基層檢察院訴訟檔案管理探析

侯菲菲

(杭州拱墅區(qū)檢察院)

基層檢察院訴訟檔案管理探析

侯菲菲

(杭州拱墅區(qū)檢察院)

檢察院訴訟檔案管理工作是整個(gè)檢察工作中的重要一環(huán),對(duì)檢察工作的科學(xué)發(fā)展也有著重要意義。本文從訴訟檔案的含義、作用及意義入手,進(jìn)而分析了當(dāng)前基層檢察院訴訟檔案的管理現(xiàn)狀及問(wèn)題,提出了加強(qiáng)基層檢察院訴訟檔案管理的對(duì)策及建議。

基層檢察院 訴訟檔案

基層檢察院訴訟檔案工作不僅關(guān)系著本院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展,更關(guān)系著整個(gè)檢察系統(tǒng)檢察訴訟檔案的積累和訴訟檔案工作的發(fā)展。為了把檢察檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道,使其更好地為檢察工作服務(wù),在新形勢(shì)下,必須充分認(rèn)識(shí)基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)及存在的問(wèn)題,進(jìn)一步加強(qiáng)管理,發(fā)揮作用。

一、基層檢察院訴訟檔案特點(diǎn)

(一)一案一號(hào)

檢察機(jī)關(guān)辦理完畢的每一個(gè)案件所形成的所有材料,都編成一個(gè)檔案號(hào)。訴訟檔案的檔案號(hào)一般由“年度—類(lèi)別—案卷號(hào)”組成。

(二)檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的形成受相應(yīng)訴訟程序制約

人民檢察院辦理各類(lèi)案件,必須按照相應(yīng)的《訴訟法》所規(guī)定的程序進(jìn)行,否則就是違法。因此,在案件辦理過(guò)程中產(chǎn)生的訴訟文書(shū)材料必須受相應(yīng)的訴訟程序的制約。訴訟檔案卷組卷的方法單一,形式固定,訴訟檔案卷內(nèi)的訴訟文書(shū)材料必須嚴(yán)格按照程序和產(chǎn)生的時(shí)間先后順序排列。

(三)檢察訴訟檔案具有特定的法律效力

訴訟檔案中的文書(shū)都是具有法律效力的材料,有很強(qiáng)的強(qiáng)制力和約束力,但只對(duì)該案件的訴訟當(dāng)事人具有法律效力,因此,訴訟檔案具有特定的法律效力,而且不因時(shí)間、空間的變化而變化。

(四)保管期限長(zhǎng)、數(shù)量多

隨著法制建設(shè)的不斷推進(jìn),訴訟檔案數(shù)量不斷增多,并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定,訴訟卷宗大多保存期限為永久。

二、當(dāng)前檢察訴訟檔案工作存在的問(wèn)題

(一)訴訟檔案數(shù)量激增,配套工作難以跟上

實(shí)踐表明,經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的地區(qū),刑事案件越多,隨著社會(huì)主義法制的健全,普法教育的深入,人民群眾用法律保護(hù)自己的意識(shí)不斷加強(qiáng),直接導(dǎo)致案件的數(shù)量激增。與此同時(shí),檢察機(jī)關(guān)的軟硬件工作相對(duì)滯后,難以配合檔案數(shù)量的“同步增長(zhǎng)”。

(二)人員配備難以適應(yīng)檔案管理需求

檔案管理力量薄弱難以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。我院雖然配備了檔案管理員,但是由于基層院事務(wù)繁多,檔案管理員大都為兼職,難以集中精力開(kāi)展檔案管理工作;人員長(zhǎng)期流動(dòng)換崗,檔案管理員對(duì)業(yè)務(wù)流程始終處于不熟悉狀態(tài),使得檔案收集不齊全或者收集的檔案不符合規(guī)范化。

(三)業(yè)務(wù)不規(guī)范

一是檔案材料收集不全。有些部門(mén)不按規(guī)定歸檔,導(dǎo)致訴訟檔案材料不完整,無(wú)法了解案件全部訴訟程序。二是歸檔不及時(shí)。基層檢察院有些科室在每年移交訴訟檔案時(shí),不僅會(huì)有上一年度的卷宗,前一年,前兩年,甚至20世紀(jì)90年代的檔案會(huì)被一起移交,這就說(shuō)明在當(dāng)年的年度里,檔案卷宗沒(méi)有被及時(shí)地收集和歸檔,這樣不僅耽誤了工作中的利用,也增加了檔案管理員的工作難度。三是整理不規(guī)范。在歸檔的訴訟檔案中,不同的立卷人按照各自的方式立卷,而沒(méi)有按照實(shí)際的辦案程序立卷,不能邏輯地反映案件的辦理程序,致使案卷的有機(jī)聯(lián)系性不強(qiáng),影響了檔案的利用。

三、加強(qiáng)基層檢察院訴訟檔案管理的對(duì)策

(一)全面提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

一是要在全體檢察官和其他工作人員中進(jìn)行檔案工作重要性的教育;二是結(jié)合案件質(zhì)量評(píng)查、半年工作檢查和年終工作總結(jié)等工作,對(duì)檔案工作的重要性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。

(二)加強(qiáng)檢察檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

1.確定專(zhuān)職檔案人員且保持其工作的相對(duì)穩(wěn)定。保持檔案人員工作的相對(duì)穩(wěn)定性有利于增強(qiáng)其對(duì)檔案工作的責(zé)任心和使命感。此外,檔案人員的變動(dòng)也應(yīng)該有一個(gè)工作上的銜接和熟悉的過(guò)程,也就是要有一個(gè)傳、幫、帶的過(guò)程。不能簡(jiǎn)單地履行一個(gè)交接手續(xù)完事。

2.提升檢察檔案管理人員職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。一是要堅(jiān)定檔案人員的事業(yè)心,增強(qiáng)職業(yè)責(zé)任感和自豪感。二是要有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。基層檢察院檔案人才缺失,檔案人員量少質(zhì)弱的現(xiàn)象普遍存在。近年來(lái),基層檢察院招錄的新進(jìn)干警大多為法律專(zhuān)業(yè)人才,從未招錄過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才,因此檢察機(jī)關(guān)的檔案管理人員在檔案工作中始終處于門(mén)外漢的尷尬狀態(tài)。加之長(zhǎng)期以來(lái),檢察機(jī)關(guān)都注重對(duì)法律專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)力度,而對(duì)檔案人員的培養(yǎng)卻沒(méi)有引起足夠的重視,因此必須加大檔案人員培訓(xùn)力度,提高檔案專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

3.注重相關(guān)部門(mén)檔案責(zé)任人員培訓(xùn)。重視加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)內(nèi)勤,特別是檔案承辦人的業(yè)務(wù)指導(dǎo),有計(jì)劃地開(kāi)展培訓(xùn)。對(duì)于新上崗的書(shū)記員和崗位調(diào)動(dòng)后的人員,要及時(shí)組織培訓(xùn),使他們?cè)谏蠉彸跗诰湍苷_掌握工作要點(diǎn),養(yǎng)成良好的立卷、歸檔、調(diào)檔習(xí)慣,正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂方法,確保歸檔質(zhì)量。

(三)加強(qiáng)檢察檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

1.明確職責(zé),規(guī)范檔案業(yè)務(wù)。檔案員要肩負(fù)起檔案質(zhì)量監(jiān)督員的責(zé)任,負(fù)責(zé)全院案件材料集中裝訂歸檔和檔案質(zhì)量監(jiān)督工作。案件承辦人在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)按規(guī)定將應(yīng)移交歸檔的完整案件材料移交給檔案員,檔案員在案件材料裝訂過(guò)程中發(fā)現(xiàn)單人提審、超期羈押等不符合司法規(guī)范的情況,應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄并定期報(bào)告檢務(wù)督察小組,通知案件承辦人立即補(bǔ)正并記錄情況。應(yīng)將案件承辦人上交的案件材料質(zhì)量情況納入科室、個(gè)人年度績(jī)效考核。

2.開(kāi)發(fā)利用檔案,提升檔案價(jià)值。一是做好日常利用服務(wù)。1986年至今,我們已經(jīng)提供各類(lèi)案卷3000余卷,為選編案例,糾正違法,研究分析案件新特點(diǎn)、新動(dòng)向,以及干警的獎(jiǎng)懲、調(diào)資、職級(jí)評(píng)定等項(xiàng)的檢察工作的順利進(jìn)行提供了有效服務(wù)。二是做好編研服務(wù)。我們編制的1999—2015年《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》,用表格、圖表和文字等形式詳細(xì)分析了我院各類(lèi)業(yè)務(wù)工作情況。如對(duì)自偵案件中的貪污、挪用、受賄、瀆職侵權(quán)案件進(jìn)行分類(lèi)匯總,以表格、圖表的形式形象地表現(xiàn)出來(lái),并附簡(jiǎn)要的文字,從而從這些圖表、表格、文字中可以看出每年各類(lèi)案件的案發(fā)率、作案手段的變化、案值的變化、涉及人員的結(jié)構(gòu)變化等,分析犯罪規(guī)律特點(diǎn),采取可行措施加以預(yù)防;利用檢察檔案開(kāi)展類(lèi)案研究,為立法和司法實(shí)踐提供依據(jù)等,不斷提升檔案管理工作的價(jià)值,促進(jìn)檢察事業(yè)健康發(fā)展。