談談文書工作對檔案質量的影響

王 芳

(交通運輸部東海航海保障中心寧波航標處)

談談文書工作對檔案質量的影響

王 芳

(交通運輸部東海航海保障中心寧波航標處)

檔案主要來自文件材料,而文件材料是在文書處理工作中形成的,因此文書工作不僅直接影響文件材料的質量,而且也直接關系到檔案的質量。

文書處理 檔案質量

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節,在做好硬件建設的同時,做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。正是由于檔案主要來自文件材料,而文件材料是在文書處理工作中形成的,因此文書工作不僅直接影響文件材料的質量,而且也直接關系到檔案的質量,所以我們要樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想,加強責任心,提高業務素質,積極主動地收集管理(形成)的文件,規范文件材料收發傳閱工作,確保文件材料不散失。在實際工作中,把住文書處理工作規范化、標準化的入口關,做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、文件書寫材料對檔案質量的影響

文件書寫材料指紙張、墨水、印油等。用紙和字跡材料的質量如何,不僅影響文件的閱讀,而且決定文件的保存壽命。文件的質量與檔案質量有自然的一致性,文件用紙用墨決定著檔案的壽命。一些同志為了一時方便,隨便拿一張紙、一支筆就起草文件,沒有考慮檔案管理的需要,使某些檔案“未老先衰”,保存時間不長,紙張便老化、發黃變脆,字跡褪色、油墨散發、模糊不清等,嚴重影響檔案的長期保存。文件在制作時一定要考慮到檔案的需要,文件用紙要選擇質地堅韌、耐老化的紙張,規格要統一,對于永久保存的文件,應選擇質量較好的紙張。另外,作為檔案管理人員就應愛崗敬業,經常查看檔案材料,看有無蟲害、缺損,特別是天氣潮濕、高溫時應加強對庫房溫濕度的監控,防止檔案變脆發霉,發現破損應及時裱糊或復制備件。

二、文件撰制質量對檔案質量的影響

文件的體式包括文件的結構、各種附加標記及格式的安排等。各類文件都有一定的體式,有統一的要求和規定,不可以隨意更改。所以,在制作文件時要嚴格按照規定要求標寫清楚。文件撰制質量主要指文件起草、修改、各種記錄等方面是否字跡清晰,語法修辭是否簡練確切,是否便于閱讀理解,標點符號是否運用得當,文件有沒有標注主題詞,制發文件是否履行簽發手續,是否符合審批權限,文件標題是否確切,主送、抄送關系是否清楚,是否堅持一文一事制度,擬件人是否署名,是否注出密級及發文時間等。發文時必須要標明年、月、日,這不但關系到文件的時效性,在其轉化為檔案后直接關系到檔案的憑證價值。文件除會議紀要外,一律加蓋公章。沒有公章的公文沒有權威性,轉化為檔案后將失去憑證作用。文件形成機構名稱應寫全稱,或規范化的簡稱,否則不但損害文件的嚴肅性,而且會破壞檔案的真實完整性。對于未完成或無法完成的工作也要在文件處理單上書面注出原因,使文面完整。總之,在發文渠道中嚴格把關,嚴格審查各類文件的文種和格式是否符合規范。這不僅關系文件本身質量和單位工作效率,而且在其轉化為檔案后,對檔案的提供利用也將產生深遠的影響。

三、文書立卷工作對檔案質量的影響

文書立卷就是根據一定的原則與方法,將組織或個人形成的文件組合成單位保管案卷的工作過程。要在“以我(本單位)為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點。

我們在提供利用檔案時,有時會發現文面殘缺的現象。例如,有的請示無批復;有上級指示或單位發文,而沒有辦理情形或結果;案卷少標題、編號;發文時間和發送范圍無注明;等等。以致單位發展過程中的一些重大事項在檔案中都查不到批復、辦理情況及時間。

有的文件格式不規范或文種選用錯誤,造成上級機關閱批困難。例如,需要向上級機關請示的問題,文書人員若不用“請示”這一文種,而采用“報告”文種,造成領導將其當作一般工作情況匯報而未做答復;有些機要檔案由于文書處理時未按規定劃分密級,則可能造成檔案管理和利用時失密。這些情況的出現都直接或間接地造成了文書檔案的文面不完整。

要杜絕檔案文面的殘缺,一是要求文書人員精通文書范疇的知識,二是文件起草人員要熟悉公文制發的規范和格式,三是要堅持文書處理部門(辦公室)立卷制。凡上級批示或領導批辦的文件,在傳閱完畢后,均交由辦公室歸存,并將辦理結果附于正文后,做到材料完整。部門主辦的發文,在文書處理的發文過程完畢后,由辦公室保存文稿和打印件,以備立卷歸檔。只有認真履行公文處理制度才能消除檔案文件的不完整現象。

辦理完畢的文件材料,應由文書人員集中統一保管,根據立卷的原則和方法,在檔案工作人員的指導和幫助下,編寫案卷類目,將其及時對號入座,使文件的立卷工作日常化。文書部門立卷主要是做好平時的歸卷工作,關鍵在于“及時”二字,及時收集,及時分類,切忌拖拉積壓。

準確把握文件立卷歸檔的時效性,原則上按年度歸檔,但實際操作中,要完成現行文件階段任務的才能予以立卷或歸檔,沒有完成的則不能立卷或歸檔,否則會造成檔案管理的無序和混亂。例如跨年度的批復,應放在相應的批復年度歸檔。會議文件應在會議結束時及時收集歸卷;聯合辦理的文件,原件由主辦單位收集歸檔,協辦單位保存復印件或副本。文書人員平時有計劃地收集整理文件,進行分門別類的管理,這樣既方便平時查閱,又利于年終立卷。文件材料是經過文書部門處理的,文書部門熟悉本部門文件材料的形成原因、運轉情況和實際效用,了解文件材料之間的內在聯系和不同保存價值,清楚公文的來源和去向,這些正是進行檔案立卷所必需的基本條件,因而能把握案卷的質量,提高工作效率。如果文書部門將未經立卷的文件材料移交給檔案部門,檔案人員由于不熟悉文書的處理程序和它們之間的有機聯系,要花費很多時間進行清理、熟悉文件材料,分析文件材料,致使案卷的質量受到影響。文書部門集中立卷可以有效地防止文件的散失,有利于保證文件材料的完整齊全。文書部門將承辦完畢的文件材料隨時整理立卷,可以避免在每個承辦人手中積存太多文件材料,不易查找且易散失的缺陷,并能在立卷過程中及時發現存在的問題,采取補救措施,這樣有利于保證歸檔文件材料的完整準確性。如果將文書立卷工作直接交給檔案部門辦理,由于檔案人員不熟悉文書工作,不能控制和掌握文件材料的承辦情況,容易造成文件材料的散失,對于存在的問題也不易及時發現,這樣容易形成檔案質量的“先天不足”。所以,文書部門立卷是文書處理工作的終結(最后環節),是檔案工作的基礎,它將決定檔案的質量。需要指出的一點是,當遇到工作人員因故調離工作崗位時,應將本人暫存、借用的文件材料,按照有關規定全部及時進行清繳,以保證檔案材料的完整齊全。