談談檔案與資料的區別和聯系

盧慧萍

(浙江省有色金屬地質勘查局)

談談檔案與資料的區別和聯系

盧慧萍

(浙江省有色金屬地質勘查局)

檔案與資料是兩個很容易混淆的概念,在對這兩個概念進行定義的時候,應該要把握兩者之間的區別與聯系。本文對檔案與資料的區別和聯系進行闡述,旨在加深對這兩個概念的理解。

檔案 資料 區別 聯系

檔案與資料是兩個很容易混淆的概念,在對這兩個概念進行定義的時候,應該要把握兩者之間的區別與聯系。

一、檔案與資料的區別

明確檔案與資料的區別,有助于對各種檔案信息及資料進行分類收集、管理和提供利用。在對檔案和資料進行區別的時候,可以從以下幾個方面進行辨別。

(一)來源不同

檔案與資料的來源是不同的,檔案由文件材料轉化而來,常見的檔案有三種性質,第一種是官方性質的檔案,第二是半官方或非官方的各種社會組織的檔案,第三是個人檔案,比如一些著名人物及著名家族的檔案。因此,檔案主要來源于各類組織和個人,對組織檔案室來說,檔案來源于本組織內部機構和員工,對檔案館來說,檔案主要來源于各組織的檔案室。而資料一般來源于外部,其來源不固定而且范圍比較廣泛,比如情報部門的資料、出版部門的資料、各種文獻資料等。

(二)載體方式不同

檔案的載體類型是多種多樣的,如甲骨、石頭、竹木、紙張、膠片、磁盤等。資料的載體一般都是書籍、報刊、簡報、宣傳單等。

(三)本質屬性和價值不同

檔案的本質是對各種事實進行記錄,因此原始記錄性是檔案的基本特性。由于是對各種真實歷史的記錄,因此也顯示出檔案的寶貴,其內容也基本是可靠、真實的,是第一手材料,具有憑證和參考價值。從本質屬性的角度來講,資料遠遠不如檔案,比如資料的獲得方式有很多,其真實性與可靠性也是不一定的,對于很多工作并沒有指導意義,一般沒有憑證價值,只有參考價值。

(四)形成方式不同

檔案的形成要經過一些專業的步驟,檔案是由各種文件材料轉化來的,必須是辦理完畢的文件才能作為檔案,而且檔案是經過鑒別、挑選之后才能保存的,并不是任何一份文件都能被當作檔案,要按照一定的規律進行收集、整理、歸檔,最終才能形成檔案。相比起來,資料的形成方式就比較簡單,一般通過復制即可,可以起到推廣、傳播的作用。

(五)密級程度不同

檔案一般要過一段時間后才能公開,有的檔案在一定時期還具有一定的保密性。資料一般可以是公開的,可用于對外交流,而且提供的數量也比較大,在社會中可以廣泛傳播。

明確了檔案與資料的區別,我們在實際工作中不能將兩者混淆起來,將檔案作為資料保存,或者將資料作為檔案保存。

二、檔案與資料的聯系

檔案與資料之間的區別是十分明顯的,但兩者之間也有一定的聯系,比如檔案和資料同屬文獻信息,均具有信息和知識屬性,都具有參考價值,資料是檔案的補充,檔案館(室)要加強對與檔案有密切關系的資料的收集、管理和提供利用工作。檔案與資料兩者在發展過程中也會有交叉融合的時候,在進行應用的時候要對其加以區分,比如可以認為檔案是有歷史價值的,在某些時候可以對這兩種類型的信息載體進行同時利用,有的時候又要加以區分,發揮檔案與資料各自的價值。

綜上所述,檔案與資料是兩個不同的概念,在人們傳統的認知中很容易將檔案和資料這兩個概念混淆,我們在應用的時候,應該正確把握檔案和資料的區別與聯系,從而實現對檔案和資料的有效利用。