從供給側角度談企業檔案管理的培訓需求

毛竹青

(浙江省檔案干部教育培訓中心)

從供給側角度談企業檔案管理的培訓需求

毛竹青

(浙江省檔案干部教育培訓中心)

本文針對企業檔案管理培訓需求日益增長的狀況,分析了當前企業檔案管理培訓存在的局限性,并結合供給側的概念,提出應從培訓對象、內容、方式等幾方面關注企業檔案管理培訓的需求,從而改進當前企業檔案管理培訓工作。

供給側 企業檔案管理 培訓需求

企業檔案是企業成長、發展的真實記錄,同時也是企業在生產、經營和研發活動中所積累的寶貴資產。隨著現代企業管理理念的不斷發展,企業檔案管理工作已越來越受到企業管理者的重視,針對企業檔案管理的培訓也方興未艾,本文試從供給側理論的角度出發,探析企業檔案管理的培訓需求。

一、現有企業檔案管理培訓的局限性

目前,企業進行檔案管理培訓的途徑主要分為兩種：一種是內部的培訓,即通過較有資歷的從事檔案管理的員工對企業內部人員進行培訓,另一種是獲取外部的培訓,即參與社會專業培訓機構舉辦的培訓活動或聘請外部專家對企業進行授課。這兩種途徑都存在一定的局限性。內部培訓對授課人員的能力要求較高,特別是理論層面的深度和授課內容的廣度,一般僅從事本企業內部檔案管理的人員難以勝任。外部培訓雖然解決了授課人員的能力要求問題,但從現有的社會檔案培訓機構舉辦的培訓活動情況來看,或多或少存在著以下情況：一是培訓對象還是以具體企業檔案工作人員為主,較少面向企業管理層人員,特別是企業管理層的需求得不到滿足;二是培訓課程內容相對固化,不夠貼近企業各層次人員實際需求;三是培訓手段較為單一,主要是以講座的形式為主,對于技能性要求較強的檔案行業來說,不夠具象,總體上不能很好滿足企業的實際需求。

二、從供給側角度去思考企業檔案管理的培訓需求

供給側概念來自于供應學派的理論。“經濟鏈”概念最早來源于美國有“現代管理學之父”之稱的彼得·德魯克,后經美國哈佛大學商學研究院教授邁克爾·波特發展為“價值鏈”,最終演變為“供應鏈”理論。彼得·德魯克將客戶需求分為：已知的需求、感受到的需求和未知的需求。供給側改革,就是從提高供給質量出發,用改革的辦法推進結構調整,提高全要素生產率,從而擴大有效供給。供給側改革旨在調整經濟結構,使要素實現最優配置,創造新供給,滿足新需求,從重量轉變到重質,實現產品從低劣向優質的轉變,通過結構優化調整,緩解經濟社會中存在的供需矛盾,提升經濟增長的質量和數量。從本質上說,供給側改革,就是抓住根源性問題進行改革。

喬布斯曾說過,消費者并不知道自己需要什么,直到我們拿出自己的產品,他們就會發現,這是我要的東西。換句話說,需求猶如一座冰山,如果你只看到水面以上的,則需求就只是那十分之一。從檔案培訓的角度來看,企業管理者對于企業檔案管理工作已知的需求是多種多樣的,既有顯性的需求——管理人員已經認識到企業檔案管理的亂象,希望通過培訓來提升企業檔案管理的水平,也有隱性的需求——很多企業管理者甚至企業高管還沒有意識到企業檔案管理的重要作用,把檔案工作簡單的視同為文件資料的裝訂整理。

需求與供給是一個硬幣的兩個方面,需求和供給又是互相影響的,從供給側角度來提升企業檔案管理培訓的質量,簡單一點說就是“創造客戶的培訓需求,滿足客戶的培訓需求”,解決培訓對象,培訓內容,培訓方式等問題,也就要是重點思考“為誰培訓?”“培訓什么?”“怎么培訓?”等三個問題,提供給企業真正需要的培訓服務,最終提升企業檔案培訓的質量。

三、供給側角度下的企業檔案管理培訓需求分析

第一是對象。檔案管理是一項基本的職業技能,但是,不同管理層次人員需要的檔案管理技能是不同的,基層工作者更傾向于檔案操作技能的培訓,中層管理人員更需要從部門的角度來考慮本部門檔案的價值,檔案信息的開發利用、數據分析等技能,高層管理者需要的檔案培訓側重于檔案責任意識、檔案重要性的認識、違法風險方面。因此,從供給側角度來說,企業內部檔案培訓也好,職業培訓機構也好,在檔案培訓的對象上應有向企業不同管理層次的人員分別提供培訓服務。在企業管理者層面上,向企業領導者和企業中層提供較為宏觀的檔案培訓服務,使其在建立企業檔案管理工作,保障企業檔案管理工作方面獲得必要的認知,從而為企業檔案管理工作的發展奠定基礎;在企業檔案管理人員層面上,則可提供較為微觀的檔案培訓服務,使具體從事檔案管理的企業人員掌握必要的方法和技能,能夠勝任企業檔案管理工作崗位。

第二是內容,即根據企業不同培訓對象提供相應的培訓內容。首先,針對企業領導者和企業中層等企業管理者,應該側重于從法規培訓、案例培訓、理念培訓等三個方面。一是使企業管理者知曉國家法律法規對于企業檔案管理工作的要求,建立起“法規遵從”的意識;二是通過正反面的檔案工作案例講解,使企業管理者了解做好企業檔案管理工作對企業有什么好處,反之又有什么樣的危害,并可以以此為鑒重新審視本企業的現況;三是將現代企業管理中檔案的資產觀、資源觀、標準化等意識培植于受訓的企業管理者,使他們對企業檔案管理的范圍、價值和實現途徑基本掌握。其次,針對企業檔案管理工作人員,應當側重于工作框架、制度建設、工作方法、業務技能、信息化建設和開發利用等方面的培訓,使其了解掌握企業檔案管理工作從哪里開始做、做什么、怎么做等要點。培訓課程中所傳授的方法、技能應具有直觀化、標準化和流程化等特性,使培訓人員在較短的時間里獲取最形象、直觀和實用的知識,從而達到培訓的良好效果。

第三是方法,即向企業不同的需求提供不同的培訓方式。簡單地來說可以分為常規培訓、專題培訓和高級培訓。常規培訓活動定期舉行,主要面向于新參加培訓的企業人員,包括企業管理者和企業檔案管理工作人員;專題培訓活動不定期舉行,并含有不同培訓內容,主要面向于需要知識更新和專題輔導的企業人員;高級培訓則可以以研討、論壇的形式不定期舉行,主要面向于需要進一步提升的企業人員。

總之,從供給側角度來提升企業檔案管理培訓的質量,就是要在滿足行業需求的導向下,把培訓對象、培訓內容和培訓方法作為提高培訓質量的改革重點。做好原有培訓項目的內涵升級和新建項目的有機重構,從“需求端”和“供給側”兩方面協調“共振”,促進企業檔案培訓需求與職業培訓機構培訓供給的良性互動。