農業科研單位如何發揮檔案的作用

□張英妹　馬廣源

（河北省農林科學院植物保護研究所　河北　保定　071000）

農業科研單位如何發揮檔案的作用

□張英妹馬廣源

（河北省農林科學院植物保護研究所河北保定071000）

農業科研單位對檔案資料的鑒定、整理與開發工作，關系到檔案作用的發揮，對加快農業科研成果轉化及推廣工作都意義重大。因此，農業科研單位要做到對科研檔案的規范化、科學化管理，為高質量的科研工作提供更多的借鑒，充分發揮檔案在農業科研單位科研工作中的作用。

科研檔案；檔案管理；科研評估

本文DOI：10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2016.04.091

農業科研單的檔案管理工作存在的很大的不同，原因就在于農業科研項目的周期相對較長，常常是以一個科研對象的生育周期為歸檔的起點和終點，所以歸檔時間比較長，少則數月，多則數年，有些科研成果的系統形成可能需要5年以上的時間，這就對農業科研單位的檔案管理工作提出了非常高的要求。同時，農業科研工作常常會涉及到多個學科，需要多個科研單位之間的合作，檔案管理與開發工作還需要多個部門之間的溝通與協作，所以如何規避農業科研單位在檔案管理中經常存在的問題，增強檔案管理與開發工作的規范性，并充分發揮出檔案資料的科研服務作用就顯得尤為重要。

1　農業科研單位檔案管理中存在的主要問題

基于當前農業科研單位檔案管理工作的實踐，發現很多農業科研單位對檔案管理工作還存在很多方面的問題，這會在很大程度上影響農業科研單位檔案作用的發揮，對農業科研工作的有效開展也是相對不利的。

1.1農業科研單位領導對科研檔案管理工作的忽視

有些農業科研單位的領導由于對檔案管理工作不夠重視，沒有充分認識到科研檔案管理在服務農業科技成果開發及轉化中的作用和功能，所以對農業科研資料的整理、歸檔與開發工作過于隨意，在單位內部還沒有建立健全完善的檔案管理制度，缺乏信息化建設等方面的長遠規劃，導致農業科研檔案的作用未能重發發揮出來，這無疑是對農業科研資源的一種變相浪費。

1.2農業科研單位工作人員的檔案管理意識薄弱

根據我國檔案法的相關規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交并集中管理，任何個人不得據為己有。”但是，由于很多農業科研單位工作人員的檔案法制意識與管理薄弱比較薄弱，很少會將自己的工作同科研檔案的科學管理進行有效的結合，多數農業科研人員知識收集和整理與自己科研工作相關的檔案資料，而缺乏與他人之間的協作意識，以及主動遞交檔案資料的主動性和自覺性，所以容易導致農業科研檔案的收集不及時、不完整、不規范等方面，這對后期農業科研工作以及檔案開發工作的開展都是相對不利的。

1.3科研檔案管理不夠規范

由于很多農業科研單位的檔案管理制度不健全，所以容易導致科研檔案管理不規范，如在歸檔范圍上不夠明確，歸檔方法不夠科學等問題，都會影響農業科研檔案管理的規范性。同時，很多農業科研單位在平時不重視科研檔案資源的開發再利用，多是將科研檔案“束之高閣”，導致其科研功能無法得到有效的發揮，其在農業科研上的服務功能沒有充分發揮出來。此外，有的農業科研單位的信息化建設相對滯后，所以在電子檔案管理上也存在很多的問題，如對電子檔案安全性的忽視就比較突出。

2　農業科研單位發揮檔案作用的有效對策

2.1加強宣傳教育，增強檔案管理意識

為了充分調動農業科研單位內部每個職員參與檔案管理工作的積極性、主動性，農業科研單位的領導要多組織相關的檔案宣傳教育和培訓工作，結合農業科研單位的具體情況，建立檔案宣傳教育和培訓計劃，增強科技人員和檔案管理人員的檔案管理意識，使他們認識到農業科技檔案管理的重要性，增強他們主動歸檔和參與檔案開發的主體意識，進而在單位內部形成良好的檔案管理氛圍，使農業科研單位的檔案管理工作變得更加規范。

2.2建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，是建立健全檔案管理制度搞好檔案管理工作并有效發揮檔案作用的保證，是促使建立健全檔案管理制度檔案工作從無序到有序的重要前提條件。所以說，農業科研單位要重視相關制度的建設，使農業科研檔案管理工作有章可循。而檔案管理制度的建設，是一項原則性、科學性、系統性、基礎性很強的工作，會涉及到歸檔制度、收集制度、借閱制度、保密制度等多方面的內容，所以農業科研單位必須多學習、多借鑒，確保檔案管理制度建設的長期性、有效性和可執行性，要明確劃分檔案管理人員的崗位職責，調動相關人員的工作積極性。

2.3提高案管理人員的專業素養

農業科研單位的檔案管理工作是一個長期、系統、復雜的工作，所以對檔案管理人員的專業素質具有較高的要求。對此，農業科研單位在平時要重視對檔案管理人員的專業培訓，尤其是那些從其他崗位轉崗而來，或者兼職從事檔案管理工作的人員，農業科研單位必須建立系統的培訓計劃。同時，單位內部要建立起有效的激勵制度，調動科研單位內部檔案管理人員的工作積極性，促使他們在平時執行嚴格、規范、科學的管理流程和管理方法，實現農業科研檔案的標準化、科學化管理，更好的發揮檔案作用和服務功能。再者，農業科研單位要重視科研檔案管理者與科研人員之間的相互合作，促進科研檔案的開發與利用效率，大力促進農業科技成果的轉化，使農業科研檔案更好地為農業科研服務。

2.4加強科研檔案管理的規范化、信息化

農業科研單位科研檔案管理工作的不斷優化，需要走上規范化、信息化的現代化之路。一方面，檔案管理人員要重視對農業科研檔案的歸類、整理、鑒定等工作，避免檔案管理的雜亂無章和查詢不便，為日后科研檔案的開發利用工作奠定一個良好的基礎。另一方面，要進一步提高科研檔案單位的信息化水平，便于及時、快捷、方便調取相關檔案信息，提高科研檔案資源的檢索與利用效率。此外，在信息化建設過程中，必須高度重視電子檔案的信息安全和保密工作，要做好信息化檔案資源的備份與保護工作，避免電子檔案丟失、篡改等問題，進而更好的發揮電子檔案的作用。

結束語

綜上所述，農業科研單位要想充分發揮檔案的科研服務作用，就必須重視平時的檔案管理與開發工作，明確檔案管理的崗位職責，建立完善檔案管理制度，認真做好科研資源的整理、歸檔和開發工作，提高農業科研檔案的管理水平和開發質量，這對促進農業科研單位科研條件的改善，保障農業科研平臺的穩定運行，以及對促進我國現代化農業的進程都意義非凡。

［1］梅盈潔，邱俊榮，劉軍等.加強農業科研檔案管理提高農業科研管理水平［J］.農業科技管理，2011，30（2）：14-17.

［2］韋鳳珍.加強農業科研檔案管理的若干措施［J］.檔案管理，2007（3）：73-73.

［3］郭秀萍.對農業科研檔案管理的幾點認識與思考［J］.甘肅農業科技，2010（1）：38-40.

［4］周桂華，朱方林，夏禮如等.淺談新形勢下農業科研檔案管理存在的問題與對策［J］.農業科技管理，2005，24（1）：76-77.

［5］辛紅霞，王莉芳，劉華周等.新形勢下加強農業科研單位檔案工作的實踐與思考［J］.檔案與建設，2007（10）：46-48.

1004-7026（2016）04-0118-02中國圖書分類號：G273

A