股份制有限公司檔案管理模式的探討
——以溫州康寧醫(yī)院股份有限公司為例

陳冰如

(溫州康寧醫(yī)院)

股份制有限公司檔案管理模式的探討
——以溫州康寧醫(yī)院股份有限公司為例

陳冰如

(溫州康寧醫(yī)院)

公司上市以后,公司檔案管理工作面臨制度不健全,檔案管理及有效利用工作滯后等問(wèn)題,影響了公司的經(jīng)營(yíng),阻礙了公司發(fā)展的步伐。為適應(yīng)公司的發(fā)展規(guī)劃,使檔案工作更好為經(jīng)營(yíng)服務(wù),必須探索適應(yīng)公司實(shí)際和形勢(shì)需要的檔案管理模式。

檔案管理 股份制有限公司 醫(yī)院

一、溫州康寧醫(yī)院股份有限公司及檔案管理現(xiàn)狀

溫州康寧醫(yī)院創(chuàng)辦于1996年,經(jīng)歷20載的風(fēng)雨歷程,從一家名不見(jiàn)經(jīng)傳的精神病專科醫(yī)院發(fā)展成為中國(guó)唯一一家民營(yíng)三級(jí)甲等精神專科醫(yī)院,躋身國(guó)家臨床重點(diǎn)專科(精神科)建設(shè)單位和浙江省非公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)臨床特色學(xué)科(行為醫(yī)學(xué)科、臨床心理科)建設(shè)單位,醫(yī)院開(kāi)放床位1000多張,是目前浙江省開(kāi)設(shè)床位最多的精神衛(wèi)生專科醫(yī)院。溫州康寧醫(yī)院股份有限公司業(yè)務(wù)從溫州覆蓋擴(kuò)大至浙江省,并拓展至環(huán)渤海及西南地區(qū),目前已運(yùn)營(yíng)9家醫(yī)療機(jī)構(gòu),包括5家自建精神專科醫(yī)院和4家托管醫(yī)療機(jī)構(gòu),總計(jì)床位近3000張。2015年11月20日,在香港主板H股成功上市,成為溫州首家香港上市公司。

溫州康寧醫(yī)院股份有限公司有以下醫(yī)院：溫州康寧醫(yī)院、樂(lè)清康寧醫(yī)院、青田康寧醫(yī)院、永嘉康寧醫(yī)院、蒼南康寧醫(yī)院、臨海康寧醫(yī)院、北京怡寧醫(yī)院、河北燕郊輔仁醫(yī)院、平陽(yáng)長(zhǎng)庚醫(yī)院精神科、成都仁一醫(yī)院精神科、溫州怡寧醫(yī)院。目前公司檔案機(jī)構(gòu)設(shè)有病案室,文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等由各部門管理。隨著企業(yè)的不斷壯大,這一分散的檔案管理模式難以提供綜合性信息,存在不便于統(tǒng)籌管理、管理成本高等一系列問(wèn)題。

二、建立綜合檔案管理模式

企業(yè)檔案全面真實(shí)地記錄和反映了公司發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡,是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要基礎(chǔ)保障性工作。為解決目前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題,應(yīng)建立綜合性檔案管理機(jī)構(gòu),對(duì)公司檔案和檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。建立公司綜合檔案室,實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理,避免因各部門、醫(yī)院檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況,有利于檔案管理科學(xué)規(guī)范,有利于提高檔案信息化、現(xiàn)代化水平,更加方便快捷地提供綜合檔案信息服務(wù),充分發(fā)揮企業(yè)檔案的應(yīng)有價(jià)值。同時(shí),統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作的所有事務(wù),業(yè)務(wù)管理和行政管理雙重職能的行使,企業(yè)檔案工作環(huán)境也將得以改善,檔案工作所需人力、物力、財(cái)力可以得到進(jìn)一步保證,也節(jié)約了管理成本。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)

為此,必須做到：一是明確公司檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立公司綜合檔案室,歸口公司辦公室管理,配備專職檔案管理人員,配備符合檔案安全保管要求的庫(kù)房和必要的設(shè)施設(shè)備,安排檔案工作必需的經(jīng)費(fèi),制定檔案工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。二是根據(jù)檔案法律法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,建立健全檔案管理各項(xiàng)制度,并將檔案管理制度納入企業(yè)管理制度,明確檔案管理部門和檔案管理人員的責(zé)任制。三是明確綜合檔案室的職責(zé)。公司綜合檔案室負(fù)責(zé)公司檔案管理事務(wù),具體負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司全部檔案并為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門、所屬醫(yī)院,為公司經(jīng)營(yíng)和發(fā)展提供檔案信息服務(wù),對(duì)各部門和所屬醫(yī)院的文件材料形成、積累、歸檔、整理和檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。四是在各所屬醫(yī)院建立檔案分室,由公司綜合檔案室和各醫(yī)院雙重管理,制定分院檔案管理辦法,要求各分院配備相應(yīng)的檔案管理人員,負(fù)責(zé)對(duì)本單位的檔案進(jìn)行收集、整理,編制檔案目錄,并報(bào)公司備案。各分院的檔案在本單位保管一年后交公司綜合檔案室,以保證公司檔案的完整性、連續(xù)性。五是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),提高其綜合素質(zhì)。對(duì)公司檔案管理的網(wǎng)絡(luò)人員,定期開(kāi)展活動(dòng)。

四、明確上市企業(yè)檔案管理重點(diǎn)

上市企業(yè)檔案主要分為四個(gè)部分：一是技術(shù)知識(shí)檔案,包括科研、產(chǎn)品檔案、經(jīng)營(yíng)管理技術(shù)檔案等,是企業(yè)生產(chǎn)要素之一,能給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益;二是會(huì)計(jì)檔案,包括營(yíng)銷憑證、賬簿、報(bào)表等;三是特有權(quán)利檔案,包括國(guó)家給予企業(yè)優(yōu)惠政策權(quán)檔案、商標(biāo)檔案、商譽(yù)檔案、知識(shí)專利檔案、房地產(chǎn)檔案等;四是基礎(chǔ)類檔案,包括企業(yè)在日常管理中形成的黨群工作類、行政管理類、職工類等檔案。以上四大類檔案是上市企業(yè)歸檔的重點(diǎn)和管理的重點(diǎn),應(yīng)突出加以關(guān)注。上市企業(yè)檔案部門和檔案人員要積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)利用好檔案信息資源,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和長(zhǎng)久發(fā)展服務(wù)。

[1]張燕.股份制上市公司檔案管理模式分析[J].上海檔案,2014(5).

[2]張慧.中國(guó)檔案工作者職責(zé)、地位的歷史考察[D].安徽大學(xué),2013.

[3]劉珂.信息化環(huán)境下檔案職業(yè)發(fā)展趨勢(shì)分析[D].鄭州大學(xué),2011.