市政設施監管檔案的重要性及其管理方式探析

馬 奔

(杭州市江干區城市管理綜合監管中心)

市政設施監管檔案的重要性及其管理方式探析

馬 奔

(杭州市江干區城市管理綜合監管中心)

本文闡述了市政設施監管檔案的重要性,分析了市政設施監管檔案管理現狀,提出了加強市政設施監管檔案管理的若干建議。

市政設施 監管 檔案

市政設施是城市系統的重要組成部分,在城市運行中起著重要作用,是城市賴以生存和發展的基礎,做好市政設施的監管工作對確保設施的完好運行而言,顯得十分重要,而市政設施監管檔案工作則是做好市政設施監管工作的重中之重。一方面,市政設施監管檔案是對市政設施監管過程的有效記錄,另一方面市政設施監管檔案對整個市政監管工作有著指導、借鑒的作用。本人結合多年的工作體會,對市政設施監管檔案的重要性及其管理方式進行了分析和探索。

一、市政設施監管檔案的重要性

市政設施監管檔案主要有市政設施、設施監管、行政審批、建管銜接、大型活動及節假日市政保障、專項活動、防汛抗臺、抗雪防凍等市政應急保障檔案,還有其他涉及市政監管工作的文件、資料等。市政設施監管檔案不僅客觀、真實地記錄了設施基本情況、設施監管情況等,還對開展下步工作、處理相關問題、做出正確決策提供了重要依據,因此市政設施監管檔案對于市政監管工作而言有著極其重要的意義。

(一)是開展監管工作的基礎性資料

隨著城市化進程的快速發展,市政設施日益完善,市政監管工作面臨著更大的挑戰。要做好管轄范圍內市政監管工作必須對設施情況有全面的了解,而對設施全面的了解,要依靠圖紙、界定表、設施資料卡等市政設施資料。這些設施資料內容廣、形式多。從內容上看有道路、橋梁、排水等設施資料,從形式上看有圖紙、表格、文字等。借助這些設施檔案資料全面了解設施情況,才能更好地開展監管工作。通過設施資料,我們可以知道哪些設施屬于管轄范圍,界線在哪里。同樣,設施資料也是處理問題、做出判斷的依據,比如要對道路挖掘項目做出審核,除了現場踏勘外,最主要的就是結合一路一檔、竣工圖紙等相關資料全面了解道路的結構、管線分布等相關情況,做出正確的判斷。又如在批后監管中,也要依靠設施資料開展監管工作,在開挖過程中,也要根據原道路圖紙避開一些管道或做好保護措施。

(二)對開展監管工作起著指導性作用

市政設施監管檔案記錄了設施的基本情況及監管、專項活動、建管銜接情況等,檔案對設施開展監管工作起著指導性作用。通過檔案記錄的情況,可以為下一步工作提供依據。比如在區域范圍內哪些設施需要進行提升改造、大小中修等,都需要日常監管檔案中的相關資料提供幫助。根據設施監管檔案中記載的設施病害情況、修復次數等數據,再結合設施現場情況進行分析,就可以確定哪些設施需要進行哪些改造、修繕;監管檔案中養護單位的考核資料,為實現養護企業的優勝劣汰提供依據。此外,依靠市政監管檔案可以看出有哪些設施病害突出、哪些設施問題反復出現,并為下一步有針對性、有重點地開展市政監管、養護工作指明方向。

二、市政設施監管檔案管理現狀

市政設施監管檔案有設施資料、巡查監管資料、考核資料、建管銜接資料、市政專項活動資料、大型活動及節假日、防雪抗凍市政設施保障工作資料等。目前,市政設施監管檔案存在資料缺失、不完整等問題。

(一)檔案移交接收工作存在問題

近年來,隨著社會發展,市政部門也經歷了一系列的機構改革,而在機構改革中,設施資料未按規范做好移交工作,這導致在機構變革的過程中,一些檔案資料的遺失。

(二)文件的前端控制有待加強

在市政設施監管檔案的管理中,對市政設施監管相關文件的前端控制還不完善。市政設施監管資料歸檔中,往往存在歸檔資料不符合要求,文件內容要素缺失等問題。

(三)對檔案重要性認識不夠

由于監管部門對檔案工作重要性認識不夠,導致市政設施監管檔案管理制度不夠完善,檔案管理各環節不夠規范。同時,檔案管理人員不能及時高效地學習、貫徹檔案新規范、新標準,并應用到實際工作中去。

三、加強市政設施監管檔案管理的若干建議

市政設施監管檔案的管理工作對市政設施監管工作而言尤其重要,做好市政設施監管檔案管理工作主要從以下幾方面著手：

(一)依法制檔,完善檔案各項工作

市政設施監管檔案是開展市政監管工作的基礎,也是單位處理問題、制定方針政策、做出決策的依據。做好市政設施監管檔案工作,對開展整個市政監管工作起著重要的作用。做好市政設施監管檔案工作要特別注意以下幾點：

第一,要提高對檔案重要性的認識,加強對檔案工作的重視,將檔案工作納入市政重點工作中去。第二,要依據《檔案法》等法律法規完善市政設施監管檔案管理制度,明確歸檔范圍、落實檔案人員、明確檔案人員工作職責等。按相關規范要求做好檔案收集、整理、鑒定、保管等各環節工作,使檔案管理規范化。第三,從建設單位、養護單位等其他部門移交接收過來的文件資料,要依據各類規范文件,明確接收資料的范圍、標準、要求,從而實現市政設施監管檔案的規范化。第四,監管部門開展實際工作形成的資料文件,要注意做好文件的前端控制,在文件形成、積累前,對格式、體制等相關內容做好要求,這樣才能更好地做好后續管理工作。第五,在明確文件歸檔范圍時,要結合對監管業務工作的分析,確定每項監管工作、每個環節所產生的文件及背景信息。歸檔范圍不僅包含文書類資料,也包括業務資料;不僅包含文檔類資料,也包括圖紙、音像、照片、多媒體文件等。第六,要制定文件保管期限,確定歸檔時間。根據文件特征,確定其文件保管期限,并按年為單位,確定年度資料歸檔工作的時間節點。如上年度的市政設施監管資料需在下年度的上半年完成立卷歸檔工作。

(二)與時俱進,推進檔案信息化建設

目前,市政設施監管檔案主要以紙質為主。但隨著互聯網的不斷發展,計算機管理的優勢也逐漸凸顯。根據市政監管工作特征,加強市政設施監管檔案數字化轉化工作,逐漸推進檔案數字化進程是檔案管理工作的一個發展方向。如通過市政管理系統,實現市政設施監管資料管理的數字化,將設施基本情況及日常監管中的巡查、病害、改造等情況在系統中錄入,建立市政監管工作相關數據庫,形成數據庫后,就可以根據需求實現內容的導入導出、信息查閱、信息更新、內容歸檔等,從而實現市政設施監管檔案的數字化。

(三)多管齊下,加強檔案人員隊伍建設

第一,要將檔案工作列入日常工作計劃中,使檔案工作有序開展,并制定考核

辦法對檔案工作、專兼職檔案人員進行考核。完善檔案工作相關設施、設備。第二,建立檔案專兼職人員網絡。通過建立專兼職人員網絡,不僅可以實現工作的聯系,而且可以進行溝通、交流。第三,要注重學習培訓。組織學習檔案理論知識及行業新標準、新規范,使管理人員對檔案理論知識有全面的認識,并能及時更新知識儲備。同時,學習檔案涉及領域的相關知識。由于檔案是來源于實際的工作,通過理論學習和深入現場的學習,了解檔案涉及領域情況也是做好檔案管理工作的前提。加強信息技術學習也非常必要,檔案的數字化管理是檔案管理的一個趨勢,因此檔案管理人員要通過參加計算機技術、網絡通信技術等相關的培訓,來提升自身的綜合能力。