基于高校檔案管理系統的學籍檔案管理模式研究

張夢源

摘要：學籍檔案是學生的在求學期間形成的，形成主體包括教師、教務人員以及學生自身，能夠真實、全面的反應學生信息，對學籍檔案進行綜合管理已經成為高校管理中必須可少的一項工作。本文對檔案管理系統以及學籍檔案進行概述，并研究了基于檔案管理系統的學籍檔案管理模式。

關鍵詞：高校；檔案管理系統；學籍檔案；管理模式

前言：為了提升學生檔案的管理水平，高校先后建立了檔案管理系統，對數量龐大以及形式多樣的信息進行統一管理。管理系統建立以后，學籍檔案的管理模式逐漸發生改變，傳統的手工式管理方法逐漸向著信息化管理方向轉變，不僅減輕了管理人員的工作量，同時也極大方便了使用者。

一、檔案管理系統及學籍檔案概述

（一）檔案管理系統概述

為了解決檔案管理中效率低、工作強度大的問題，各個高校先后建立了檔案管理系統，該系統的基礎為計算機技術以及數字化技術，將所有檔案信息收集起來，然后把這些信息分類，對檔案信息進行統一管理。系統中還應用了信息檢索技術，使用者可以根據需要搜索關鍵詞，得到自己想要的信息。總而言之該系統的功能非常全面，使用起來很方便，對于提升檔案管理水平具有重要意義[1]。

（二）學籍檔案的特點分析

首先，學籍檔案數量龐大，隨著高校建設規模的擴大，再加上擴招政策的實施，高校每年需要接收和管理的學籍檔案數量逐漸增多，數量龐大是學籍檔案管理中的一個重要問題，傳統手工式的管理模式顯然已經不能滿足實際需要；其次，學籍檔案的來源非常分散，由于學籍檔案是在各類教學活動中形成的，因此不是由一個部門提供，而是由很多個部門共同提供材料，這些材料匯總以后才能形成學籍檔案，來源分散的特征為管理帶來了很大難度，如果各個部門不能相互協調，就有可能進行重復勞動，造成資源浪費；第三，學籍檔案信息包含的內容復雜，不僅包括了姓名、性別以及家庭住址等個人信息，同時也包括求學期間的成績、學分以及畢業論文信息等；第四，由于信息來源不同，存儲信息形式也不一樣，因此對這些信息進行統一管理存在很大難度；最后，學籍檔案信息時間跨越度較大，為了保證學籍檔案的精準度，一般將學生入學年份，即“界”作為區分[2]。

二、基于高校檔案管理系統的學籍檔案管理模式

（一）模板的設計與管理

為了對不同來源的學籍信息進行統一管理，首先要在系統中設計統一的管理模板，模板要做到內容簡潔、信息全面，能夠準確的反應出每名學生的信息。為了避免信息量過大影響系統運行，模板中所選擇的字段要反映學生的關鍵信息，統一字體、字號，并且為每名學生編寫一個獨立編碼；其次是將模板打印出來，這些信息不僅要保留在檔案管理系統中，同時還要保留在紙質版檔案中，保證這兩種存儲形式所存儲的信息一致。

（二）數據的導入與管理

一般情況下模板中的信息越全面，其包含的字段就越多，信息輸入的過程中就越容易出現錯誤，最初管理系統還不完善的時候，最常使用的就是人工輸入法，工作人員工作量非常大，信息的錯誤率較高。檔案管理系統完善以后，工作人員直接使用數據導入功能，將教務系統里的學籍信息直接導出來，形成統一的格式，選取自己需要的字段，然后將這些字段直接導入到管理系統中，再利用系統的數據處理功能將這些字段轉換到檔案表中。

（三）數據的查詢和統計

使用檔案管理系統對學籍檔案進行統一管理，不僅能夠提升檔案的管理效率，同時還極大的方便了查詢和統計，有效提升檔案資源利用率。首先，使用者可以根據錄入字段的設置在所需要的字段中選擇關鍵詞，這樣就可以迅速在系統中搜索到自己需要的信息；其次，該系統還具備統計功能，使用者可以根據自己的需要統計檔案表中的某一項數據，系統會自動計算，出示統計結果，包括系統中的總記錄數、也包括所有文件的數目以及文件的總頁數等[3]。

（四）學籍檔案管理模式的利用

新的學籍檔案管理模式在構建過程中應該將重點放在如何開發和利用上，具體有以下幾點注意事項：首先，高校要根據自身管理特征制定更加合理的管理標準，明確保密信息與開放信息之間的界限，一些信息可以實現共享，但是一些信息屬于保密信息，除了學生自身以及學籍檔案管理者以外，其他人不允許查看各使用。如果出于特殊原因，其他人員需要查看或者使用這些信息（例如用人單位要了解學生詳細信息），則需要經過特殊驗證，要求管理者能把握好這個度，即保證學生個人信息不被隨意泄露，同時保證這些信息被有效利用；其次，學籍檔案管理過程中要將數字化的優勢充分發揮出來，將紙質檔案中的特有信息數字化，完善電子信息數據庫，減少紙質材料的翻閱次數，保護紙質資料的同時，也大大提升了信息查找效率；最后，根據學生以及所有使用者的需要，對學籍信息進行深層次加工，開發出一些專題檢索，將這些信息應用到新領域。例如，可以將建校以來各個專業的招生人數以及就業情況進行統計，根據統計結果反應學校的發展狀況。

三、結語

隨著高校檔案管理系統的建設和完善，學生學籍檔案管理模式發生重大改變，管理的信息化、自動化水平不斷提升，管理人員的工作強度大大降低，檔案信息的利用率逐漸增加。各個高校應該加強信息化管理模式的開發和利用，有效應用檔案管理系統，提升學籍檔案信息管理水平。

【參考文獻】

[1]林志生.高校學籍檔案與校友資源管理系統的開發研究[J].硅谷，2014，14（16）001：22+11

[2]胡映君.芻議網絡環境下高校學籍檔案管理模式的創新[J].蘭臺世界，2011，11（13）15：46-47

[3]何祖華，種金成.基于信息化時代高校學生類檔案管理模式研究[J].蘭臺世界， 2012，13（15）23：56-57