加強(qiáng)兼職檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的若干思考

祝秀霞

(華潤電力(溫州)有限公司)

加強(qiáng)兼職檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的若干思考

祝秀霞

(華潤電力(溫州)有限公司)

本文就現(xiàn)階段企業(yè)兼職檔案管理人員存在的問題,以及兼職檔案管理員在檔案管理中的重要性,提出了加強(qiáng)企業(yè)兼職檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的若干思考。

兼職檔案員 重要性 隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前,為了做好企業(yè)檔案工作,各單位都建立了相應(yīng)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò),配備了相應(yīng)的兼職檔案管理人員。但是企業(yè)兼職檔案管理員普遍存在著兼職檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定,兼職檔案管理人員缺少,兼職檔案管理人員工作業(yè)務(wù)素質(zhì)不高等問題。

一、兼職檔案管理人員在檔案管理中的重要性

企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)由分管領(lǐng)導(dǎo)—專職檔案管理員—各部門兼職檔案管理員組成,兼職檔案管理員是構(gòu)成企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的基礎(chǔ)。一個(gè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作是從兼職檔案管理員開始的,文件材料的收集是檔案工作的起點(diǎn),把握并控制好這個(gè)起點(diǎn),是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

《檔案法》明確規(guī)定：任何單位“應(yīng)當(dāng)立卷規(guī)定的材料,由本單位的文書或者本單位檔案機(jī)構(gòu)或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何個(gè)人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔”。

兼職檔案管理員承擔(dān)著企業(yè)各項(xiàng)管理和活動(dòng)中形成的文字材料、聲像材料及實(shí)物的立卷、歸檔等大量基礎(chǔ)工作。這些檔案的歸檔、整理質(zhì)量,直接制約著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。

在企業(yè)里,兼職檔案管理員大多是工作在生產(chǎn)和經(jīng)營一線的人員,他們最清楚本單位或本部門的工作,也最清楚需要收集和整理的材料是什么,能較好地對(duì)部門的文件和具體工作進(jìn)行前端監(jiān)控和全程管理,并能夠利用自己的專業(yè)知識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行基本鑒定工作。由他們擔(dān)任兼職檔案管理員不僅能順利地完成檔案的查證和考證工作,更能充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。

兼職檔案管理員的工作在整個(gè)檔案工作中起著舉足輕重的作用。比如在一些企業(yè)或部門里,有些大型項(xiàng)目的建設(shè)周期實(shí)際是一個(gè)復(fù)雜的信息發(fā)生和轉(zhuǎn)化過程,這些信息如何儲(chǔ)存、加工、處理和分析同樣也是一個(gè)漫長的過程。而兼職檔案管理員時(shí)時(shí)身處于整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)周期之中,非常了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況。在整個(gè)的項(xiàng)目進(jìn)展過程中,把由此形成的文件分類和分階段整理和歸檔,保存整個(gè)項(xiàng)目信息的原始性、連續(xù)性和真實(shí)性,是一項(xiàng)利在千秋的事業(yè)。其原始數(shù)據(jù)價(jià)值將隨著時(shí)間的推移越來越顯示其珍貴性,對(duì)將來的維護(hù)和改造能起著決定性支持作用。兼職檔案管理員的工作質(zhì)量往往決定著檔案室收藏質(zhì)量。

因此,兼職檔案管理員在整個(gè)檔案工作中的作用不可忽視,既要做好自己的本職工作,又要保證本部門歸檔率實(shí)屬不易。他們?yōu)樗趩挝还ぷ鞯耐瑫r(shí)也為國家積累著寶貴的財(cái)富,作為單位的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)當(dāng)給予他們相應(yīng)的激勵(lì),從而進(jìn)一步增強(qiáng)其責(zé)任心和積極性,促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量高效率運(yùn)轉(zhuǎn),形成檔案管理工作的良性循環(huán)。

每個(gè)兼職檔案管理員是檔案管理的基礎(chǔ)管理者,同時(shí)也是檔案的最直接利用者。因?yàn)樗麄冏钋宄静块T和本專業(yè)的檔案需求,能從實(shí)際工作出發(fā),對(duì)檔案管理工作提出更科學(xué)的意見和建議,從而能夠促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。

二、加強(qiáng)兼職檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

一個(gè)企業(yè)是一個(gè)完整的組織機(jī)構(gòu),擁有一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的信息流。日常檔案管理工作如同涓涓溪水匯入企業(yè)的信息流之中,對(duì)企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展產(chǎn)生能動(dòng)的支持作用。企業(yè)的歷史是由大量的史料和史實(shí)積累而成的,這種對(duì)史料和史實(shí)的收集、整理、加工和保管工作就是企業(yè)檔案工作的核心,也是企業(yè)兼職檔案管理人員的職責(zé)。

如何建立一支合格的專兼職檔案管理員隊(duì)伍,并充分發(fā)揮好兼職檔案員的作用,對(duì)做好企業(yè)的檔案管理工作十分重要。

(一)加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

企業(yè)要從檔案管理制度上規(guī)范各部門移交檔案資料的具體內(nèi)容和時(shí)間,使各部門的兼職檔案管理員在收集檔案的時(shí)候心中有數(shù)。

筆者的公司是一個(gè)獨(dú)立的發(fā)電商,發(fā)電部的運(yùn)行記錄、值長日志、操作票、工作票等都是計(jì)算機(jī)管理,兼職檔案員的錄入工作量很小,只需每個(gè)月到公司的資產(chǎn)管理系統(tǒng)中下載他們的條目目錄,稍做修改就能滿足檔案管理系統(tǒng)的需要,只需收集好紙質(zhì)資料就行了。如果沒有紙質(zhì)的資料,僅要求打印典型日的記錄。

兼職檔案員來自生產(chǎn)一線,部門的資料都是他們?cè)诠ぷ髦挟a(chǎn)生的,他們是資料的形成者和使用者,對(duì)資料的邏輯關(guān)系最為了解,資料之間的聯(lián)系他們也最為清楚,由他們收集、整理、移交資料到檔案室,最能保證檔案資料的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性。只要各部門按照公司的制度執(zhí)行,就能保證檔案資料歸檔的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性、及時(shí)性。

(二)加強(qiáng)制度的執(zhí)行力

要將檔案工作納入年度工作計(jì)劃,列入相關(guān)人員的崗位職責(zé),在年度考核時(shí),督促各部門兼職檔案管理員及時(shí)移交本年度檔案資料。專職檔案管理員根據(jù)歸檔范圍核對(duì)、確認(rèn),每年對(duì)檔案移交情況寫出總結(jié)報(bào)告。公司對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題建立追溯機(jī)制,確定責(zé)任部門和負(fù)責(zé)人,提出整改方案,督促改進(jìn)。整改后專職檔案管理員給予評(píng)價(jià),各部門兼職檔案管理員的年度獎(jiǎng)金受到檔案移交評(píng)價(jià)的影響,移交齊全完整的給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

(三)加強(qiáng)對(duì)兼職檔案管理員的指導(dǎo)、培訓(xùn)

通過組織兼職檔案管理員參觀、學(xué)習(xí),在公司內(nèi)部開展兼職檔案管理員之間的競賽、交流活動(dòng),循序漸進(jìn)地提高兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)能力。還可定期聘請(qǐng)檔案管理專家講解檔案知識(shí),為兼職檔案管理員提供互相學(xué)習(xí)交流的平臺(tái),提高兼職檔案管理員的檔案知識(shí)及技能。

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,既需要建立精干高效兼職檔案網(wǎng)絡(luò),又需要健全和完善責(zé)任追究制度,并統(tǒng)一納入單位和部門的考核范圍,從而在管理機(jī)制上保證檔案工作的順利開展。