工會業務檔案管理工作實踐
——以麗水市蓮都區總工會為例

朱睿曄

(浙江省麗水市蓮都區總工會)

工會業務檔案管理工作實踐
——以麗水市蓮都區總工會為例

朱睿曄

(浙江省麗水市蓮都區總工會)

中國工會根據“維護、建設、參與、教育”四項社會職能,開展工會各項工作。工會檔案在工會工作實踐中具有十分重要的作用。本文以筆者工作的麗水市蓮都區總工會為例,對工會檔案收集范圍、歸檔質量管理和服務作用發揮進行了總結與探索。

工會 業務檔案 歸檔范圍 實踐

中國工會是中國共產黨領導的職工自愿結合的工人階級群眾組織,是黨聯系職工群眾的橋梁和紐帶,是國家政權的重要社會支柱,是會員和職工利益的代表。中國工會與其他國家工會不同,除了維護職工合法權益的基本職責外,還有建設、參與、教育三項重大的社會職能。隨著中國順利跨入新世紀,中國政治、經濟和社會狀況都發生了巨大的、深刻的變化,各級總工會開展的各項業務工作也具有了鮮明的社會主義特色和時代特點,所以我單位根據新時期工會工作職能與特點,采取了一系列措施,對工會業務檔案進行了規范的收集、歸檔和管理。

一、明確工會業務檔案的收集范圍

從不同角度、不同方法區分檔案種類可以分為許多種,目前比較通行的方法是將檔案分為文書檔案、科技檔案與專門檔案三種,工會業務檔案屬于專門檔案。目前來說,工會的業務檔案歸檔范圍主要包括工會業務部門在具體工作中直接形成并與經辦業務直接有關的檔案,我單位根據實際情況,明確將以下五類業務檔案納入歸檔范圍：

(一)組織建設檔案

工會組建和發展會員工作在工會全局工作中至關重要,是工會一切工作的基礎和前提。組織建設檔案中應包括各基層工會成立,工會委員會成員名單,成員增替補,換屆選舉結果,事項變更,工會注銷等文件材料。

(二)困難幫扶檔案

民生問題一直是黨和政府高度重視的問題,工會以困難職工幫扶工作為切入點,成為黨和政府解決民生問題的一大助力,這項工作使職工因災、因病或特殊原因等遇到困難能得到及時幫助。我單位根據其具體的業務將困難幫扶檔案分為送溫暖、金秋助學和愛心透析三項,它除了職工申請困難幫扶的申報表和相關材料以外,還包括了工會慰問、走訪、發放困難資金過程中形成的資料。

(三)醫療互助檔案

醫療互助工作是從2013年開始由浙江省總工會推廣的全省性重點工作,它既是社會醫療保險的有效補充,更是新形勢下工會維護職工合法權益的重要體現。歸檔的內容包括醫療互助保障登記表、參保人員登記表以及職工在報銷保障金過程中形成的申請表、證明、發票等材料。

(四)療休養檔案

療休養工作是黨和政府對職工群眾的關心和愛護,它保護和促進廣大職工身心健康,并促進當地經濟發展。療休養檔案包括各基層單位上報的職工療休養計劃表、聯系單及其他與療休養相關的文件材料。

(五)勞動模范檔案

勞模是工人階級的優秀代表,是民族的精英、國家的棟梁、社會的中堅、人民的楷模,勞模檔案既是勞模享受待遇的依據,又是宣傳勞模精神的素材來源,所以它不僅包括每位勞模的個人檔案,還包括在勞模管理過程中開展的各項活動、會議、療休養、體檢等其他相關材料。

二、保證工會業務檔案的歸檔質量

做好工會檔案管理工作是工會開展工作的依據和基礎,為了保證我單位業務檔案收集齊全、管理科學,我們主要采取了以下措施：

(一)建立收集網絡,責任落實到人

工會業務檔案都集中在組宣女工部、經保法工部、職工服務中心等各個業務部門,涉及部門多,收集面廣,僅依靠個別人的力量很難收集齊全。所以我們充分發揮本級工會組織機構作用,創建了工會檔案收集網絡,根據工會各部門責任分工,明確每項業務檔案資料收集工作的責任人,開展有針對性的資料收集。

(二)加強業務培訓,提升人員素質

目前,縣級工會的檔案員一般都是辦公室人員兼職,在業務檔案的收集歸檔工作上有一定的局限性,所以我們在明確每項業務檔案資料收集工作的責任人的基礎上,將這些責任人培養成為兼職檔案員,采用聘請區檔案館老師做業務指導和選送兼職檔案員到省檔案干部教育培訓中心進行專業培訓等多種方式,提高他們的檔案工作能力,建立了一支既懂檔案業務又懂工會業務的隊伍。

(三)創新管理方式,明確崗位職責

我單位專門制定了《兼職檔案員管理與考核辦法》,辦法中規定了每年6月份之前,須將上一年的各項業務檔案歸檔整理完畢,并移交綜合檔案室,由辦公室負責監督指導,并將檔案的質量與兼職檔案員的年度考核成績相掛鉤,確保各項業務檔案及時、準確、高質量地歸入綜合檔案室。

三、發揮工會業務檔案的服務作用

檔案工作離不開單位領導的重視和關心,想要爭取領導的重視就要充分開發利用,發揮檔案的服務作用,才能贏得領導的支持和認可。

(一)應用業務檔案,為日常工作提供保障

高質量的工會業務檔案對工會日常工作發揮著巨大的作用,以困難職工檔案為例,每年春節期間,省總、市總及區委領導都會對我區困難職工進行走訪慰問,通過查閱工會困難職工檔案,我們就能準確地了解困難職工的具體情況,為領導的走訪慰問提供十分重要的參考信息。

(二)應用業務檔案,共同分享檔案成果

通過檔案成果展可擴大檔案成果宣傳的輻射區,提升檔案的利用價值。例如2015年,我單位開展了勞模進校園活動,這次活動就充分利用了勞模檔案,將近幾年來我區勞模管理工作的成果,制作成共10塊展板,在校園中展出,受到了學校師生的一致好評。

(三)應用業務檔案,大力宣傳工會工作

在如今以互聯網為基礎的新媒體,已占據了媒體行業的半邊天,近幾年來我單位也逐漸加大了在工會網站、微博、微信公眾號、手機短信等新媒體上的宣傳力度,而宣傳所用的資料大部分來自業務檔案。例如今年剛開通的蓮都區總工會微信公眾號,我們在上面公布了一系列的工會業務知識與動態,都取得了很好的成效。在2015年五一期間,我們以勞模檔案為基礎,與蓮都新聞欄目合作,共同拍攝了“勞動最光榮”系列勞模先進事跡宣傳片,取得了強烈的社會反響。