加強房屋征收檔案管理的對策研究

陳雪霞

(海寧市房地產管理處)

加強房屋征收檔案管理的對策研究

陳雪霞

(海寧市房地產管理處)

房屋征收檔案作為城市化進程的見證,對指導城市建設和有機更新,推動地區發展具有極其重要的作用。但是目前房屋征收檔案的完整性、準確性、系統性等方面還存在著不少問題,房屋征收檔案的作用未能充分發揮,房屋征收檔案還不能更好地為廣大群眾服務。因此,加強房屋征收檔案的管理已成為當務之急。本文結合工作實踐,就如何加強房屋征收檔案的管理提出行之有效的辦法。

房屋征收 檔案管理 對策

房屋征收檔案是指房屋征收部門在征收房屋拆遷、補償及安置工作中,直接形成的具有保存價值的文字資料及相配套的圖表、聲像等不同形式的記錄,包括紙質載體記錄和電子數據記錄。隨著中國城市化進程的加快,城市建設和舊城改造掀起新的高潮,在這些活動中形成的具有歷史性、記錄性和憑證性的房屋征收檔案,作為城市建設檔案的重要組成部分,既是征收工作的歷史記錄,也是征收人與被征收人維護自身合法權益的重要憑證。

一、房屋征收檔案的主要作用

房屋征收檔案不僅記錄了城市的發展歷史,其中特別是對房屋建筑的記錄更是直觀真實地反映了城市發展的變遷,對于今后城市的有機更新、三改一拆等具有重要的現實意義。

(一)具有見證歷史的作用

房屋征收檔案作為城市發展進程中最直接、最直觀的記錄,見證了房屋征收前后區域的歷史風貌和演變過程。通過照片檔案的直觀體現,我們可以更加清晰地看到生活居住環境的不斷改善;通過文字材料的敘述,可以將其中涉及的機構變遷、家族傳承等娓娓道來;那些改造棚戶區的房屋征收檔案,更讓我們從中找到歷史發展的印跡。

(二)具有法律憑證的作用

房屋征收檔案一般都涉及房屋的權證、戶籍、人員安置及經濟利益分配等方面的信息,這些檔案具有憑證作用,可以為今后判斷和解決家族經濟利益糾紛、公司(單位)利益分配糾紛等提供重要的法律依據。

(三)具有參照參考的作用

隨著房屋征收工作的不斷完善和規范,原有的房屋征收檔案會成為新征收工作啟動的基礎,現有的征收工作政策一般都是在原有檔案的基礎上加以不斷完善和改進得來的,這對于整個城市的有機更新和改造工作具有極大的參考作用,有些時候更能為領導決策提供重要的依據。

二、房屋征收檔案的現狀

在實際工作中我們不得不承認,對于房屋征收檔案的收集、管理、利用,還存在著極大的問題。

(一)房屋征收檔案管理制度不規范

雖然國家和省、市都出臺了一系列法律法規來規范征收工作,但是涉及房屋征收檔案的具體細節,可操作性低;又因為房屋征收部門在政府部門中算是一個新興單位,檔案工作無先例可以參照;同時,原房屋征收檔案一直未單獨分類,至今未有權威性的房屋征收檔案管理規范。

(二)房屋征收檔案形成時間較長、收集難

因房屋征收工作的特殊性,往往一個項目或者一個房屋產權征收所用的時間不定,快則幾個月,慢則幾年,而在這一過程中,工作人員的變動、辦公地點的調整等都對房屋征收檔案的收集帶來極大的不穩定性,特別是那些征收土地方案、紅線圖、房屋征收實施方案、聽證公告、征收公告、評估機構資料、安置資金結算及交付證明材料等,不僅數量繁多,而且形成時間較長,在檔案收集過程中容易造成遺失,致使整個房屋征收檔案不完整。

(三)房屋征收檔案集中統一管理難度大

在實際工作中,房屋征收部門往往是對整個征收政策出具方案,而涉及具體的征收執行人,則可能是鄉鎮、街道,也可能是征收部門臨時組建的班子。因此,在檔案的形成過程中,具體執行人未及時移交檔案或者直接將檔案存放在被委托單位的情況非常普遍,有時候甚至會出現明明有檔案,但是不知道保存在哪里的情況,增加了檔案收集、集中統一管理的難度。

三、加強房屋征收檔案管理的辦法

(一)進一步完善房屋征收檔案管理制度

只有在健全的制度下才能開展好相關工作,提高房屋征收人員的檔案意識,特別是針對那些檔案形成時間久、人員變動頻繁的情況,要及時做好交接和管理,確保檔案的完整性。房屋征收部門要做好房屋征收檔案的收集歸檔工作,督促征收人員及時移交相關的征收檔案,針對因工作需要經常變換工作地點的情況,在每一次變動之前都要做好檔案的移交工作。同時,房屋征收部門要對已歸檔的檔案做好日常管理工作,防止檔案被盜和遺失,做好數據備份。

(二)進一步完善房屋征收檔案收集范圍

房屋征收部門可以在檔案主管部門的指導下,制定房屋征收檔案的管理機制,明確房屋征收檔案的歸檔范圍,以征收項目為單位,做好包括征收土地方案、紅線圖、房屋征收實施方案、聽證公告、征收公告、評估機構資料、安置資金結算及交付證明等材料的收集,特別是要加強對征收前及征收過程中形成的聲像等特殊載體檔案的收集。

(三)進一步做好房屋征收檔案的鑒定保管

在明確了房屋征收檔案的收集范圍后,還需要將收集起來的所有關于房屋征收的檔案進行整理鑒定,并加以妥善保管,特別是涉及具體評估資料、征收補償憑證及相關協議等,要進行嚴格把關和核查,確保所收集的檔案完整、準確,為今后的檔案利用提供保障。

(四)進一步做好房屋征收檔案的開發利用

房屋征收檔案中往往會包含有大量的城市風景照片,這些照片基本能反映一個時期的社會發展形態,可以選擇有價值的照片檔案集結成冊,編撰城市發展史,成為城市發展的重要縮影。同時,利用好檔案中關于征收房屋的面積、補償金額、補償方案、搬遷安置等資料,為解決信訪和征收過程中的家庭糾紛提供服務。

房屋征收檔案管理工作的好壞,直接影響房屋征收工作的開展,因此,檔案主管部門和房屋征收主管部門要不斷夯實檔案基礎建設,完善檔案管理辦法,在持續加大檔案管理力度上下功夫,促進房屋征收檔案管理規范化,推進房屋征收檔案的開發利用,真正有效地發揮房屋征收檔案的功能和價值。