新時期下人事檔案管理與利用之我見

袁春鵬

一、新時期下人事檔案管理應因時而變

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。在計劃經濟時期，人事檔案是國家機關和企事業單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調動、退休等人事管理工作的重要依據和參考，人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現實表現成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現象，更是讓不少人一度對人事檔案談虎色變。在市場經濟條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。人力資源的合理配置、單位和從業者之間的溝通和聯系、單位自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉。因此，既要正確認識人事檔案的社會價值，充分發揮人事檔案工作的重要作用，又要根據時代的變化，賦予檔案管理和檔案開發新的內涵。

二、現階段人事檔案管理存在的弊端

1.人事檔案管理目前缺乏現代化管理設備和模式，管理水平較低。目前，我國大部分地區人事檔案的收集和管理仍處于手工、半手工的方式，沒有實現人事檔案的自助化服務，有的地方雖然建立了人事檔案信息數據庫，仍未能全面開發和利用。本人了解，大部分機關和企事業單位仍處于手工操作階段，對信息的查詢依舊是翻閱檔案實體，落后的管理方式使得檔案材料歸檔過程中出錯率很高。這種落后的管理模式，嚴重影響了人事檔案提供利用的速度和效率。對于已建立人事檔案信息數據庫的單位，多數停留在簡單的利用計算機進行對材料的記錄登記、利用統計、辦理檔案的借閱和歸還手續等，而未曾利用人事檔案信息數據庫對人事檔案信息資源進行深層次的開發利用，檔案信息資源的價值無法充分發揮。

2.對檔案管理的重視程度不夠。人事檔案工作人員兼職過多，常常被其它工作所牽扯，用于人事檔案工作的時間有限，使得無法集中精力來搞好檔案管理工作，只好將檔案資料安全保密存放，分類整理多、統計分析少，把主要的時間和精力都用于收集、整理，對檔案利用工作的設想、規劃考慮得不夠。

3.人事檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。而且收集歸檔的材料不全面，有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

4.人檔分離的情況愈加嚴重。隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。

5.缺乏對人事檔案信息資源的開發，影響了檔案服務利用的質量提高。在信息時代下信息爆炸的今天，人事檔案的利用已不能局限于人事檔案的查考、憑證作用，而更多的需要對人事檔案信息的整合利用，需要對檔案信息資源進行深層次開發、挖掘。然而，現在的人事檔案管理工作，依然是重管理、輕服務，重保存、輕利用的模式，人事檔案信息資源的開發挖掘仍然沒有付諸實際工作之中，無法滿足當今時代檔案利用者的利用需求。同時，我國各級各類人事檔案管理機構，缺乏人事檔案信息資源開發的專門性人才，也是制約人事檔案信息資源的深層次開發利用的很重要的一個原因。

三、關于做好人事檔案管理工作的對策建議

1.健立健全科學合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整。在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”，檔案的整理歸檔要嚴謹、科學。檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全。檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2.進一步樹立“藏”“用”并舉、“用”重于“藏”的人事檔案管理理念。更新觀念是做好人事檔案開發利用工作的前提。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，經常深入各科室之中，主動了解情況，收集檔案資料，并要求員工如實填寫干部履歷表，客觀、準確地撰寫自我鑒定、自傳和個人業績材料，積極主動地為人力資源管理提供信息服務。

3.提高人事檔案管理的現代化水平是改善其對人力資源開發作用的有效途徑。人事檔案以其材料越集越多為特點。隨著我國企事業單位人員結構的多樣化，傳統的手工人事檔案管理，勢必會給查找檔案材料帶來不方便，容易貽誤時機，而且出錯率較高。人事檔案管理的現代化、高效率已經是非常現實的要求，所以必須建立人事檔案管理信息系統，實現個人基本信息的微機檢索和聯網查詢，不斷擴大人事檔案信息的內涵，實現用現代化手段管理和利用檔案，使之為選才、用才、育才、激才、留才發揮更大的作用。

4.改善人事檔案管理設施，提高檔案管理人員素質。現階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業務工作，對所需的設施都提出了更高的要求。現代化的設備和技術手段是實現人事檔案管理現代化的物質基礎。合理配置計算機、復印機、掃描儀、數碼相機等現代化設備。這些現代化設備的使用，尤其是人事檔案的計算機信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化、現代化，為其他工作開展提供及時、準確、詳細的人員信息。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質，加強業務培訓，系統地學習有關人事工作的政策、法規和現代化的檔案管理知識。

5.正確處理檔案信息管理與保密的關系。人事檔案區別于其他檔案的重要特征在于它是一個人一生歷史的縮寫，對個人隱私都享有保密權。但為了讓人事檔案更能夠在人力資源管理中發揮其重要作用，就需要檔案管理人員在系統地了解庫藏檔案的情況，全面客觀地把握人事檔案內容的基礎上，正確處理好保密與利用的關系，準確把握保密與開放的分寸和尺度，做到不要因為利用檔案而泄密，同時也不能因為過分保密而影響檔案的利用。