淺談如何做好檔案管理的安全工作

朱小琳

文章編號：2095-6835（2016）07-0047-01

摘 要：檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。結(jié)合檔案管理工作實際，闡述了如何規(guī)范檔案管理的安全工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全防范意識；檔案室；審批程序

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.07.047

檔案管理是一項長期、具體的工作，因此，檔案管理的安全工作顯得尤為重要。針對檔案安全問題，筆者認(rèn)為，相關(guān)工作人員應(yīng)做好以下幾點。

1 樹立新觀念，增強(qiáng)安全防范意識

管理人員對檔案的重視是檔案管理安全工作順利開展的前提。相關(guān)管理人員應(yīng)明確檔案是集體的寶貴財富，積極規(guī)范檔案管理工作，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。此外，相關(guān)管理人員應(yīng)增強(qiáng)自身的檔案安全意識、加強(qiáng)檔案設(shè)施建設(shè)和對檔案信息系統(tǒng)的安全管理。筆者單位成立之初，沒有規(guī)范的檔案管理制度，甚至未設(shè)立管理人員，導(dǎo)致許多工程檔案丟失，幾年后驗收工程時，由于沒有用于核對的檔案資料，造成了不必要的損失。此后，領(lǐng)導(dǎo)開始重視檔案工作，實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，完善了檔案管理制度，明確了各項職責(zé)，將檔案工作落到了實處，保障了檔案安全工作的順利開展。

2 規(guī)范檔案保護(hù)機(jī)制

許多重要信息一旦被損壞或丟失，就很難再次獲得。對于重要檔案的安全保護(hù)工作而言，筆者認(rèn)為，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范管理方法。

2.1 加強(qiáng)信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

以本單位為例，我局條理性地完善了檔案管理制度。可從以下2方面完善檔案工作實施流程：①在機(jī)構(gòu)組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用五個方面確定目標(biāo)任務(wù)，并向局領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室、個人層層分解，簽定目標(biāo)責(zé)任書，真正做到“任務(wù)、時間、人員”三落實。②嚴(yán)格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用程序的要求實施管理，注重日常文件、資料信息的接收工作，處理完成的文檔、圖紙、圖片、電子文檔、實物等必須在1個月內(nèi)進(jìn)入局檔案室；按程序處理檔案，并及時向市檔案館報送檔案。此外，還應(yīng)廣泛收集新政策、法律法規(guī)、理論學(xué)說、高新科技等中涉及規(guī)劃建設(shè)方面的文獻(xiàn)資料，從而擴(kuò)大信息來源。檔案入庫前，應(yīng)對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進(jìn)行分類鑒定和處理，這有利于動態(tài)管理的實現(xiàn)，并對檔案進(jìn)行整理、保管分類、編號、登記，從而提升檔案的保存價值和使用價值；檔案入庫時，應(yīng)按規(guī)定分類存放，確保檔案的目錄、名稱、存放位置與計算機(jī)管理總目錄協(xié)調(diào)一致，以便檔案的清查和使用；檔案入庫后，應(yīng)切實加強(qiáng)對檔案的保管、保衛(wèi)和保密工作，堅持每月清潔庫房，做好防火、防盜、防蟲咬、防霉變等預(yù)防工作，每半年對電子文檔載體和環(huán)境進(jìn)行檢測，及時觀察信息的保存情況，做到防磁化、防輻射、防碰撞，每半年對全局檔案實施全面檢查，落實檔案管理制度，重點檢查安全防護(hù)、正規(guī)化建設(shè)等方面的工作，發(fā)現(xiàn)安全隱患時應(yīng)及時處理；妥善保管和利用檔案資料，并按照審批、登記、發(fā)出的程序向社會提供檔案咨詢服務(wù)。

2.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

在檔案管理工作中，硬件設(shè)施是必不可少的。我局的檔案硬件設(shè)施建設(shè)分為以下4方面：①在辦公經(jīng)費短缺的情況下?lián)艹鰧？睿O(shè)置了150 m2的檔案室，并改造了老舊的檔案室、增大了檔案容量；②購置了10個鐵質(zhì)文件柜以及大批消防、防盜、防蟲、刻錄機(jī)等設(shè)施和物品，提高了檔案室的安全防范能力；③按行政、業(yè)務(wù)、科技三大類設(shè)置了總信息庫，并與全局30余臺電腦聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)了內(nèi)部信息的共享，提高了工作效率；④各科室文獻(xiàn)資料的收發(fā)、登記、信息傳遞和電子文件的存放均實現(xiàn)了自動化，檔案管理的科技含量倍增，確保了我局檔案管理工作的上檔升級。

2.3 融合新的管理手段

利用新技術(shù)和新手段管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨向，也是提高檔案管理水平和檔案工作效率的需要。檔案管理人員要時刻學(xué)習(xí)國家《檔案法》中的有關(guān)條款、保密守則和獎懲措施，從而使檢查工作有法可依；審查檔案管理目標(biāo)責(zé)任的落實情況，實行獎懲措施；督促各科室整理資料，并及時向局檔案室移交，以防檔案資料遺失；全面清庫，在檔案的進(jìn)檔、修復(fù)、續(xù)存、可用、銷毀、上繳等方面進(jìn)行檢查、分類整理，重新編寫目錄，并上機(jī)登記。

3 結(jié)束語

要想做好檔案管理的安全工作，除了要規(guī)范管理制度和管理流程，立檔單位還要及時對監(jiān)測到的不安全因素加以控制，發(fā)現(xiàn)可能存在的安全隱患，積極防范，使突發(fā)事件造成的損失降至最低，從而有效保護(hù)檔案資源。

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〔編輯：張思楠〕