新常態下工商業務檔案利用探究

林葵葵

(龍泉市消費者權益保護委員會)

新常態下工商業務檔案利用探究

林葵葵

(龍泉市消費者權益保護委員會)

工商業務檔案是工商行政管理機關登記管理工作的歷史記錄,在登記注冊行政許可工作中以及各類經濟活動中起著重要的依據、憑證作用。本文就新常態下如何加強工商業務檔案利用進行探究。

新常態 工商檔案 檔案利用

龍泉市工商行政管理局成立于1978年,2014年統一并入龍泉市市場監督管理局。其中工商行政管理部門所收集保管的業務檔案,主要是各類企業從開業到注銷、吊銷的原始檔案,其獨有的信息資源有著不可替代的作用。工商機關依法履行市場準入、市場監管、消費者權益保護職能,公、檢、法機關辦案,企業及自然人投資興辦企業及從事各類經濟活動等都需要查詢工商部門業務檔案。

一、新常態下工商部門業務檔案的特點

(一)檔案生成量大

隨著我國經濟的迅速發展,市場投資環境的不斷改善,市場上開辦的公司數量越來越多。尤其是最近幾年,隨著市場經濟的變化,工商部門在有關部門的配合下,不斷完善相關政策、法規,扶持企業發展,優化市場投資環境,降低準入門檻,登記無收費且辦證立等可取,新開企業登記數量逐年上升,又因企業經濟活動頻繁,需要不斷對企業登記情況進行變更,這些都造成工商部門業務檔案數量的急劇增加。截止到2015年底,龍泉市工商登記部門登記注冊的業務檔案就有4.8萬余卷,130萬余頁。其中企業登記檔案就有7000余戶。

(二)檔案利用率高

在工商事業現代化管理形成的龐大的信息資源中,工商部門業務檔案信息資源具有憑證性、唯一性、可靠性和權威性,其獨有的經濟價值在社會活動中有著不可替代的參考和憑證作用。在工商部門內部：注冊登記部門在進行企業變更時常常需要核對企業開業登記材料中的事項(例如股東簽字等);企業監督管理部門在年檢和日常對“經濟戶口”的管理中也經常要翻閱企業原始的登記檔案;執法辦案部門更是要復制工商部門業務檔案原件作為證據材料。在工商部門以外：公、檢、法、審計機關辦理各類案件,需要查詢工商部門業務檔案;中、外企業及自然人投資興辦企業,簽訂經濟合同,解決產權、股權糾紛,保護自身合法權益等也都需要查詢工商部門業務檔案;更有甚者,個人在進行工傷鑒定時,或者在辦理個人養老保險進行工齡確認時也需要工商部門業務檔案作為憑據。近年我局檔案室接待查閱利用在1500余人次/年。

(三)檔案連貫性強

工商部門業務檔案同戶籍檔案、干部人事檔案相類似,只要企業主體不消亡,變更次數多就會不斷有新的檔案形成。由于企業在經濟活動中處于不斷地運動變化之中,企業改制、重組、轉產、兼并等活動日趨頻繁,其經營地點、法人、名稱、股東、資金、經營范圍等也會發生變化,工商部門業務檔案的收集、歸檔不是一勞永逸的。工商部門業務檔案的管理必須隨著企業登記情況的不斷變化、企業狀態的改變而采取動態的管理方式。業務檔案的管理也必須緊緊圍繞這個特點進行,以保證獲取登記檔案信息的準確性、真實性。

二、如何進一步做好新常態下工商部門業務檔案的利用

(一)加快檔案信息化建設,提高利用效率

鑒于業務檔案利用率高的特點,傳統的“你調我查”的利用模式已不再適應現代快節奏的工作需要,加快檔案信息化是檔案利用工作的必然趨勢。

1.創建并完善工商部門業務檔案的計算機管理系統。首先,工商部門業務電子檔案的形成和利用必須依托功能齊全的業務檔案電子化綜合管理系統,該系統應具備檔案電子化處理、檔案綜合查詢、系統維護、業務集成、用戶認證等功能,并與現有的經濟戶口綜合管理系統無縫對接,突出系統關聯、管理便捷、操作簡便、節約成本等優點。其次,企業基本信息的查詢需要一套不斷優化、升級的經濟戶口綜合管理系統,該系統是工商行政管理業務信息系統之一,以企業登記信息和企業監督管理數據為基礎信息平臺,由于系統開發和運用得較早,加上系統的不斷升級,其對外部查詢人員的作用日益凸顯。

為實現業務檔案的遠程查詢,應創建一個以計算機和互聯網為技術支持的外網檔案查詢平臺。充分利用好紅盾網、企業信用資訊網等,通過這些網站以達到企業基本信息齊全準確、數據更新及時、多途徑查詢、查詢速度快等利用要求。

2.推行檔案信息電子化工作,實現檔案電子化查詢。開展檔案信息電子化工作必須先對原始檔案進行科學整理。針對企業登記檔案具有的特性,即伴隨企業的變更、年檢等活動,原檔案會不定時地增加新內容,整個案卷始終處在一種不斷龐大的狀態,直至企業申請注銷或被吊銷,對檔案實行一戶一卷,卷內按不同的核準日期分為若干件,件內再細分為多項內容的整理方法。這種整理方法不僅符合檔案專業的規范化要求,也使電子檔案的目錄簡潔、有序,便于按需選擇內容。另外,在電子掃描時,要確保生成的圖像清晰度高,檔案內容完整準確,在錄入和數據導入時,利用相應路徑使目錄與圖像準確鏈接,并及時處理新入庫的檔案(尤其是變更登記檔案)。

(二)建立完善利用制度,規范查詢利用

工商部門業務檔案管理工作需要制定檔案閱覽制度、外借制度、保密制度等,以便對利用行為加以規范和約束。其次,應該在《工商部門業務檔案資料查詢辦法》的基礎上,制定符合實際且有效可行的查詢規定,具體包括查閱手續、查閱對象、查閱內容、打印權限、注意事項等。此外,還需補充電子檔案查詢操作方法,制定檔案工作人員收集和整理檔案利用效果反饋信息、記錄典型利用案例、對檔案利用實行監督管理等方面的實施細則。各項檔案利用規章制度和辦法應嚴密而簡明,便于執行,檔案工作者要在實踐中認真總結,不斷加以充實和完善。

(三)加強工商檔案隊伍建設,提升服務水平

1.端正服務態度,樹立服務理念。工商部門業務檔案的用戶構成復雜,利用者的文化水平、知識素養存在差異,而且許多利用者想通過查詢檔案來解決關于切身利益的問題,查檔時心情迫切,情緒波動大。所以,檔案工作者在提供利用時要始終做到誠懇熱情、耐心周到,讓所有利用者為尋求幫助而來,獲得最大滿意而歸。如隨著2000年以后電子檔案的普及應用,用戶可通過網絡查詢所需信息,給利用者帶來了便捷。但對于保存年限較為久遠的檔案,存在部分資料不全或遺失的情況,檔案人員需要通過翻看大量紙質檔案,或根據目錄記載在存量龐大的檔案室內找出具體的檔案資料,有些利用者(拆遷戶)著急找到自己的資料,對于查詢檔案工作如此煩瑣表示不理解,工作人員在耐心、細心做好解釋的同時要做好檔案服務工作。

2.熟悉檔案,了解需求。工商部門業務檔案中涉及的企業類型很多,內容十分復雜且隨政策和要求的變化而變化,所以,檔案工作人員要充分熟悉不同時期形成的業務檔案的特點及構成,從而快速、有效地為利用者提供服務。如某執法機關辦案人員想查詢名稱預先核準通知書的真偽,工作人員只根據該通知書的序列號構成的不符,即快速地認定該通知書系偽造。在熟悉檔案的基礎上,檔案工作者還要深入了解利用者的需求,通過與利用者積極地溝通,引導利用者提供一些諸如法定代表人、企業名稱關鍵字、成立時間、經營范圍等有效的線索,以提高工商部門業務檔案的查準率。

3.優化知識結構,提高綜合素質。隨著檔案信息化建設的不斷推進,檔案工作人員除了具備檔案學理論知識和企業法人登記業務知識外,還應加強對網絡系統、數據管理知識的學習,不斷掌握計算機操作、檔案電子化處理等現代化管理技能。通過業務培訓,自學及多種途徑的交流學習,不斷更新知識,提高職業素養。