從現實案例看中小企業檔案管理

王君秋

檔案管理是單位業務建設和工作拓展的基本依據，是企業可持續發展的基本保障。因此，中小企業必須嚴格執行檔案管理制度。本文以案例試述中小企業檔案管理的基本工作程序。

【案例】某建筑公司初創時，領導不太關心檔案工作，僅指派一名年事已高又體弱多病的人管理，公司的檔案管理處于無檔可查、無據可尋的狀態。

近年來，由于公司的業務量大增，人力資源、勘察測繪以及建筑施工等檔案的基本信息資料也不斷增加，檔案管理與公司的發展極不協調。于是，單位招聘了13名檔案專業人員，分設數據、音像、人事和綜合4個類別的檔案室，進行集中統一管理。至此，單位的檔案管理才有了新起色。

【點評】檔案機構的合理設置，是檔案工作的組織基礎，它直接關系到檔案工作的質量和效率。中小企業一定要考慮自身特點，根據需要建立適宜的檔案工作機構。在此，筆者針對現實中存在的問題，結合工作實際，就中小企業檔案管理，從中小企業建立檔案機構的職責、中小企業檔案工作的管理體制、中小企業選擇檔案分類的方法、中小企業檔案管理要符合基本程序等四個方面進行探索。

一、中小企業建立檔案機構的職責

企業內部的檔案機構，是單位檔案工作的主要承擔者。主要職責包括：貫徹執行檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規章制度；統一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進行監督和指導。……