信息量大、種類繁多是檔案部門工作的兩大特色，如果我們依然采用傳統的管理方式，要消耗大量的物力、財力。社會的不斷進步與落后的檔案管理形成了尖銳的矛盾。保管檔案要占用大量檔案室的空間，紙質檔案的存放環境還有一定的要求，查找檢索起來也非常費時，維護保養也不方便。尤其是需要備份檔案的話，更需要大量的人力和物力，并且人工處理更不可靠。

檔案工作應當向社會各界主動地提供科學、系統的檔案信息服務，使信息的利用者能更快、更容易的獲取自己所需要的相關檔案資料，提高工作效率，更好地為社會主義建設服務。但是老舊的紙質檔案顯然已經不能做到上述服務，不能適應信息時代下人們對檔案管理工作的需求。隨著計算機的廣泛使用和辦公自動化的普及，電子文檔及影音制品進入了檔案領域。社會的進步，科技的發展，使檔案的管理、保存、利用也有了新的變化。電子檔案及檔案數字化的出現更好的解決紙質檔案和傳統檔案工作不易解決的問題。能更好地做好信息資源共享和提供更簡單、更快捷的信息資源使用服務。

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒有紙質實體，其以后的管理、保存、利用和歸檔都是電子形式，直接進行數字化操作。

檔案數字化，是要將傳統的紙質檔案在技術上轉化成電子文檔，而電子檔案不需要轉化可以直接用于數字化操作，省去了各種檔案資源轉換所需要的人力、物力。所以說，更普及的使用電子檔案能極大地方便檔案數字化的發展。

檔案數字化對比傳統檔案管理的優勢在于主要體現在以下幾個方面：

1.提高經濟效益。因數字化管理檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來更為方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，讓使用者可以隨時隨地地提取所需要的資料，尤為便利。

3.增強檔案原件保護。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

政府機構、社會團體及企事業單位都在普及使用電腦辦公，越來越多的電子文件逐漸替代了傳統的紙質文件，逐步地實現了無紙化辦公。辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以電子文檔為主要形態，那么檔案也自然以電子檔案形式存在。人們可以更快捷方便地查詢、瀏覽電子文件和檔案信息。無紙化辦公，極大的推動著檔案管理工作向數字化發展。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會有一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等都可能會給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。隨之而來的檔案數字化工作也會在實際工作中遇到各種新問題，這就需要有能適應時代發展的檔案管理人員，能夠使用新技術、新設備的專業性技術人員。檔案管理部門有必要引進專業的技術人員，以便能更好地使用先進的機械設備和引進先進的檔案管理理念。也應該定期地對檔案管理人員進行培訓，使檔案管理人員能學習新近的專業知識，使之能跟上時代前進的步伐。

檔案管理的辦公化自動化是檔案數字化發展的必要條件，從業人員要熟練地使用計算機網絡及現代化的辦公知識和技能。因檔案工作的編輯、修改、傳遞、復制環節，都跟以往的檔案工作有著本質的區別，所以會給檔案管理人員帶來新的問題。當克服這些技術上的問題之后，檔案工作將會變得更加方便和快捷。相關管理人才的引進能保證檔案數字化工作的高效進行，電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、利用是管理人員的崗位職責，需要保證檔案的真實性和完整性。

現行的無紙化辦公還處在初級階段，紙質文檔的直觀性和法律效力的原始憑據仍是無法取代的，所以紙質檔案和電子檔案并存的現象還是普遍存在的。在做好紙質檔案工作的前提下，還要做好電子檔案的開發工作。與發達國家相比，我國檔案管理現代化建設還存在著滯后性。今后的檔案管理工作要把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。如檔案信息能夠以網絡形式傳遞，那將是一座浩如煙海的資料寶庫。

為此，國家檔案局明確提出，我國檔案管理將“跑步前進”，數字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

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（編輯/穆楊）