關于兼職檔案員隊伍建設的若干思考

姚建紅

(杭州市余杭區環境保護局)

關于兼職檔案員隊伍建設的若干思考

姚建紅

(杭州市余杭區環境保護局)

新形勢下,機關事業單位檔案工作越來越重要,涉及的領域也越來越廣,內容越加豐富且來源更加分散,僅僅依靠單位有限的專職檔案員的力量,已不能完全適應需要。為此,必須加強機關事業單位兼職檔案員隊伍建設。

機關檔案工作 兼職檔案員 隊伍建設

一、兼職檔案員的重要性與作用

目前,機關事業單位檔案人員隊伍基本上分為兩支：一支是專職檔案員隊伍,另一支是兼職檔案員隊伍。以余杭區環保局為例,全局共有專兼職檔案人員19人,其中專職2人、兼職17人,兼職占總數的89.4%。

兼職檔案員來自機關事業單位各個職能部門,處于檔案形成、產生的第一線,對本部門的各類工作情況有著足夠的了解和熟悉,對各類文件材料的來龍去脈、價值大小有著足夠的認知,能及時、有效地做好各類文件材料的收集工作,并能很好地完成本部門檔案材料的鑒別、篩選和分類整理工作。他們工作的好與壞直接影響著機關事業單位檔案工作的好壞,對保證檔案材料的真實性、完整性、系統性和規范性具有決定性的作用。此外,兼職檔案員也是做好檔案工作最好的宣傳媒介。平時就工作在第一線的兼職檔案員在日常中能很好地、適時地對干部職工進行檔案工作相關知識的宣傳,通過他們的宣傳及自身努力,能有成效地影響和帶動廣大干部職工對檔案工作重要性的認識,激發大家保護檔案、積極配合、主動歸檔的意識,使檔案工作更加深入人心。

二、兼職檔案員隊伍面臨的困境

(一)人員的流動性導致業務不熟悉

兼職檔案員一般由各部門指定,但由于崗位、人員的調動,兼職檔案員經常會出現變換。往往剛剛干了一兩年,開始熟悉檔案工作了,就換了一個。而新接替的人由于未接受過業務培訓,對檔案工作沒有足夠的認識,對檔案的業務知識不熟悉,對文件材料的鑒定、收集和分類整理等基礎工作不了解,這必將影響收集的質量和完整性,也直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。

(二)職責的雙重性導致工作懈怠

兼職檔案員工作職責的雙重性是指兼職檔案員在做好本職工作的同時,還要做好兼職檔案工作。目前,兼職檔案員往往身兼數職,并由于缺乏對檔案工作重要性的認識,且其時間、精力有限,投入檔案工作的時間精力也就極少,再加上沒有有效的考核、考評制度,這也就導致了兼職檔案員缺乏對檔案工作的積極性和責任心,進而也就給檔案工作造成了較大的影響和損失。

(三)宣傳的局限性導致重視不夠

對各部門負責人和廣大干部職工的檔案宣傳工作做得不夠,也就導致了檔案工作沒有得到足夠的重視,單位上下對檔案工作的支持力度也因此不足,這也是導致兼職檔案人員流動性和工作職責雙重性的一個重要因素。并且,各部門負責人和干部職工對檔案工作的不重視也影響了兼職檔案員的工作環境,缺乏大家的配合,導致工作難度的加大。另外,兼職檔案員由于兼職過多,導致了工作量超負荷,且又沒有相應的待遇,這也影響了兼職檔案員的工作積極性。

三、加強兼職檔案員隊伍建設的對策建議

(一)加強宣傳和溝通,提升全員檔案意識

加強宣傳和溝通,可以提高所有干部職工對檔案的了解,促進各個職能部門及下屬單位對檔案工作的理解和支持。一方面,通過對檔案知識和《檔案法》的宣傳,使廣大干部職工充分認識檔案的重要性、檔案工作的意義,增強檔案意識,從而能有意識地主動移交各類文件材料,配合檔案的收集等工作,進而強化檔案工作環境建設。尤其是要通過建立完善的檔案工作激勵機制和責任制,督促各部門將檔案工作納入工作計劃,列入責任范圍,及時將在工作中形成的文件材料移交兼職檔案人員。另一方面,領導的重視、支持是做好檔案工作的前提和基礎,但是由于領導工作面廣、量大,同時要涉及單位的方方面面,因此也就難以持久地對檔案工作保持足夠的重視。這就要求我們必須不斷地加強宣傳和溝通,通過自身認真負責的工作,不斷地增強檔案工作的查詢利用、服務性,讓領導充分地認識檔案工作對本單位各方面工作的實際促進作用和具體意義,使單位領導和各部門負責人認識到檔案工作是單位整體工作一個不可缺少的部分,是一項非常重要和繁雜的工作,從而在工作安排、經費等基本條件上給予兼職檔案員充分的支持。

(二)積極開展有效培訓,提升兼職檔案員業務水平

一是注重思想認識教育。要做好檔案工作,首先就要提高大家對這項工作的認識,端正態度,使其了解這項工作的重要性,不斷增強兼職檔案員的工作責任心和主動性,引導大家正確處理檔案工作和其他工作的關系,妥善安排時間,做好各方面工作。二是開展業務知識培訓。要以兼職檔案人員能力建設為重點,抓好兼職檔案員的培訓工作,使其具備一定的檔案專業知識。業務培訓應根據單位自身特點開展,并將其經?；?、制度化。三是培訓要注重實效。一方面,培訓要以“學以致用、學用結合、注重實效”為原則,從實際出發,使大家明確職責,充分了解、熟悉進而掌握各類檔案的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔方法,了解文件歸檔整理環節;培訓中,多采用典型案例和互動,使大家能更好地對檔案的相關知識加以認識和掌握,不斷提高其業務水平。另一方面,要盡量創造條件讓兼職檔案人員參加上級部門檔案崗位培訓或短期培訓班,提升兼職檔案人員的歸屬感和責任感,增長兼職檔案人員才干,同時還要鼓勵兼職檔案員參加學歷教育。此外,還可以建立QQ群、微信群,加強聯系,充分發揮檔案室對各個職能部門檔案工作的業務指導作用。

(三)完善考核制度,建立相對穩定的兼職檔案員隊伍

考核標準應結合機關事業單位的實際,依照各職能部門的工作內容,以年度歸檔移交情況為重點,從各部門的重視程度,其整理、移交檔案的完整性,檔案材料整理質量的好壞等方面,分別對部門和兼職檔案員進行考核;考核的結果應與評先爭優等相掛鉤,能促進各部門對兼職檔案員工作的重視,加大支持力度,激勵兼職檔案員的工作積極性,進而推動檔案工作的不斷發展。

[1]杜玉明.檔案管理人員的素質決定檔案工作的優劣[J].辦公室業務,2015(5).

[2]徐亞群.高校兼職檔案員隊伍建設之我見[J].青海大學學報,2001(6).