淺談科研檔案的管理創(chuàng)新

周峰（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院 湖南 長(zhǎng)沙 410205）

淺談科研檔案的管理創(chuàng)新

周峰
（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院 湖南 長(zhǎng)沙 410205）

科研檔案管理是我國(guó)現(xiàn)代科研管理中的重要內(nèi)容之一，科研檔案管理和科研工作開(kāi)展有著密切的聯(lián)系，文章通過(guò)對(duì)科研檔案特點(diǎn)的闡釋，總結(jié)科研檔案管理對(duì)科研工作的意義，并對(duì)現(xiàn)階段科研檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，針對(duì)問(wèn)題提出具體的管理創(chuàng)新策略，旨在更好地實(shí)現(xiàn)科研檔案管理對(duì)科研工作開(kāi)展的促進(jìn)作用。

科研檔案；管理；科研工作；創(chuàng)新

科研檔案是指一些科研部門、科研人員在從事科研活動(dòng)中通過(guò)各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料，是一項(xiàng)重要的信息資源。隨著科技的不斷發(fā)展以及檔案法的頒布和實(shí)施，為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件，同時(shí)，科研檔案管理的體制得到了健全和發(fā)展，科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善，改變了傳統(tǒng)科研檔案管理的被動(dòng)。但是，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，科研檔案的材料不夠完整、系統(tǒng)，特別是缺少關(guān)于技術(shù)開(kāi)發(fā)使用的檔案，在此情況下，有關(guān)人員要從科研活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，對(duì)科研成果、課題研究、人才器械、科研統(tǒng)計(jì)等方面加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化和專業(yè)化，提升科研工作效率。新時(shí)期科研檔案管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)新，因此，有關(guān)人員要加強(qiáng)科研檔案的管理創(chuàng)新。

1.科研檔案的特點(diǎn)

1.1 系統(tǒng)成套性

科研活動(dòng)具有一定的規(guī)律性，它的進(jìn)行是一個(gè)環(huán)節(jié)接著一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，其形成的科研材料不是一些沒(méi)有聯(lián)系的文件材料，而是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合。科研檔案其中包括科研計(jì)劃、依照科研計(jì)劃制定出的具有依據(jù)性材料、論證材料以及課題成果的總結(jié)鑒定材料。

1.2 專業(yè)性

科研項(xiàng)目涉及的范圍和內(nèi)容廣泛，既包含自然科學(xué)，也包含人文科學(xué)。科研材料中包含了不同科學(xué)的內(nèi)容，對(duì)各種物質(zhì)和現(xiàn)象的規(guī)律、特點(diǎn)進(jìn)行了總結(jié)，具有很強(qiáng)的科學(xué)性。科研檔案材料要對(duì)這些科學(xué)規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確的反映，因此就要求其具有一定的專業(yè)性。

1.3 階段性

不同學(xué)科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會(huì)隨著發(fā)展顯示出不同的階段特征，都會(huì)經(jīng)歷從準(zhǔn)備、實(shí)驗(yàn)、總結(jié)到應(yīng)用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點(diǎn)。

2.科研檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整

科研檔案材料主要分為成果性材料、過(guò)程性材料和原始性材料。現(xiàn)階段的科研檔案管理對(duì)這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過(guò)程性材料。科研檔案系統(tǒng)中對(duì)總結(jié)性、鑒定性、成果性材料的涉及內(nèi)容比較多，而對(duì)一些原始材料記錄、具體的計(jì)算數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統(tǒng)性。

2.2 科研檔案中涉及的一般性材料多，技術(shù)性材料少

科研成果獲得的關(guān)鍵材料應(yīng)該是技術(shù)性材料，技術(shù)性材料是科研人員解決科研問(wèn)題、進(jìn)行科技創(chuàng)新的重要材料，集中了科研人員的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新方法，它的歸檔有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，但現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術(shù)性材料。

2.3 科研檔案中涉及的紙質(zhì)材料多，其他形式的材料少

科研工作中對(duì)于一些物理現(xiàn)象的記錄不能采用紙張完成，會(huì)使用到一些磁帶、硬盤、照片等，但是，現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質(zhì)材料，缺乏對(duì)其他形式材料的歸檔。

2.4 科研檔案中歸檔材料記錄不規(guī)范

現(xiàn)階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業(yè)的檔案歸檔意識(shí)，常用三色筆進(jìn)行檔案的書(shū)寫，對(duì)檔案書(shū)寫的紙張沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)格，對(duì)于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數(shù)有限，在檔案的調(diào)動(dòng)方面只能進(jìn)行復(fù)印處理，在復(fù)印的過(guò)程中對(duì)原檔案材料帶來(lái)了損壞，減少了檔案的使用壽命。

3.科研檔案的管理創(chuàng)新

3.1 意識(shí)創(chuàng)新

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科研檔案的管理發(fā)生了改變，這就需要相關(guān)人員加快轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強(qiáng)管理的現(xiàn)代化意識(shí)，實(shí)現(xiàn)意識(shí)創(chuàng)新。意識(shí)創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)需要加強(qiáng)三個(gè)方面的意識(shí)。

3.1.1加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，解放思想，實(shí)事求是，科學(xué)思想指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)對(duì)不合時(shí)代發(fā)展觀念、做法的摒棄。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)科技的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科技在科研檔案管理中的應(yīng)用，通過(guò)實(shí)踐不斷總結(jié)新的經(jīng)驗(yàn)和方法，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作在制度、理論、技術(shù)等方面的創(chuàng)新。另外，要加強(qiáng)管理意識(shí)，建立科研檔案管理的長(zhǎng)期實(shí)行機(jī)制，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心和熱情。

3.1.2 加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

服務(wù)意識(shí)是科研檔案管理的一個(gè)重要方面，因?yàn)椋蒲袡n案的管理是為科研人員服務(wù)的，服務(wù)質(zhì)量的好壞對(duì)科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹(shù)立檔案管理的服務(wù)意識(shí)。首先，科研檔案管理的工作人員要通過(guò)對(duì)新形勢(shì)下科研檔案管理規(guī)律、特點(diǎn)、要求的分析，充分發(fā)揮科研檔案管理工作的信息和資源優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務(wù)理念，加強(qiáng)服務(wù)的積極主動(dòng)性，改變?cè)袉我弧⒈粍?dòng)的服務(wù)形式，形成主動(dòng)、多樣的服務(wù)形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開(kāi)拓檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域、深度以及廣度，順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)多元化的服務(wù)趨勢(shì)。

3.1.3 加強(qiáng)利用趨勢(shì)

科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實(shí)現(xiàn)科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標(biāo)之一，要不斷加強(qiáng)檔案的利用，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等效益。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新化利用，將靜態(tài)的檔案利用轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的檔案利用。其次，要加強(qiáng)科研檔案的信息開(kāi)發(fā)，將科研檔案信息開(kāi)發(fā)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求結(jié)合，實(shí)現(xiàn)科研信息資源的大眾化，充分發(fā)揮科研檔案信息在社會(huì)、企業(yè)、人才之中的利用。最后，通過(guò)一定的編研形式，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。

3.2 科技創(chuàng)新

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，科研檔案的數(shù)量逐漸增多，社會(huì)各界對(duì)其需求也逐漸增加。而傳統(tǒng)的科研檔案管理手段和方法已經(jīng)不能對(duì)現(xiàn)階段出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理的科技創(chuàng)新。科技創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

3.2.1 實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化

主要是利用現(xiàn)代科技理論、技術(shù)、方法來(lái)處理科研檔案管理中的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和技術(shù)化。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還能提升管理工作的效率、增強(qiáng)系統(tǒng)性的管理技術(shù)、實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的共享。

3.2.2 實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理

實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理首先要實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)范化建設(shè)，為科研檔案額科學(xué)管理制定不同時(shí)期的規(guī)劃，加強(qiáng)現(xiàn)階段科研檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。其次，更新科研檔案管理的手段，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)哈向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯(lián)網(wǎng)，從而為科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)模化提供保障。

3.3 機(jī)制創(chuàng)新

隨著改革開(kāi)放的進(jìn)行以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，我國(guó)的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強(qiáng)其法律機(jī)制的創(chuàng)新，逐漸將檔案管理中的法規(guī)和體系滲透在我國(guó)法律建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)科研檔案的法制化管理。同時(shí)，要求有關(guān)科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應(yīng)用到科研檔案管理中，不斷加強(qiáng)科研管理工作的法律約束力。

科研檔案管理工作具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性和實(shí)效性等特點(diǎn)，伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，為了更好的發(fā)揮出科研檔案管理工作的特點(diǎn)，有關(guān)人員和部門要加強(qiáng)機(jī)制的創(chuàng)新。因?yàn)椋蒲袡n案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等特點(diǎn)是科研管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的保障，也是管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提。因此，有關(guān)人員和部門要在充分進(jìn)行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，通過(guò)符合科研檔案管理工作規(guī)律和標(biāo)準(zhǔn)制度的建立來(lái)實(shí)現(xiàn)科研檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，保障一切人員按照一定的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行工作，對(duì)科研檔案管理工作的技術(shù)、方法、原則第二個(gè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，及時(shí)在工作中實(shí)現(xiàn)分類、記錄、復(fù)制，從而為科研檔案的現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行有效保證。

3.4 人才創(chuàng)新

人是一切管理活動(dòng)的主體，對(duì)科研檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理人才的積極性和主動(dòng)性，提升科研檔案管理人才的能力。同時(shí)，隨著科技進(jìn)步以及其在科研檔案管理中的應(yīng)用，科研檔案管理實(shí)現(xiàn)了管理設(shè)備的現(xiàn)代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對(duì)科研檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質(zhì)都要進(jìn)一步提高，并要建立一支具有現(xiàn)代科技知識(shí)技術(shù)以及業(yè)務(wù)知識(shí)、富有創(chuàng)新精神、與時(shí)俱進(jìn)的科研檔案管理隊(duì)伍。基于很多科研檔案管理人員素質(zhì)較低、缺乏對(duì)現(xiàn)代化科研檔案管理認(rèn)識(shí)、管理專業(yè)技術(shù)差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數(shù)職等問(wèn)題，需要加強(qiáng)科研檔案管理人員的素質(zhì)來(lái)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展，從而提升管理效率和水平，促進(jìn)我國(guó)科研檔案管理工作的發(fā)展。

新時(shí)代科研檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)和簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，還要通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公室自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，并要會(huì)使用復(fù)印、光盤儲(chǔ)存、計(jì)算機(jī)檢索、多媒體課件制作等有關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養(yǎng)上，基于科研檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化發(fā)展特點(diǎn)，要求培養(yǎng)具有多學(xué)科技術(shù)綜合能力的人才，要求他們了解現(xiàn)代化的科研檔案管理技術(shù)和手段，不斷加深自我的知識(shí)和技能學(xué)習(xí)能力。除了培養(yǎng)人才現(xiàn)代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識(shí)體系，建立一種以需求為導(dǎo)向的培訓(xùn)機(jī)制，從而不斷打造具有現(xiàn)代化管理能力的科研檔案管理隊(duì)伍。

4.總結(jié)

科研檔案管理工作的創(chuàng)新是一個(gè)不斷探索的過(guò)程，需要有關(guān)管理人員在思想上充分重視，在行動(dòng)上積極主動(dòng)，在實(shí)踐中開(kāi)拓創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)其在傳承的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新發(fā)展，不斷開(kāi)創(chuàng)科研檔案管理工作的新局面。

［1］龐尊麗.關(guān)于新時(shí)期基層檔案管理模式的思考[J].檔案天地,2011(05).

［2］周毅.從新視角審視我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀與未來(lái)[J].中國(guó)檔案,2001,(1).

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周峰（1981.10—），女，漢族，就職于湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，初級(jí)職稱，研究方向?yàn)榭蒲袡n案管理。

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2095-7327（2016）-04-0130-02