重點建設項目前期文件的收集利用

湯 瑾

(浙江浙能嘉興港煤炭物流有限公司)

重點建設項目前期文件的收集利用

湯 瑾

(浙江浙能嘉興港煤炭物流有限公司)

重點建設項目事關國民經濟和社會發展的總體規劃,屬于投資巨大、影響廣泛的工程項目,作為項目建設單位(項目法人)必須要做好項目的立項申報、施工建設、竣工驗收等各項工作,而重點建設項目前期文件的收集工作將貫穿整個項目的前期準備階段,本文圍繞如何做好這項工作,并開發其后續價值進行闡述。

重點建設項目 前期文件 收集利用

重點建設項目前期文件的完整、準確、可追溯,將決定整個項目建設的合法性和規范性,一套完整的前期文件可以復原整個項目的核準申報和建設準備過程,對重點建設項目建成使用后的評估有重要的憑證作用,對同類型建設項目的前期準備工作有很強的借鑒功能。

一、重點建設項目前期文件的概述

重點建設項目的項目文件產生于項目建設全過程,是指在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。

(一)前期文件涵蓋的具體內容

項目前期文件是指重點建設項目工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計,以及工程準備過程中形成的文件。形成過程可以分為以下三個階段：

1.立項申報階段。主要有項目建議書(或項目申請報告)及報批文件,可行性研究報告及其評估、報批文件,行業主管部門對可行性研究報告的審查意見,環境影響評價報告書及報批文件,項目用地預審意見,項目選址意見書及其報批文件,其他相關文件材料等。

2.勘察設計階段。主要有工程地質、水文地質、勘察報告,總體規劃設計,方案設計,初步設計及其報批文件,施工圖設計及其報批文件等。

3.施工準備階段。主要有征地拆遷、移民文件,施工執照,招投標文件,承包合同協議,專項申請及批復文件等。

(二)前期文件收集的責任者

項目文件的收集工作,按照“誰形成誰負責”的原則,由項目文件的形成單位或部門負責。重點建設項目實行的是項目法人責任制,項目建設單位(項目法人)負責收集、積累和整理項目前期形成的各類文件。

項目建設單位在項目核準或備案過程中,按照有關法律法規進行一系列的項目申請審批程序,經過地方政府、省政府、國家發展和改革委員會逐層遞交,逐層審批,最終形成一套完整的行政支撐文件。項目建設單位的收集工作貫穿整個立項申報階段,跟蹤文件產生流轉的每個環節,確保收集到的文件是完整、準確、系統的。勘察設計階段和施工準備階段的文件也由項目建設單位負責收集。

二、項目前期文件的收集工作

(一)收集工作的思路

項目文件的收集工作是整個重點建設項目檔案工作環節的起點,而前期文件的收集更是關系重大,原始材料的齊全和完整直接關系到竣工檔案的編制質量,更是項目竣工驗收合法合規的重要依據。所以項目前期文件的收集工作是和項目立項同步進行的,項目每推進一步所留下的記錄都是需要收集的內容。從源頭開始,全程跟蹤收集是前期文件收集工作的總體思路。

重點建設項目的源頭是立項申報,以企業投資項目為例,按照項目核準制要求,投資企業在獲準開展前期工作后,需要進行編制項目申請報告,報告涵蓋的內容包括：(1)申報單位及項目概況;(2)戰略規劃、產業政策及行業準入;(3)項目選址及土地利用;(4)資源開發及綜合利用;(5)征地拆遷及移民安置;(6)環境和生態影響分析;(7)經濟影響分析;(8)社會影響分析。這八個方面是企業開展立項申報工作的方向,也是前期文件收集的目標。

以土地利用為例,按照全程跟蹤收集的思路,可以從項目法人向地方國土資源局提出土地預審申請開始,一步一步進行收集：項目法人上報土地預審申請——地方國土資源局出具土地預審意見書——省國土資源廳受理申請,并向國土資源部上報項目用地預審的初審請示——國土資源部下發受理通知書——國土資源部出具項目建設用地預審意見的復函,至此土地利用的申報程序閉環,而文件收集工作也同步完成。

(二)收集工作的途徑

制度、機構和人員是保障文件收集工作的有效措施,通過制定完善的檔案管理制度,建立健全檔案管理機構,配備合格的檔案管理人員,搭建起一個規范、高效的檔案信息網絡,使項目前期文件的收集工作真正做到有目標、有途徑、有結果。

首先是在管理制度中明確項目文件收集工作的內容和職責,其次是建立起以項目法人單位分管,副總為領導的檔案管理機構,各部門層層參與,檔案部門主要負責。最后落實到崗,責任到人,明確有關崗位和人員對項目文件收集歸檔的職責和要求,按規定要求做好項目文件的整理歸檔和及時移交工作。為了更好地發揮檔案人員的作用,還應制定相應的獎勵和考核制度,把制度的約束性和人員的主觀能動性結合起來,才能為項目文件的收集工作創造一個有效途徑。

三、前期文件編研工作產生的衍生價值

在滿足了重點建設項目對前期文件需求的基礎上,利用收集到的完整、翔實的文件材料進行再加工,將使前期文件產生更多的衍生價值,即使前期文件在發揮本項目憑證的作用后,對同類項目的立項申報工作起到參照和借鑒作用。

以列入2012年浙江省港口類重點建設項目的“××碼頭工程”為例,通過對前期文件的收集、分析、加工、整合,把文件承載的信息從靜態的、分散的資料轉化為動態的、集中的材料,按照不同的統計口徑,整理成“項目上報國家發展和改革委員會所涉及的審批流程”“項目核準的主要批復文件清單”“項目前期專題資料清單”“批復及支持性文件清單”等。其中“項目核準的主要批復文件清單”就是根據企業項目核準制要求,取得5個有關職能部門的批復文件,按照這份清單,相關企業就可以有的放矢地去開展前期的項目核準工作,抓住重點,提高效率。

前期文件編研工作將貫穿整個項目前期階段,客觀、真實地記錄了項目前期的歷史情況,作為最可靠的憑證,同時也是最有價值的參考材料,為業內同類項目提供參照,真正發揮檔案的參考利用價值。