機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的探討研究

鮑麗青

(浙江省桐鄉(xiāng)市龍翔街道辦事處)

機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的探討研究

鮑麗青

(浙江省桐鄉(xiāng)市龍翔街道辦事處)

相對(duì)傳統(tǒng)檔案管理而言,數(shù)字檔案室是一個(gè)新生事物,是傳統(tǒng)檔案室的升級(jí)版,在促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)紙質(zhì)檔案原件、改進(jìn)檔案利用方式和培養(yǎng)鍛煉檔案隊(duì)伍等方面都有著獨(dú)特的作用。本文主要闡述了開(kāi)展機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義、基礎(chǔ)條件和具體途徑,分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問(wèn)題,并提出了具體可行的對(duì)策措施。

機(jī)關(guān) 數(shù)字檔案室 建設(shè)

新形勢(shì)下,隨著信息技術(shù)發(fā)展,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化正深刻改變著人們的工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)和生活方式,信息管理已不可逆轉(zhuǎn)地進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。2003年5月,時(shí)任浙江省委書記的習(xí)近平到浙江省檔案局調(diào)研時(shí)指出,檔案工作要“走向依法管理,走向開(kāi)放,走向現(xiàn)代化”,這“三個(gè)走向”為我們做好新形勢(shì)下檔案工作指明了方向,提供了根本遵循依據(jù)。檔案工作要走向現(xiàn)代化,數(shù)字檔案館(室)建設(shè)就是現(xiàn)階段的有效載體和重要標(biāo)志。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的機(jī)遇與挑戰(zhàn),檔案部門必須把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)作為當(dāng)前檔案工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性、長(zhǎng)期性任務(wù),全面推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)。

一、開(kāi)展機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義和基礎(chǔ)條件

數(shù)字檔案館(室)是檔案部門綜合運(yùn)用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù),通過(guò)軟硬件平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的收、存、管、用等各項(xiàng)功能的一種新形態(tài)、新方式?？v觀檔案發(fā)展史,從簡(jiǎn)牘到電子,檔案工作無(wú)不是適應(yīng)當(dāng)時(shí)科技發(fā)展需要,不斷創(chuàng)新檔案管理方式才獲得跨越式發(fā)展的。加快建設(shè)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室,既是落實(shí)習(xí)總書記對(duì)檔案工作“三個(gè)走向”重要指示精神的迫切需要,也是檔案工作適應(yīng)時(shí)代變化,更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)自身跨越式發(fā)展的內(nèi)在需求。當(dāng)前我省正在全面深化改革,推進(jìn)“四張清單一張網(wǎng)”建設(shè),加快建設(shè)覆蓋城鄉(xiāng)的公共服務(wù)體系,省委、省政府已將數(shù)字檔案館(室)建設(shè)納入高水平全面建設(shè)小康社會(huì)戰(zhàn)略部署,今后需要我們檔案部門抓機(jī)遇、謀新篇、促創(chuàng)新,以數(shù)字檔案館(室)建設(shè)為基礎(chǔ)支撐,全力做好檔案信息服務(wù)保障工作,確保我省檔案工作繼續(xù)走在全國(guó)前列。

經(jīng)過(guò)幾年的努力,我省數(shù)字化檔案室建設(shè)在軟硬件環(huán)境、工作機(jī)制、人才儲(chǔ)備等方面已打下了一定基礎(chǔ),主要有：(1)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為數(shù)字檔案室建設(shè)提供了技術(shù)支撐。隨著電子政務(wù)發(fā)展,各單位在日常辦公和業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了大量電子文件和數(shù)字信息,迫切需要采取電子化、網(wǎng)絡(luò)化方式進(jìn)行歸檔管理,避免重復(fù)勞動(dòng)。同時(shí),隨著檔案軟硬件平臺(tái)日趨完善和深入應(yīng)用,也為數(shù)字檔案室建設(shè)提供了技術(shù)支撐。(2)相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的不斷完善為數(shù)字檔案室建設(shè)提供了基本保障。隨著我省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)和無(wú)紙化辦公的普遍應(yīng)用,各級(jí)政府不斷出臺(tái)電子政務(wù)的政策文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,將電子文件歸檔保存作為電子政務(wù)建設(shè)的重要一環(huán),為各單位數(shù)字檔案室建設(shè)提供政策和機(jī)制保障,初步形成了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案信息化建設(shè)的良好氛圍。(3)檔案信息化人才隊(duì)伍培養(yǎng)得到加強(qiáng)。近年來(lái),各級(jí)檔案部門將電子檔案管理和檔案信息化人才培養(yǎng)擺上重要議事日程,開(kāi)展了多批次、多層次的培訓(xùn),提高了各單位檔案人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平,為開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)提供了人才儲(chǔ)備。

二、建設(shè)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的主要優(yōu)勢(shì)和存在問(wèn)題

相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理,數(shù)字化檔案室的建設(shè)是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo),應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)和手段,變革傳統(tǒng)檔案管理模式,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、定量化和智能化。通過(guò)開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè),可以優(yōu)化檔案管理流程,提高管理效率;可以促進(jìn)檔案信息共享,提高檢索利用效率;可以保護(hù)紙質(zhì)檔案原件,促進(jìn)電子檔案歸檔保存。

同時(shí),數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)新的任務(wù),還沒(méi)有成熟可靠的建設(shè)和管理模式可供借鑒。各地在推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)中也出現(xiàn)了一些問(wèn)題,主要表現(xiàn)在：

(一)頂層設(shè)計(jì)相對(duì)滯后

國(guó)家層面上相關(guān)指導(dǎo)性文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)相對(duì)滯后,檔案信息化、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系不夠健全。一些地方對(duì)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)內(nèi)容認(rèn)識(shí)不清,項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)少,實(shí)施方案與資金分配不合理,功能定位不清楚,系統(tǒng)建設(shè)低水平重復(fù)。

(二)統(tǒng)籌發(fā)展不夠到位

各地電子文件管理和數(shù)字檔案館(室)建設(shè)水平參差不齊：有的重視軟硬件設(shè)施建設(shè)而輕檔案內(nèi)容建設(shè),導(dǎo)致空有軟硬件設(shè)備而無(wú)法發(fā)揮實(shí)際作用;有的重視傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化而輕電子檔案歸檔管理,對(duì)增量電子檔案的管理尚未建立起有效的管理體制,未將電子文件及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)作為檔案進(jìn)行有效保存和管理,導(dǎo)致大量重復(fù)勞動(dòng);有的重視文書檔案的利用共享而輕業(yè)務(wù)檔案的整合管理,檔案利用停留于簡(jiǎn)單的檔案目錄或公文查詢,缺乏綜合的數(shù)據(jù)挖掘和深度整合;有的重應(yīng)用輕基礎(chǔ)、重眼前而輕長(zhǎng)遠(yuǎn),檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、基礎(chǔ)研究和關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)等工作不夠扎實(shí)。

(三)安全防范意識(shí)淡薄

一些單位監(jiān)管不到位,未將涉密和非涉密檔案信息進(jìn)行有效劃控管理,涉密或敏感信息未經(jīng)嚴(yán)格審查就上網(wǎng)提供利用,存在泄密風(fēng)險(xiǎn);有的對(duì)合作公司的背景審查、設(shè)備檢測(cè)、人員政審不到位,存在數(shù)字檔案被合作單位拷貝留存或外傳的情況;有的對(duì)優(yōu)盤、硬盤等檔案存儲(chǔ)設(shè)備使用混亂,公私、內(nèi)外不分,登記不明。

(四)隊(duì)伍建設(shè)不夠到位

對(duì)專業(yè)性人才的引進(jìn)、使用、培養(yǎng)不夠。

三、加快推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策和措施

(一)加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)

經(jīng)驗(yàn)表明,檔案工作離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)和各部門支持,而這建立在他們對(duì)檔案工作充分認(rèn)識(shí)和了解的基礎(chǔ)上。因此,要推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè),就必須加大對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和各部門的宣傳引導(dǎo)力度,使他們真正了解這項(xiàng)工作,認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室工作是規(guī)范機(jī)關(guān)管理,服務(wù)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù),建設(shè)高效政府的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作,并能夠在經(jīng)費(fèi)保障、軟硬件配備等方面給予重視與支持。

(二)完善工作機(jī)制

建立適應(yīng)檔案信息化需要的檔案人員網(wǎng)絡(luò),將電子文件和數(shù)字檔案的形成處理、收集積累、整理歸檔、保管利用等工作納入相應(yīng)人員崗位職責(zé)。建立健全檔案數(shù)字化和電子文件管理等相關(guān)規(guī)章制度,嚴(yán)格按照國(guó)家、省檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì),制定適合本地、本單位情況的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和實(shí)施細(xì)則。加強(qiáng)檔案專業(yè)人員特別是信息化人才的引進(jìn)、使用、培養(yǎng),提高各單位檔案人員的信息化管理水平。

(三)注重項(xiàng)目帶動(dòng)

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,必須統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、項(xiàng)目帶動(dòng)。如桐鄉(xiāng)市提出,“十三五”期間全市將實(shí)施存量檔案數(shù)字化工程,建立完善包括檔案電子目錄、檔案全文內(nèi)容等多種方式的檔案檢索體系。實(shí)施數(shù)字檔案館(室)一體化建設(shè)工程,建立覆蓋全市的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò),加強(qiáng)館室之間、室室之間互聯(lián)互通,基本實(shí)現(xiàn)市、鎮(zhèn)、村三級(jí)檔案信息資源云端同步、共建共享。

(四)明確建設(shè)重點(diǎn)

一是統(tǒng)一檔案管理軟件。按照“文檔一體、綜合管理、館室銜接”的原則,自行研發(fā)或選購(gòu)符合規(guī)范、功能完備、經(jīng)濟(jì)適用的數(shù)字檔案室管理軟件進(jìn)行推廣使用。二是做好電子文件的歸檔保存工作。對(duì)屬于歸檔范圍的電子文件,按照有關(guān)規(guī)范直接歸檔保存;對(duì)沒(méi)有對(duì)應(yīng)電子版本的紙質(zhì)文件,可由文書或業(yè)務(wù)部門先行掃描,網(wǎng)上流傳后歸檔保存。在電子文件歸檔時(shí),要注意把電子文件盡量轉(zhuǎn)換為通用的、符合進(jìn)館規(guī)范的格式,以消除因技術(shù)演變帶來(lái)的影響,并確保電子文件能與今后檔案館的軟硬件環(huán)境相匹配。三是加快室藏傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。對(duì)于立卷改革后的文書檔案,可在每年上半年由文書業(yè)務(wù)部門掃描后與紙質(zhì)檔案同步歸檔,或由檔案部門在歸檔后集中掃描加工;對(duì)于室藏量大、門類多、時(shí)間久、數(shù)字化難度大的文書或業(yè)務(wù)檔案,可采取項(xiàng)目化方式集中進(jìn)行數(shù)字化掃描加工,形成數(shù)字化檔案副本。

(五)做好安全保障

要高度重視數(shù)字檔案室的安全保障體系建設(shè)。涉密和非涉密檔案信息分別管理,提供利用的帶密級(jí)信息、敏感信息必須嚴(yán)格審查,做好有效劃控;加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化合作公司的背景審查、設(shè)備檢測(cè)、人員政審;加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理,做好公私、內(nèi)外分明,登記清楚,完善檔案安全監(jiān)管機(jī)制。加強(qiáng)重要檔案的安全監(jiān)管和災(zāi)備管理,積極推進(jìn)重要及涉民領(lǐng)域的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目與專業(yè)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的登記備份工作,實(shí)現(xiàn)與公文類、業(yè)務(wù)類電子檔案移交接收等檔案資源建設(shè)工作的有機(jī)銜接,確保檔案安全保密。加大檔案安全保密檢查力度,發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)督促整改。

四、建設(shè)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的幾點(diǎn)體會(huì)

數(shù)字檔案室建設(shè)投入大、任務(wù)艱巨、要求高,要做好這項(xiàng)工作,應(yīng)把握好以下幾點(diǎn)：

第一,要下大決心。有人可能認(rèn)為數(shù)字化最難點(diǎn)在于錢,但我認(rèn)為最難點(diǎn)在于下決心。像其他事情一樣,檔案數(shù)字化工作的最大困難在于畏難。開(kāi)展這項(xiàng)工作,首先要像最近一本書名那樣,做到“心勝”。如果心態(tài)是畏難的,不敢下決心,那么,有了錢他也不敢干、不會(huì)干。因此,機(jī)關(guān)檔案室的領(lǐng)導(dǎo),對(duì)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作,一定要破除畏難情緒,敢痛下決心。沒(méi)有開(kāi)始干的一定要下決心開(kāi)始干;已小規(guī)模慢慢干的,一定要大規(guī)模加快干。

第二,要整體規(guī)劃,循序漸進(jìn),持續(xù)進(jìn)行。整體規(guī)劃要統(tǒng)籌考慮經(jīng)費(fèi)、人員、場(chǎng)地、設(shè)備、技術(shù)、檔案前處理與掃描及質(zhì)檢工作的匹配、安全管理等各個(gè)方面,做出整體安排。循序漸進(jìn),就是優(yōu)先開(kāi)展群眾最需要、利用率最高并可以立即開(kāi)放的那部分檔案的數(shù)字化,然后再開(kāi)展其他檔案的數(shù)字化。如中央檔案館就選擇的是利用率占全部檔案利用率一半以上的一個(gè)最重要的全宗先進(jìn)行突擊。不少基層檔案館,都優(yōu)先做民生檔案的數(shù)字化,也是一種正確的選擇。因?yàn)闉槊袼?是檔案數(shù)字化的核心價(jià)值。持續(xù)進(jìn)行,就是要形成長(zhǎng)效機(jī)制,一年接著一年干,一任接著一任干,不要中斷,直到做完為止。

第三,要調(diào)配好人員力量,運(yùn)用好各種激勵(lì)手段。數(shù)字化前處理和加工需要大量的人員,要充分運(yùn)用本單位人員和外請(qǐng)人員兩種力量,采取有效的激勵(lì)手段,如超額獎(jiǎng)勵(lì)、開(kāi)展競(jìng)賽、評(píng)比先進(jìn)等,調(diào)動(dòng)人員積極性,提高數(shù)字化速度和效率。

隨著信息社會(huì)的到來(lái),檔案管理的現(xiàn)代化已是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì),我們要主動(dòng)適應(yīng)檔案工作“三個(gè)走向”的發(fā)展要求,積極應(yīng)對(duì)面臨的各種困難和挑戰(zhàn),分析新形勢(shì),探索新方法,解決新問(wèn)題,全力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。