房產檔案信息管理利用淺析

吳曉霞

(浙江省蒼南縣城鄉住房和規劃建設局)

房產檔案信息管理利用淺析

吳曉霞

(浙江省蒼南縣城鄉住房和規劃建設局)

房產檔案信息管理是社會管理工作的重要組成部分,作為房產檔案信息管理人員,應構筑更加完善、合理的房產檔案信息管理體系,從而使其更好地為社會提供服務。

房產檔案 查詢利用 管理

隨著人們法律意識和物權意識的不斷提高,房產檔案信息的查詢與利用日益增多,但目前房產檔案信息的查詢利用尚存在一些問題。筆者從事房產檔案信息管理多年,在此談談存在的問題和相應的措施,以期拋磚引玉,得到同行指教。

一、目前房地產檔案信息查詢權限和范圍

房屋權利人或者其委托人可以查詢與該房屋權利有關的原始登記;房屋繼承人、受贈人可以查詢與該房屋有關的原始登記憑證;國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察部門和證券監管部門可以查詢與調查、處理的案件直接相關的原始登記憑證;仲裁機構可以查詢與公證事項、仲裁事項直接相關的原始登記憑證;仲裁事項、訴訟案件的當事人可以查詢與仲裁事項、訴訟案件直接相關的原始登記憑證;涉及國家安全、軍事等需要保密的房屋權屬登記信息,須經國家安全、軍事等機關同意后方可查詢有關原始憑證。

二、房產檔案信息管理存在的問題

(一)房產檔案信息不正確

當前房產檔案信息不正確現象普遍存在,大部分是歷史遺留問題。如隨著城市的發展擴大,其地址信息可能發生變化,房屋信息也隨之變化,但產權人沒有及時來房產部門更改信息,這就會導致信息不正確,因而查詢困難。曾經出現過這樣的案例：一債務人起訴某產權人,要求法院對其房產保權,提供了當時借款時的地址,事實上在一年前該地址已經發生了變更,結果法院查封時出現了差錯。

(二)房產檔案信息錄入有誤

房產檔案信息錄入時存在諸多的問題和錯誤。首先是身份信息有誤差。如個人身份證,一代和二代身份證格式就不同。有的房主用軍官證、戶口本、護照等信息來登記房產。而目前查詢過程中,除了核對姓名、身份證號碼,暫時還沒有其他信息可以取代。其次是姓名信息有誤差。如姓名中的生僻字有時用×號代替,有時留空格,這就給準確查詢帶來了困難。再次是數字化加工中的缺陷和失誤。如掃描質量差、關聯條目錯誤、大幅面資料掃描出現不清晰等問題,導致在查詢過程中無法看清影像資料。

(三)檔案人員專業素養不夠

房產檔案信息管理是專業性很強的工作,既要懂房產業務,又要求懂檔案專業,但目前大部分房產檔案信息管理人員都不具備足夠的專業知識。

三、對策及措施

(一)及時更正檔案信息

房地產權屬檔案是城市房地產行政主管部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據,是城市建設檔案的組成部分。目前我縣房產檔案信息比較混亂,數據清理工作勢在必行。首先是要確定數字清理的標準,即規范的信息著錄。其次是要求產權人及時辦理相應的變更,確保房產信息的正確。

(二)房產檔案歸檔要及時

房地產產權登記工作中會形成各種文件材料,包括房產登記申請書、收件收據存根、權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產稅費收據存根等。每件(宗)房地產權屬登記工作完成后,權屬登記人員應及時將這些文件資料預整理好,并經權屬登記負責人審查后,送交房地產權屬檔案管理機構進一步整理加工,如數字化加工、數據關聯、信息核對等,便于及時提供檔案信息查詢。

(三)規范檔案管理

首先是要提高檔案工作人員素養,平時多參加檔案業務知識培訓學習,不斷提高專業水平和工作能力。其次是要提高信息化水平,建立房產檔案管理信息系統。在房產檔案信息系統建立過程中,信息技術人員與檔案人員應多溝通交流,充分聽取并吸收檔案工作人員的意見和建議,確保信息系統合理可用。

房產檔案查詢利用在社會管理和經濟發展中發揮著巨大作用,我局房產檔案管理及查詢利用工作雖然存在著一些問題,但我們會不斷探索前進,未來房產檔案管理工作將不斷完善提高。

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