加強企業人事檔案管理規范化建設的若干思考
——以中國郵政集團公司湖州市分公司為例

于雪蓮

(中國郵政集團公司湖州市分公司)

加強企業人事檔案管理規范化建設的若干思考
——以中國郵政集團公司湖州市分公司為例

于雪蓮

(中國郵政集團公司湖州市分公司)

本文以中國郵政集團公司湖州市分公司為例,分析了人事檔案管理的現狀與存在的問題,提出要進一步規范人事檔案,推進人事檔案管理制度化和規范化建設,進一步加強人事檔案集中管理工作,為企業用人決策提供可靠的依據,進一步提升人力資源管理水平,規范人力資源管理系統應用。

郵政企業 人事檔案 規范化建設 思考

人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映個人經歷、思想品德、業務能力、工作狀況,以及所受獎勵、處罰等方面,并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。人事檔案管理是人事工作開展的基礎,當今的社會發展中,人才占據著越來越重要的位置,所以人事檔案管理工作也受到了各個單位的重視,中國郵政公司湖州市分公司現保存著1200多冊檔案。因此規范化的檔案管理是十分必要的。

一、人事檔案管理的現狀與存在的問題

隨著經濟社會的發展和科技進步,現代人事檔案管理與傳統管理模式相比,已經發生了非常大的變化,人事檔案管理的要求越來越高,面臨的問題也越來越突出。歸納起來,主要有以下幾方面的問題：

(一)人事檔案管理規范性不足

要提高人事檔案管理,應提高人事檔案的規范管理水平。目前主要應增強對人事檔案管理工作的檢查指導,盡快形成科學有效的規范管理方法。在過去,對人事檔案管理工作的認識存在著一定誤區,認為人事檔案工作不是單位的中心工作,只要能應付查檔不丟失就行。一些員工認為,人事檔案是組織的事,材料都是由單位組織形成的,與己無關。個人填寫的內容對不對、準不準,組織去核對就行,故上交的材料存在著年齡、參加工作時間前后不一致,家庭主要成員空缺,入黨時間、學歷不符,考核材料中夸大自己的工作成績等現象,使得真實情況難以確定,給個人的定級、評聘、調資、退休等工作帶來很大的麻煩。這些都反映出管理人員的檔案意識不強,對人事檔案的重視不夠。

(二)人事檔案管理意識不強

企業人事檔案管理是企業活動中最基本的工作之一,但許多單位對檔案管理認識不足,對人事檔案管理的重視不夠,存在著落實不到位,應付了事,檢查隨意,更做不到監督執行。還有人認為現在只重視能力,不重視個人的歷史。這些都顯示現在許多企業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視,對人事檔案管理的意識不夠強烈。

(三)人事檔案管理人員的素質和管理手段落后

人事檔案管理是一項耐心、細心的專業人事工作,人事檔案具有機密性、政治性、專業性特點。人事檔案管理需要專門人員進行管理,單獨存放。但現在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數職,有些還是半路出家,沒參加過任何人事檔案管理培訓。有很多單位,還是利用手工整理檔案資料,即使是在這個計算機已經普及的時代,對人事檔案的查閱方式,竟然還是以人工為主,談不上無紙化辦公,更缺少適合人事檔案管理的計算機系統。導致企業檔案管理水平和行業需求相差甚遠,這與科學的人事檔案管理要求不符合。

二、提升人事檔案管理工作規范化建設應對措施

人事檔案管理是郵政企業內部管理,特別是人力資源管理的核心內容,起著基礎性的保障作用,因此,針對存在的問題,要加大力氣,采取措施,進一步提升人事檔案管理規范化水平,充分發揮人事檔案功能作用。

(一)進一步規范人事檔案,推進人事檔案管理制度化和規范化建設

建立高質量、高水平的人事檔案管理,需要科學的方法和手段。由于傳統的檔案管理方法有許多局限性,也不符合實際情況,所以要迎合時代的趨勢,淘汰落后的人工檔案管理方法,逐步建立起規范化、信息化的人事檔案管理系統,來提高人事檔案的管理功能。為進一步規范人事檔案,推進人事檔案管理制度化和規范化建設,根據省郵政公司轉發的《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》相關要求,市分公司人力資源部利用兩個月的時間,組織專人對人事檔案進行了整理審核,完成了509份人事檔案和企業人事方面的重要文件、表格、資料等的整理歸檔工作,同時還對證書、養老保險手冊、合同等實物進行了整理保存。

一是抓認識。人事檔案“記錄一生、追蹤一生、服務一生”,人事檔案無小事。市分公司專門成立了領導小組,選調政治合格、業務能力強的同志,專門負責人事檔案工作,明確了工作職責,把檔案工作納入績效考核。二是建制度。依據人事檔案管理的有關規定,分別建立完善了人事檔案材料的收集和補充、送交檔案材料歸檔、檔案材料鑒別歸檔、檔案的保管和保密、檔案查閱、檔案轉遞、檔案的檢查核對,以及檔案管理人員職責和要求等八項人事檔案管理制度,并匯編成冊。三是講規范。湖州分公司聘請了市檔案局相關人員,對人事檔案的整理流程進行了指導。根據更換檔案卷盒的規范流程,逐一核對,將檔案卷盒統一更新為符合國家檔案有關標準的人事檔案用紙、檔案卷盒和檔案袋等材料。檔案室布置規范,配有鐵皮柜、空調等。人事檔案分類整理,上架入柜。建立了電子版本的人事檔案目錄,使人事資料檔案的存放更加科學化和信息化。四是重統一。制定了統一的管理制度,確保檔案管理工作中的每一個環節無隱患、無漏洞,安全保密。在湖州市分公司完成人事檔案整理的基礎上,全市各縣局的人事檔案管理均按照市局的標準進行統一,已在2015年年底前完成,實現全市郵政人事檔案管理的規范化和制度化。

(二)進一步加強人事檔案集中管理工作,為企業用人決策提供可靠的依據

從科學選用人才的角度來看,企業為了能在激烈的競爭環境下站穩市場,需要對員工有充分的了解,知人善任,才具有針對性,才能更有效地給員工安排適合的工作。為提高企業人力資源部門的工作質量,在編寫和記錄人事檔案內容的時候,要盡量把個人的工作經驗、工作經歷、專業特長、性格優勢、道德水平等都記錄在人事檔案內,這樣就可以提高人事檔案的價值,為企業用人決策提供可靠的依據,也可以增加個人特色的內容在里面,作為人事檔案的參考。市分公司認真落實人事檔案集中管理工作。根據省公司的工作安排,全市郵政在2015年6月中旬啟動了人事檔案集中管理工作,整個移交工作在2015年7月底前完成。為確保工作落實,市公司主要采取了以下措施：

一是完善基礎設施,實現集中存放。在公司領導的重視下,湖州分公司在全省人力資源工作會議之后,立即啟動了人事檔案室的裝修工作。專門在大樓內規劃了一間40多平方米的辦公室作為人事檔案室,并進行了修繕。購置了檔案存放專用密集架,配備了防盜門、防盜網、空調、復印機等設備,能夠滿足全市郵政人事檔案集中存放需要,為檔案集中存放提供了有力保障。

二是指定專人負責,組織專項培訓。為保證該項工作按時、優質地完成,市分公司和縣分公司均指定了專人負責檔案整理工作,并及時組織了相關工作人員進行檔案整理工作的專項培訓,講解了材料的收集、分類、檔案裝訂、檔案移交等流程的操作方法和操作重點。為檔案集中管理的順利完成提供了理論支撐。

三是有計劃有步驟,確保按時完成。為保證檔案集中管理工作落實,市分公司制定了計劃推進時間表,按周了解掌握和推進全市郵政人事檔案集中管理工作。同時確立了“嚴審細核,確保高標準入庫”的工作思路,規定了全地區檔案裝訂的標準和移交流程。對整理過程中發現的缺少材料等問題,要求及時抓好整改工作,確保每份入庫檔案材料齊全、整理規范、真實可靠。

(三)進一步提升人力資源管理水平,規范人力資源管理系統應用

為進一步提升人力資源管理水平,規范人力資源管理系統的應用,全面支撐戰略人力資源管理轉型。自2015年8月24日起,湖州市一市三縣人力資源部進行集中檔案二次審核和人力系統維護工作。由于湖州市地區是此次全省人事檔案整理、集中上收試點單位,所以其人力系統的修改權限上收時間提前到2015年9月21日。針對本次整改要求高、任務重、時間緊的挑戰,全地區人力資源部人員全部投入專項整改工作中。在縣分公司和市公司各部門的通力合作下,系統修改與核對信息總計40000多條,其中按省公司要求補錄信息合計2080條,修改系統數據約4000條,補充各種材料366份,整改工作進度已完成近90%,整改工作也進入最后集中互查階段。

繼2015年8月20日省公司專項檢查小組對湖州人力資源管理進行集中檢查后,經過三個月的集中整改,省公司于2015年11月18日組織對湖州郵政人力資源管理專項整改的情況進行復查。此次復查單位為湖州市分公司和長興縣分公司,重點復查了全市郵政人力資源系統數據、人力資源系統機構、用工規范檢查、人工成本使用情況及薪酬規范檢查四個方面的內容,實地抽查了市本級100本、長興分公司50本人事檔案,并對機構、用工、薪酬等內容進行了重點檢查,檢查工作在市公司各部門和長興縣分公司的通力配合下順利完成。在檢查組的幫助指導下,市分公司人力資源管理專項整改工作取得了一定成效。緊抓人力資源管理專項整改工作不放,堅持“問題導向”,細化、深化、優化人力資源管理工作,全面提升全市郵政人力資源管理水平。

人事檔案管理工作,除了制度手段的改進,人事檔案管理人員也要增強自己的學習意識與學習能力,不斷適應新時期的要求,在新的環境中迎接挑戰。在信息化的時代中,網絡和計算機軟件已經深入到社會生活工作之中,人事檔案管理也應利用新技術,有效提高人事檔案管理的功能,才能為人事檔案管理工作的發展鋪平道路。