公益培訓背景下社團檔案的管理
——以清音箏社為例

姚 翔

(海鹽縣檔案局)

公益培訓背景下社團檔案的管理
——以清音箏社為例

姚 翔

(海鹽縣檔案局)

近年來,海鹽縣文化館重視公益培訓,滿足了縣域內廣大群眾的要求。但隨之而來的社團檔案管理缺失等問題漸漸出現。本文作者就如何完善社團檔案的管理問題,提出了自己的建議,希望對公益培訓、文化提升有所借鑒。

公益事業 培訓 社團檔案

海鹽縣文化館近幾年結合省文化館的工作部署,以公益培訓為重點,逐步提升基層文化隊伍的專業化水平。設立“文化有約”等一系列的公益培訓和講座,針對文化干部、業余愛好者的需求設置培訓課程。

堅持“面向基層”“服務群眾”,抓好基層文化隊伍培訓工作,全面提高縣公共文化服務體系建設整體水平。從每年年初就推出形式多樣的公益培訓班,開設了各類藝術培訓項目,其中有聲樂、合唱、戲曲唱腔、戲曲表演、排舞、少兒排舞、葫蘆絲、古箏、書法、美術等,2014年又新增了通俗唱法、篆刻、形體、拉丁恰恰、滾燈制作等培訓。截至2014年底,已舉辦各類藝術培訓班125期,參加培訓人員達4183人。為向社會展示公益培訓成果,在每年年底舉辦公益大培訓展示活動,其中參加文藝展演230多人,展覽展出70幅作品。

在此背景下,清音箏社于2013年6月成立。箏社主要以古箏教授和演奏為主,是為古箏愛好者提供的一個專業學習和交流的平臺。現有社員共12名,通過社團招考的形式入社。目前已考出業余級別4級證書3名,5級2名,參加演出20余場。社團成立后,如何對社團的檔案進行管理成了亟須解決的問題。對此,筆者羅列了幾個方面的內容,希望以此為切入點,加強各社團的管理,為促進本縣文化的發展和宣傳提供一點借鑒作用。

一、做好社團檔案管理的必要性

社團檔案主要是指社會團體在社會活動中形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

社團檔案記載著社團的宗旨、負責人、資金、場所、開展活動等基本情況,真實全面地記錄了社團從籌備到成立、開展活動的全過程。收集和保存這些檔案,首先,可有效地促進社團的規范化建設,促進社團的發展。其次,社團檔案的文字、圖像、聲像等各種形式的生動素材可擴大社會影響,吸引群眾參加。再次,開發社團檔案信息資源,可為制定政策提供科學依據,拓展社團生存空間。

二、社團檔案管理面臨的問題

(一)主管部門領導重視不夠

每年培訓結束之后,有了總結、統計數字,就算工作完成。未要求各社團對每年開展的活動進行歸檔整理,又由于社團的公益性特點,其經濟來源相對緊張,對檔案工作的資金投入極少。部門領導對社團檔案的管理工作認識不深刻,甚至輕視,沒有把它提高到社團發展的高度上。社團檔案由于在工作中未能直接體現其價值,其存在的位置相當微妙,幾乎是可有可無。

(二)檔案管理制度不健全,缺少專人管理

各社團在開展活動之后,保存有自己的相關照片、視頻等,而對社團在活動的前期方案、開展活動的情況、總結等不予重視,往往隨著活動的結束,這些寶貴的資料也隨之消失。從事社團專職工作的人員少,專業檔案管理人員較為缺乏,經過培訓的檔案人員更少。

(三)歸檔不及時,導致檔案不完整、不齊全

由于是公益培訓,社團人員進出隨意、流動頻繁,結構松散,使得一些社團組織的檔案遺漏、丟失,有的甚至只有一頁批文,其他基本信息和狀況得不到如實反映。

(四)分類混亂,排序不規則

沒有立卷歸檔的基本知識,專業化程度不高,存在不懂不問、不會不學的現象,導致檔案整理、管理混亂。

三、加強社團檔案管理的對策

(一)加強組織領導

要大力宣傳檔案工作,引起領導重視,樹立全員檔案意識。抓好檔案工作,可以為領導提供借鑒,為社團工作提供保障。而且,單位領導對社團檔案的重視程度,也是能否加強和保障社團檔案工作的前提。領導要做到認識到位、組織到位、措施到位,把社團的檔案工作作為一項重要的內容納入年度目標考核,與其他工作同部署、同考核。

(二)建立健全社團檔案管理制度

民政部與國家檔案局聯合在2010年7月出臺了《社會組織登記檔案管理辦法》,其中附有社會組織登記文件材料歸檔范圍,但只是側重登記、變更、注銷的相關材料,對于這個組織的活動材料未要求歸檔。在社團發展蓬勃的現實下,亟須出臺有關社團檔案管理的辦法。一是人員的配備：要配備專人負責收集、整理、歸檔。二是完善制度：各社團要制定檔案管理的相關制度,如收集制度、存檔制度、保管制度等。三是分類要科學、規范：社團檔案的分類要依據文件材料形成的時間順序排列,不同載體的檔案分類存放。

(三)加強社團檔案收集

認真抓好檔案的收集、保管、利用三個關鍵環節,要做到收集的真實、及時、規范、全面。要注意日常的積累,包括上課、演出、活動等的前期方案、過程、總結等,及時收集。并要保持資料的整潔,收集齊全;收集時要按要求分類存檔;實行隨時歸檔制度。反映社團基本面貌和重大活動的檔案材料,必須歸檔。同時,社團由專人負責平時的大事記錄,按月及時歸檔。無論是上課的備課還是活動的方案成果等,都作為檔案保存下來。

(四)明確歸檔范圍

由于各社團在組織性質、組織形式、組織規模上有很大差異,要根據各社團的特點和形成的檔案內容,制定社團歸檔范圍：1.重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結、紀要、領導講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、照片等;2.上級部門發來的與社團管理業務有關的決定、規定、計劃等文件材料;3.社團印發的通報、通知等文件;4.社團的請示及上級部門的批復;5反映社團活動情況的報告、總結;6.社團與其他相關單位之間的來往文書;7.社團的各種工作計劃、統計材料及信息;8.社團選舉任免材料以及關于社團理事和社員獎勵、處分的文件材料;9.關于社團成立、章程、合并、撤銷、更改名稱等的文件材料;10.關于社團的歷史沿革、大事記及反映社團活動的簡報、照片;11.社團的財產、物資、檔案等的交接憑證; 12.社團編輯的出版物。清音箏社自成立以來,共形成紙質檔案52件、照片檔案65件、視頻檔案13個、榮譽檔案12件、實物類檔案36件。

總之,加強社團檔案的收集、整理和保存,使之系統化、規范化,這對于充分發揮社團的積極作用具有十分重要的意義。