企業科技檔案管理工作現狀及改進策略

張曉春

【摘要】本文將從科技檔案概念入手，立足于管理檔案的重要意義，分析并找到管理存在的問題，最后提出相應的改進措施和方法。

【關鍵詞】企業；科技檔案；管理工作現狀；改進策略

21世紀，我國科技檔案管理工作已經初步形成了較為完善的體系，但是仍然滯后于企業發展進程，其中存在的諸多問題也越來越突出，阻礙了檔案自身積極作用的發揮。尤其是企業管理者缺乏對該項工作的重視，加之缺少科學、合理的管理方法等，科技檔案丟失現象屢見不鮮，給企業造成了一定經濟損失，不利于企業持續發展。因此加強對該項工作的改進和完善具有十分重要的意義，能夠顯著提高檔案管理的有效性。

一、科技檔案管理工作現狀

科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。改進科技檔案管理工作不足的前提是了解當下存在的問題。目前，我國企業多數企業開展了檔案管理工作，但從某些方面來看，仍然與企業發展水平存在一定距離。具體表現在以下幾個方面：

（一）重視度不夠。檔案管理模式過于單一、落后，并未引起足夠的重視，直接導致檔案損毀。受到環境、時間的影響，很多檔案字跡褪色、紙張老化等因素降低了科技檔案的價值。另外，查閱人員主觀上不重視保護，成為檔案損毀的根本原因。

（二）資料不完善。通常來說，檔案管理人員極少參與企業生產經營過程，科技檔案收集、歸檔主要集中在項目竣工后，且處于被動狀態，并未從主動層面收集、整理資源，且很多重要的資料手續不到位，導致登記材料并未得到有效落實。還有一些技術部門基于自身利益的考慮，不愿意將資料歸檔，導致檔案資料不夠完善，進而導致科技檔案管理中缺少重要的材料。

（三）信息水平低。隨著計算機技術地快速發展及推廣，為企業信息化、現代化建設提供了極大支持，我國企業基本引進了計算機技術，但是多數企業管理者由于重視度不夠，在對科技檔案管理方面很少使用軟件，在實際管理工作中，由于紙質文檔多于電子文檔，不僅增加了檔案貯存及管理難度，加之紙質檔案查閱不夠方便，使得檔案的價值大打折扣。

（四）人員素質待提升。對于不同的企業、不同的部門，科技檔案的管理方式存在較大差別。一些企業的檔案管理人員都是由技術部門兼任，即使在技術管理領域取得了不錯成績，但是并沒有接受過專業的檔案管理知識學習，還不能夠完全勝任該項工作，在工作中，往往會關注科技成果的投入和產出，忽視了檔案的科技屬性，直接降低了管理有效性。

二、改進建議

（一）重視檔案管理。作為新時期的企業管理者，要明確認識到當今社會，科技是第一生產力這一事實，重新審視科技檔案對于企業生存和發展產生的重要作用，提高對檔案管理的認識，并立足于當前本企業科技檔案管理現實情況，從人員、社會等多個角度入手，完善相關配套設施。同時加大對科技檔案管理重要性的宣傳力度，管理者樹立良好的榜樣，引導員工樹立檔案重要的意識，為該項工作有序開展提供有力支持。另外，檔案管理部門要自覺承擔起檔案管理責任，推進檔案管理工作朝著程序化、科學化方向發展。

（二）建立收集制度。制度是工作順利開展的依據和保障。企業科技檔案管理工作不到位的主要原因在于缺少完善的制度支持。因此企業管理者要對檔案整理等工作細節制定規章制度，定期督促部門對歸檔的科技文件進行整理，并上交到檔案管理部門，而檔案部門也要給予相應的配合，并安排人員直接參與到各門類科技文件、材料整理過程當中，各部門之間良好溝通和交流能夠確保文件資料更加完整、案卷更加規范，減少并逐漸消除資料不完善等不良問題。企業要給予科研人員更多鼓勵，使其能夠落實好歸檔工作，兼顧科技研發和檔案梳理兩方面工作，提高檔案管理水平。科技檔案是所有科研人員智慧的結晶，只有不斷完善檔案，才能夠真正挖掘檔案的科學價值，進而為企業持續發展提供科技支持。

（三）引進先進技術。不同于傳統時代，企業現代化發展形勢下，很多科技資料不能夠更加完整地體現在紙質文件上。因此企業要認識到信息化建設不僅僅局限在生產、經營方面，還有管理，尤其是科技檔案的管理。企業要將科技檔案管理納入到管理體系當中，對檔案進行科學、合理歸檔和保存。值得注意的是要十分重視對資料的保護，避免被惡意修改、盜竊等。目前對于資料的保護技術有很多，如防火墻技術、存取權限控制及加密法等。其中防火墻技術由狀態監測、代理服務等多種技術組合而成，企業可以根據自身實際情況，引入適合的防護技術，實現對電子檔案保護的同時，還能夠減少紙質文件的使用，延長檔案使用壽命。

（四）規范管理流程。知識經濟時代，企業檔案都具備原始記錄，其中包括未公開、未申請專利等多項內容，以圖形、文字等多樣化形式存在著。獲知這些信息，等同于知曉了企業的機密，如果被他人掌握，后果可想而知。因此如果企業檔案材料不收集、不整理，極有可能對企業造成一定經濟損失。企業管理者應支持檔案人員依法行事，及時準確地收錄檔案，并將其統一歸納到檔案部門，實現統一管理。不僅如此，還應制定配套制度，如借閱制度，根據檔案的機密等級，履行相應的審批手續；或者銷毀制度，對于失去保存價值的資料要經過專門的鑒定，并由銷毀小組負責，確保銷毀工作嚴謹、規范，逐漸形成立體化、長效檔案管理機制。

（五）加強人員培訓。檔案管理人員素質直接影響管理水平。知識更新日新月異，檔案管理知識也隨之發生變化。因此只要不斷培養人員，提升其綜合素質，才能夠更好地落實該項工作。具體來說，第一，增強人員使命感，促使人員能夠真正認識科技檔案對于企業及社會發展的真正意義，在工作中能夠更好地履行自己的職責和義務。第二，企業結合自身發展現狀，制定系統、合理的培訓體系，促使管理人員能夠掌握最新、最先進的檔案管理技術，在突出管理基礎性的同時，提高管理有效性。第三，定期組織兼職檔案人員培訓班。由于兼職人員具有流動性大的特點，會影響檔案管理的連續性，而采取這種方式，能夠消除兼職人員的空白帶，同樣將知識和技術滲透給兼職人員，從根本上建立一支高素質、高技能的管理隊伍，進而認真落實科技檔案管理工作。

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