加強中等職業學校檔案管理的幾點思考

田偉民

(杭州市開元商貿職業學校)

加強中等職業學校檔案管理的幾點思考

田偉民

(杭州市開元商貿職業學校)

中等職業學校檔案管理和利用對全面促進學校工作,提高教學質量,具有十分重要的現實意義和歷史意義,對中等職業學校的發展有著不可低估的作用,筆者就中職學校檔案管理問題做了一些探討。

中等職業學校 檔案管理 檔案利用

學校檔案工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準,是學校各項評估工作的重要內容。我校作為一個典型的中等職業學校,檔案工作具有一定的代表性。目前,我校面臨著國家級重點職校的申報、評審的挑戰,作為學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰。

一、中等職業學校檔案工作存在的問題

就目前的中等職業學校檔案工作現狀來看,主要存在如下幾方面的問題。一是學校的領導對檔案工作重要性的認識不深,對學校檔案室建設剛性要求不足,檔案人員在推進工作時難度較大。二是學校的檔案工作硬件設施不達標。有的單位、教研室不具備最基本的安全保管要求,沒有單獨的檔案室、檔案柜和密集架,檔案存放的條件差,容易造成檔案霉變、蟲蛀或出現丟失的情況,存在極大隱患。三是檔案專業管理人員缺乏,專(兼)職檔案員缺乏系統培訓,很難使檔案工作走上規范化。四是檔案信息載體結構單一,管理方式落后,有些還是手工作業,檔案數字化工作沒有納入議事日程,重復性勞動工作量大、時間長、速度慢、效率低。五是檔案開發利用水平低,檔案人員無暇顧及對某些有價值的檔案進行有效的開發利用,查準率和查全率低。當前,學校的檔案利用主要滿足學校領導查詢需要,沒有將畢業生跟蹤、校園文化建設、職業素質培養等納入檔案開發利用。六是職工普遍檔案法治意識不強,一些教師甚至對教學檔案的歸檔持抵觸態度,認為教案、電子商務教材手稿等材料是自己在教學過程中取得的成果,屬于私有財產,若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產,容易抹殺個人的成績,并且再利用時借用手續煩瑣,還是自己保管放心、方便。

二、如何提高中等職業學校檔案管理水平

通過筆者調查,發現這些問題在杭州的中等職業學校中存在一定的普遍性,筆者認為,應從如下幾個方面入手,提高中等職業學校檔案管理水平。

第一,要提高認識,建立和完善科學的檔案管理機制,這是做好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》,深入進行檔案法律知識的學習和宣傳,增強全員檔案意識。建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度,規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循。

第二,要加強對檔案工作的領導,主要領導應親自過問檔案工作,解決檔案工作中存在的各種實際問題,促使學校檔案工作跟上教育教學改革的步伐。要按上級檔案部門的要求,建立綜合檔案管理機構,集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案人員,負責收集和管理本部門的檔案,形成檔案工作齊抓共管的局面。

第三,要加強人員配備,搞好檔案設施建設。配備責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責檔案工作,同時要建立工作人員崗位責任制。要專門設立檔案室,配備必要的設施,實現科學規范管理。

第四,要加強檔案的收集。學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則,著重收集本校形成的文件材料,上級針對本校制發的文件材料,本校形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后,要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

第五,要加強檔案信息化建設,提高現代化管理水平。要正確確立學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。在具體管理上要與時俱進,制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制,將檔案數字化納入工作日程,在學校辦公系統開發時納入檔案管理模塊,實現檔案的在線及時歸檔、在線利用,為學校文化建設、招生宣傳、職業教育提供便利的服務。

[1]裘蕭文.教育資源整合背景下的中等職業學校檔案管理[J].浙江檔案,2012(7).

[2]劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J].衛生職業教育,2005,23(17).

[3]周楓,辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J].山東檔案,2005(5).