信息化時代機關事業單位檔案管理的創新

□李繼紅

（通榆縣檔案局吉林白城137200）

信息化時代機關事業單位檔案管理的創新

□李繼紅

（通榆縣檔案局吉林白城137200）

在機關事業單位的各項管理工作中，檔案管理具有重要的現實意義。檔案管理不僅直接關系到機關事業單位各項工作的開展，更與人事任免、人員管理等直接掛鉤。在此背景下，做好機關事業單位的檔案管理工作不僅可以有效提高單位內部的工作效率，也能保證歷史檔案得到充分、合理的利用，確保檔案信息管理的穩定性。在信息化時代發展背景下，機關事業單位的檔案管理存在一些問題，影響了具體的管理質量，因此，單位相關人員需要選擇多種措施來實現該項工作的合理創新，進而確保機關事業單位的穩定運行。

機關事業單位；信息化；時代；檔案管理；創新

1 何為機關事業單位檔案管理信息化

在信息化時代背景下，檔案管理的信息化建設主要就是指對檔案進行統一的規劃管理，利用現行的信息化技術對檔案進行歸類整理等，確保檔案管理向現代化方向發展。總體來講，檔案管理的信息化發展就是將傳統類型的紙質檔案轉化為新型的電子檔案等，利用信息技術等對檔案的相關信息進行記錄與分析處理。需要注意的是，該項工作并非一蹴而就，需要機關事業單位長期進行。

2 信息化背景下機關事業檔案管理創新策略

2.1 轉變管理模式

傳統類型的機關事業單位檔案管理模式為單純性質的管理工作，對于服務意識等缺乏關注，隨著信息化時代的來臨，信息分享及傳遞等僅需幾秒鐘便可完成，這樣一來，人們對于檔案信息的便捷服務就提出了更高的要求。這就需要機關事業單位積極轉變檔案管理工作的模式，轉變固有的工作性質，將檔案管理中體現的服務職能體現出來，并且運用相應的服務理念去指導工作。機關事業單位的檔案管理人員可以利用信息技術的自身優勢為相關對象提供較為翔實的資料，并且對檔案進行分門別類的管理，這樣可以便于相關人員對檔案信息進行查詢。這樣一來，就可以確保機關事業單位的檔案管理成為一項服務工作，滿足人們對檔案查詢等的基本需求，實現檔案管理的職能模式轉變。

2.2 建設信息數據庫

機關事業單位若想真正做好檔案管理的創新工作，還需要在信息時代背景下建立完善的信息數據庫，這也是檔案管理信息化創新的重要途徑之一。在建設信息數據庫的時候，相關人員需要合理選擇信息技術及軟件等，結合機關事業單位的實際情況，在建設信息數據庫的時候，將所有紙質檔案的相關信息轉變為電子信息輸入系統內部。相關人員在數據庫內需要針對檔案信息的不同類別建立相應的文件夾等，做好檔案信息的分類處理，還要對保密信息等進行加密處理，做好數據庫權限的下發，內部數據只能由獲得權限的相關人員查閱。與此同時，在數據庫建設中，相關人員還需要設計相應的服務窗口等，確保相關人員可以快速對檔案的基本信息等進行查閱，確保檔案信息查閱的高效性，以免浪費太多時間。

2.3 提高管理人員素質

在傳統的檔案管理工作中，很多機關事業單位未能安排專業素質較高的工作人員，而是從單位內部選擇了一些其他部門的工作人員進行兼職管理，這不僅無法保證檔案管理的質量，甚至會給檔案管理帶來負面影響。在檔案管理的信息化創新工作中，機關事業單位一定要選擇專業素質較高的管理人員，并且讓其從事專職管理工作，不得兼職，以免分散管理人員的工作精力。機關事業單位需要對管理人員進行培訓，讓其從根本意識上提高對檔案信息化管理的認識，掌握數據信息庫的操作技能，這樣可以確保管理人員在日后工作中快速查閱和錄入相關的檔案信息，提高具體的工作效率。與此同時，機關事業單位還需要針對管理人員的培訓情況進行考核，只有達到考核標準的管理人員才能從事具體工作，不達標的管理人員則需要接受后續深度培訓。

結束語

機關事業單位的檔案管理工作是其它工作順利開展的基礎，目前，在信息化時代發展中，機關事業單位的各項工作正面臨積極調整，但是檔案管理工作仍存在明顯的不足之處。信息化時代的到來，使信息技術得到了廣泛的應用，數字化管理也得到了很多單位的推崇，只有對機關事業單位的檔案管理工作進行模式上的根本轉變，將其與信息技術等相結合，才能有效確保該項工作的整體質量，進而發揮檔案管理的實際價值。

[1]潘亞麗.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].辦公室業務,2015(07).

[2]秦立民,相立武,楊亮.信息化背景下機關事業單位檔案管理創新研究[J].中國管理信息化,2015(22).

[3]李琳.淺談提高機關事業單位檔案管理的信息化水平[J].現代國企研究,2016(08).

1004-7026（2016）14-0089-01

G271;D630.3

A

10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2016.14.067