大型煤化工項目的檔案信息化管理淺析

【摘要】隨著煤化工項目的不斷建設成功，相應的檔案的移交也在進行，并且國家對于數字檔案館這一目標的提出，使得檔案信息化就逐步成為每一個煤化工檔案人員要面臨的問題，基于這個問題本文展開討論，并根據日常工作的點滴感受與大家交流。

【關鍵詞】檔案信息化；煤化工；電子檔案管理系統

隨著煤化工項目的不斷建設成功，相應的檔案的移交也在進行，并且國家對于數字檔案館這一目標的提出，使得檔案信息化就逐步成為每一個煤化工檔案人員要面臨的問題。但是煤化工行業有自己的特點：涉及專業的廣泛性、綜合性，承包形式的多樣性。種種問題擺在我們的面前。并且數字檔案館強調的整體性，在這種情況怎么去實現，成為一個亟待解決的問題。承包形式的多樣性在要做到文檔一體化的時候怎么解決，也需要我們去思考。

1、檔案信息化的定義和內涵

定義：所謂檔案信息化，就是在企業領導及檔案管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

內涵：檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享。

2、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受到各種侵害，且因無備份，而又為每年不得不為有的文檔損失擔憂，從而每年產生大量投入文檔的保管及維護經費已在所難免。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。但是在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。以上問題在工程公司中得到最大化的體現，如何最快的將可利用文件及數據傳達到需要的人手里成為一個亟待解決的問題。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件及檔案利用的快速途徑。由此可見，信息化是檔案工作的必然選擇 。并且檔案信息化正逐漸成為檔案工作的重要工作內容一部分。

由此可見，實現檔案信息化是大勢所趨。并且在一些成熟的工程公司重視并開展此項工作已經很久，并形成自己較為獨立的管理體系。隨著公司項目的逐步增多，對于信息共享的要求也將會越來越高。隨之而來檔案信息化也就成為公司需要重視的一項工作。并且此項工作作為《全國檔案事業發展“十五”計劃》的戰略重點之一，也被明確了相關的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

3、檔案信息化實施方法

3.1加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室中計算機的運行速度及穩定性，保證數據庫的穩定運行，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。

3.2從檔案信息資源建設上來講主要需要做到以下幾點：

（1）檔案信息的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為計算機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其中包括對檔案本身的電子化（即對現有檔案轉換或掃描為電子版）和檔案自身信息的電子化。

（2）加強檔案目錄數據庫建設

我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。

3.3煤化工檔案信息化

綜合以上情況，煤化工公司根據自身情況將原有C/S（客戶端/服務器）結構的電子檔案館管理系統升級為B/S（瀏覽器/服務器）結構的電子檔案管理系統，大大增強了檔案利用的快捷性及高效性。并在原有系統的基礎上對部分模塊進行加工，使之更符合現今工作要求。并使系統最終具備了下列特征：

4、采納前端控制和全程管理理念，實現檔案在線實時歸檔

通過前端控制的方式對歸檔文件在形成之初，進行控制和管理，系統通過對用戶歸檔業務流程的定制，控制各業務部門的歸檔范圍、統一整理規則、控制管理移交接收過程、明確歸檔責任，使得各業務部門在文件的產生之前即可明確需要歸檔的內容和責任，真正實現同步建檔、隨辦隨歸、前端控制，工程項目可通過分類表和歸檔模板實現多個參建單位的收集整理流程控制，并可在離線狀態下實現控制管理。系統針對不同檔案類型支持分散整理和集中整理兩種模式，支持通過部門移交和跨全宗（單位）的移交，實現數據審核和實體移交歸檔管理。

5、實現公司檔案信息資源集成管理

通過電子文件歸檔技術規范實現與公司其它應用系統標準數據采集接口，實現系統無縫鏈接，實現文檔一體化管理。系統不僅可以管理神華煤制油傳統的文書、科技、工程、設備、產品、科研、會計、合同、員工、實物、照片、音像等各類檔案類型，而且可以管理各單位所需要的各種文件、資料和數據，可以將檔案管理內容根據需要進行擴展。

系統滿足板塊公司多全宗、二級管理、大集中方式的檔案信息管理要求，既適應“大集中”的模式，又能適應“區域中心適度集中或分布”模式，從系統架構到應用軟件都可隨時從“區域中心適度集中或分布”模式過渡到“大集中”的模式，實現上下級業務管理、數據貫通，滿足大型集團單位檔案集中統一管理需求。

6、提供面向集團公司的知識服務，促進學習型企業創新管理。

系統可將經驗和知識嵌入或固化于系統中，使得系統通過積累知識，系統內置全文檢索技術，可自動對電子文件識別建立全文檢索索引庫，也可集成其它成熟智能搜索系統，充分運用其智能化功能實現信息資源構造的知識化（如分類、聚類、自動摘要等技術），以及在應用系統設計中充分考慮從信息資源的關聯性、知識性以及查詢利用的角度去構造信息資源，不是事后從一堆無序資料中分析出知識。系統可通過自動的動態編研庫以及靜態編研庫實現對檔案信息的編研工作，并可定制網站的欄目，隨時發布編研成果和開放檔案數據。

7、遵從相關標準，保障電子文件長期永久保存。

系統為板塊公司下設所有子公司解決了電子文件永久、安全的存儲問題，使得各單位業務系統中或日常工作中產生的具有價值的電子文件和紙介質文件有了通過數字方式長期安全存儲的歸宿。

（1）系統在檔案元數據上遵循OAIS參考模型和歐盟MoReq關于文件元數據的通用要求，使得系統管理的電子文件元數據信息在符合神華煤制油需求的前提下做到完整、規范；

（2）通過技術手段實現了各類電子文件格式轉換為國際標準的、適合檔案存儲規范化格式進行存儲，解決了公司數字檔案信息長期保存、利用、交換和安全控制等一系列問題；

（3）通過內置國家標準代碼表和強大的業務定制功能使得系統符合國家標準規范、煤化工行業規范和公司檔案管理的業務規范；

（4）系統通過先進、成熟的技術手段保障檔案數據存儲的安全、可靠，不僅支持對非結構化數據以及各類歸檔文件形式（如文字、語音、視頻、圖形、圖像、網頁、郵件等）的管理，而且在提供電子文件屬性元數據管理的同時對電子文件本身采用了最合理的管理方式：使得歸檔的電子文件可自動形成規范瀏覽格式（PDF）、原始格式（用于下載利用）和縮略圖三種方式存儲，并可通過系統控制對不同類別電子文件的訪問權限（正文、附件、發文稿/收文單、底稿），可實現流媒體文件的在線播放。

8、切實保障電子檔案安全存儲

系統在符合國家安全標準基礎上，借鑒和采納國際公認的法規，從系統架構、管理和應用三個方面實現檔案管理系統的安全先進。

（1）系統通過簡單方便的權限管理可實現對檔案目錄、正文、附件、流轉記錄、辦文單、底稿的瀏覽、下載、打印的控制；

（2）系統對登錄、定制操作、業務功能操作和數據操作使用都有詳細的日志記錄；

（3）系統對檔案數據的展示做了非常好的約束，各歸檔部門、項目參建單位及檔案管理員看到的數據都是不同的，看到的目錄樹、分類表都做了約束，使得歸檔責任明確、數據一目了然，各部門、各單位、個人根據權限和職責只能看到所需的數據；

（4）規范、開放的結構使得系統可以與經過國家認證的加密系統、IRM數字版權管理系統、各類數字簽名、水印和電子印章技術以及用戶已有的認證系統進行集成，達到對用戶身份認證、電子文件存儲、傳輸、瀏覽和使用安全的控制。

9、根據公司自身情況重新打造，具有化工和能源檔案管理特色

此系統最初采用基礎平臺的設計思想實現，針對公司的業務進行了相關業務定制，使得公司的業務管理規范與系統低耦合。

此系統目前集成了：全文檢索技術、OCR技術、電子文件轉換處理技術、WEB報表技術、雙層PDF技術、流媒體技術、圖形圖像處理技術等多種先進成熟的技術；并且其現有的開放型架構可在將來根據公司業務需要與各類內容管理平臺、智能搜索系統、IRM數字版權系統、數字印章和水印系統、數據加密技術進行替換和集成，可以與條碼系統、庫房智能文件柜系統進行集成以方便實體管理。

此系統相關配套的工程檔案離線錄入軟件、電子文件批量掛接、光盤導出、標準數據轉換、分類表和模板編輯器、報表目錄編輯器、電子文件圖像處理軟件等工具使得系統的維護及使用更加方便快捷，并適應了各種實際應用環境。

具體系統模塊圖，如下圖所示：

在原有系統的基礎上，為使系統更好的為檔案工作服務及為將來數字檔案館打下較為堅實的基礎，所以在系統定制時增加了一個新的功能模塊——部門文件庫。

部門文件庫的最初目的：

文件是檔案的源頭，而文件的收集是檔案整理的最初始階段，如果初始階段工作沒有做好的話，后面的一切又從何談起。為了從一開始做好此項工作，特設立部門文件庫。

同時工程公司中人員流動及信息流動的頻率比較高，往往在人員流動的過程會造成個人手中資料的流失，但是當員工根據相關規定將個人手中資料及時的錄入到系統中部門文件庫，使文件（信息）的共享性達到最大化，并且將使對公司的信息得到最大化的保存。

對于要進行歸檔的文件，在部門文件庫中可以直接進行操作，大大減少了文件到檔案之間的轉換時間，真正做到文件歸檔的及時性。同時已歸檔的文件仍能在部門文件庫中的全部卡片或已歸檔卡片中看到，減少了相關的檢索時間，大大提高了利用效率。

部門文件庫的設立增強了信息的流動性，單純的檔案管理系統只能實現對業已歸檔的文件的查閱，增加部門文件庫之后使查閱范圍可無限擴大至整個公司所有具有利用價值的文件。增大了系統中信息的容量，更加有利服務于工程公司移動辦公的工作形式。

部門文件庫的增加使系統由原來單一的檔案管理系統逐步轉變文件檔案一體化管理系統，實現了文件與檔案之間的無縫轉換。從而使文件在日常流轉過程中就成為一種文件收集的過程。大大的提高了從文件到檔案之間的轉換效率。

為更好有效的使用系統，并且避免一些誤操作，系統設置了三種用戶角色：檔案管理員、兼職檔案管理員及普通用戶。三種角色所面對界面的模塊也不相同。這樣作保證后臺的數據的安全性。具體電子檔案工作業務流程如下圖所示：

結語：

綜上所述，當檔案實現信息化后隨之而來就是檔案信息安全的問題，檔案信息使用安全一直屬于檔案信息安全的重要組成部分。國外很多專業機構也進行了相關研究。對于一些高科技的信息盜竊手段，我們只能是處于一種被動的防御狀態。但是在檔案信息使用安全方面可以通過一定的權限審批流程進行控制。基于以上情況，并考慮煤化工自身情況，在原系統的權限管理系統上進行調整，使之達到公司要求。

參考文獻：

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